Електронен архив (подпис, доказателствена стойност)

Електронният архив означава дългосрочното съхранение на подписани цифрови документи при условия, които гарантират тяхната доказателствена стойност, четимост и целостност във времето. Не следва да се бърка с просто резервно копие: доказателственият архив налага прецизни технически и правни ограничения, които го отличават от просто съхранение в облак.

Трите стълба на доказателствения архив :
• Целостност : архивираният документ не може да бъде модифициран — всяко изменение е обнаружимо и прави доказателството невалидно. Гарантирана чрез криптографско хеширане на документа при архивиране и периодична проверка на този хеш.
• Трайност : документът остава четим в 10, 20 или 50 години, независимо от еволюцията на софтуера. Това налага нормализирани формати (PDF/A за съдържанието, PAdES B-LTA за подписа) и миграция на носителите в регулярни интервали.
• Проследимост : всяка операция на архивирания документ (преглед, предоставяне, унищожаване) се записва в овремененен и неподложен дневник на събитията.

Нормативна рамка : във Франция доказателственият архив се регулира от стандартите NF Z42-013 (френския референциален стандарт, AFNOR) и международния стандарт ISO 14641. За публичния сектор и някои регулирани дейности (здравеопазване, финансови услуги), одобрението SIAF (Министърското служба на архивите на Франция) или сертификация от трета страна архивист ESG е задължително. Регламент eIDAS 2.0 въвежда нова квалифицирана услуга на доверие, посветена на квалифицирания електронен архив, признаван по право в цялата ЕС.

Легална продължителност на съхранение във Франция :
• Търговски договори и фактури : 10 години (Търговския кодекс чл. L123-22)
• Трудови договори : 5 години след раздяла на служителя
• Данъчни документи : 6 години (Книга на данъчните процедури чл. L102 B)
• Нотариални актове : 75 години (Нотариален кодекс)
• Медицински документи : 20 години след последния акт (Кодекс на общественото здравеопазване)

Изпълнение от Certyneo : всички подписани документи се архивират в формат PAdES B-LT (B-LTA достъпен в бизнес плана за съхранения > 10 години), с квалифициран RFC 3161 времеви печат, съхранение 10 години включено във всички планове, дневник на събитията достъпен по всяко време и изтегляне на пътека на аудит в PDF формат. Вижте също доказателствена стойност и LTV (Long-Term Validation).