Електронен подпис на търговска оферта

Защо да подписвате оферта по електронен път

Подписването на оферта означава трансформиране на предложение в поръчка. Колкото по-бързо е, толкова по-топло остава перспективата. Електронният подпис ви позволява да преминете от „Ще помисля за това“ до „добро за подписано споразумение“ за няколко минути.

Конкретни печалби:

• съкратен цикъл на продажба (подписване от разстояние, без разпечатване и изпращане)
• подобрен процент на конверсия (клиентът подписва по-бързо)
• проследимост на съгласието (точна дата, IP адрес, идентификация)

Препоръчително ниво

Простият подпис(SES)е достатъчен за повечето търговски котировки. Бързо, безпроблемно, правно валидно: веднъж подписана, офертата представлява ангажимент.

За котировки с висока стойност (> €20 000) или регулирани сектори,AESосигурява допълнителна сигурност.

Типична процедура

1. Написване на офертата във вашия инструмент за фактуриране (Sellsy, QuickBooks, Sage и т.н.)
2. Експортиране в PDF
3. Изпращане чрез вашата платформа за подпис, SES или AES
4. Клиент подписва от своя мобилен телефон или компютър
5. Подписаната оферта се връща автоматично във вашия CRM и вашето счетоводство

Споменаване „Добре за споразумение“

Традиционно изисквахме ръкописно споменаване „Добре за споразумение“ преди подписване. При електронния подпис щракването върху „Подписвам“ с OTP предоставя същото съгласие, правно еквивалентно.

Въпреки това можете да включите текстово поле „Добре за споразумение“ в електронната оферта, за да успокоите клиентите, които са свикнали с хартията.

Оперативни ползи

• Търговци, освободени от ръчно наблюдение
• По-малко „забравени“ или изгубени оферти
• Впечатляваща отзивчивост за перспективата
• Директно предоставяне на фактуриране (счетоводна печалба)

Чести грешки

• Не включвайте T&Cs в приложението
• Използвайте AES за проста оферта (прекомерно голямо, ненужно триене)
• Забравете условията за плащане
• Не рестартирайте автоматично

Конкретен случай: индустриално МСП

Индустриално МСП изпрати 150 оферти на месец по имейл. Степен на подписване на хартия: 40%, среден срок 8 дни. Преминете към електронен подпис:

• процент на подписване: 62%
• средно забавяне: 2,5 дни
• прогнозна годишна търговска печалба: +180 000 евро в допълнителен оборот

Как Certyneo ви помага

Certyneo се интегрира с основните инструменти за фактуриране (Sellsy, Axonaut, Sage, Pennylane) за генериране и изпращане на оферти за влизане с едно кликване. Шаблони за многократна употреба, автоматични напомняния, табло за продажби в реално време.

Открийте решението за електронен подпис Certyneo

ЧЗВ

Обвързваща ли е оферта, подписана в SES, за клиента?

Да, SES е законно валиден. Доказателството може да бъде оценено от съдията, но ангажиментът съществува.

Можем ли да променим подписана оферта?

Не. При промяна, нова оферта трябва да бъде преиздадена и подписана.

Трябва ли T&C да се подписват отделно?

В идеалния случай ги включете в офертата в същия плик.

Колко дълго да съхранявате подписана оферта?

10 години (търговска част).

Трябва ли самостоятелно заето лице да подписва своите оферти?

Да, добра практика: тя доказва наличието на търговски отношения.

Заключение

Наличието на оферта, подписана по електронен път, ускорява търговския ви цикъл, подобрява процента ви на реализация и гарантира вашето фактуриране.

Опитайте Certyneo да изпраща, подписва и проследява вашите документи онлайн просто, бързо и сигурно.