Електронен подпис на поръчка за покупка

Поръчката е документът, който превръща офертата в ангажимент. Докато не е подписана, тя е само оферта; веднъж подписана, тя формира договора и задейства сроковете за плащане. Подписването ѝ по електронен път не променя нищо в правната ѝ стойност — Code civil признава на електронния документ същата доказателствена сила, каквато има хартиеният — но променя изцяло срока за получаването ѝ, който преминава от няколко дни до няколко минути.

Какво трябва да съдържа една поръчка

Подписаната поръчка има смисъл само ако е пълна. Шест елемента са задължителни:

• идентификация на страните: наименование, правна форма, адрес, регистрационен номер.
• Точно описание на стоките или услугите, по количество и качество.
• Цената, без и с включени данъци, както и евентуалните условия за преразглеждане.
• Сроковете за доставка или изпълнение.
• Условията за плащане: падеж, аванс, начин на плащане.
• Позоваването на общите условия за продажба, с посочване на тяхното приемане.

Именно последната точка е тази, която се оспорва най-често. Само представянето на общите условия не е достатъчно: трябва да се докаже, че клиентът е бил запознат с тях и ги е приел преди да се ангажира. Електронната поръчка решава този въпрос, като свързва документа, приложените условия и акта на подписване в единна датирана цялост — механизъм, описан подробно в нашата статия за приемането на общите условия.

Подписването задейства сроковете за плащане

Това е най-конкретният ефект и най-често пренебрегваният в търговската организация.

Между професионалисти договореният срок за плащане е ограничен от закона, а лихвите за забава се дължат по право, без напомняне, считано от деня след падежа. Към тях се добавя фиксирано обезщетение за разходи по събиране, дължимо за всяка забавена фактура.

Тези суми текат от падеж, който се изчислява от момента на ангажимента. Всеки спечелен ден при подписването е спечелен ден при инкасирането — и при давността, чиято начална точка е разгледана в нашата статия за давността на търговските вземания.

Как да процедирате на практика

Подгответе документа. Тръгнете от шаблон, а не от файл, съставян наново всеки път: липсващите клаузи са първата причина за неизползваема поръчка. Шаблонът за приемане на оферта покрива обичайния случай, а генераторът на оферти изготвя вече структуриран документ.

Изберете нивото на подписа. За обичайна повтаряща се търговска поръчка обикновеният електронен подпис е достатъчен: той е правно валиден и допустим. По-високите нива не купуват валидност, а купуват по-удобна доказателствена позиция при евентуален спор — избор, който трябва да се запази за ангажименти с висок залог, за които е предвидена квалифицираният електронен подпис.

Изпратете и проследете. Документът се изпраща по имейл, клиентът подписва от телефона или браузъра си, без да създава профил. Автоматичните напомняния избягват ръчното проследяване, което е най-скъпият по време елемент от хартиения процес.

Съхранете доказателството. Защитата не се крие само в самия подпис, а в досието, изградено около него: самоличност на подписващия, времеви печат, дневник на събитията, доказуема цялост на документа. Стъпка по стъпка процедурата е описана на нашата страница как да подпишете.

Какво печелите, в цифри

Хартиеният процес за поръчка — отпечатване, изпращане, напомняне, получаване, класиране — представлява средно четиридесет и пет минути натрупано човешко време, разпределено между търговския и административния персонал. При обичайна натоварена ставка това поставя реалната цена на хартиена поръчка около двадесет и пет евро, далеч над преките разходи.

Подробностите за това изчисление, по позиции, са представени в нашето сравнение на разходите за електронен подпис спрямо хартията. За да прогнозирате собствените си обеми, калкулаторът за възвръщаемост на инвестицията приема като входни данни броя на вашите документи и часовата ви ставка.

Сценарии на употреба

Повтаряща се дистанционна продажба. Единен шаблон, обикновен електронен подпис, автоматични напомняния. Това е случаят, при който разликата в срока спрямо хартията е най-голяма и печалбата се измерва както в процент на конверсия, така и в разходи.

Поръчка с аванс. Подпишете поръчката и графика на плащанията в едно и също изпращане. Разделянето на двата документа създава период, през който ангажиментът съществува, без плащането да е обвързано.

Голям корпоративен клиент. Няколко подписващи, често от различни отдели. Редът на подписване и напомнянията за всеки подписващ пречат досието да заседне заради отсъстващо лице. Автоматизацията от бизнес инструмент се осъществява чрез API за електронен подпис.

Често задавани въпроси

Има ли поръчката, подписана по електронен път, същата стойност? Да. Електронният документ има същата доказателствена сила като хартиения, при условие че подписващият може да бъде идентифициран и целостта на документа е гарантирана.

Необходим ли е квалифициран електронен подпис? Не, за обичайна търговска поръчка. Обикновеният електронен подпис е валиден и допустим; по-високите нива се обосновават от залога и риска от оспорване, а не по принцип.

Трябва ли клиентът да създаде профил, за да подпише? Не. Той получава линк, отваря документа и подписва от браузъра или телефона си.

Какво се случва, ако клиентът оспори подписа си? Досието с доказателства, изградено в момента на подписването — идентификация, времеви печат, дневник на събитията — е това, което позволява да се отговори. Неговата стабилност зависи от избраното ниво.

Има ли поръчката стойност на договор? Подписана от двете страни, тя формира договора и определя съответните задължения. Именно тя прави общите условия противопоставими, при условие че тяхното приемане е доказано.

Може ли поръчка да се подпише от софтуера за управление? Да, чрез интеграция или API, което избягва повторното въвеждане на данни и задейства изпращането директно от инструмента, в който се създава поръчката.

За да продължите напред

Три начина да започнете, в нарастващ ред на ангажираност:

1. Тръгнете от готов за подписване шаблон и го изпратете такъв, какъвто е, за да тествате процеса на реална поръчка.
2. Генерирайте документ по мярка с генератора на договори, ако вашата поръчка съдържа специфични клаузи.
3. Автоматизирайте от вашия инструмент за управление чрез API, когато обемът оправдава премахването на повторното въвеждане на данни.

Тарифите са подробно описани по обем на изпращанията, а първите месечни изпращания са безплатни, което позволява да се измери печалбата във времето върху вашите собствени поръчки, преди да поемете какъвто и да е ангажимент.