Електронен подпис за обещание за наемане: ръководство за 2026
Електронният подпис трансформира обещанието за наемане в правно надеждно действие от 2026 г. Открийте как да защитите този ключов документ от вашия процес на набиране.
8 min
Рекрутьорски фирми и ловци на таланти
Електронен подпис за рекрутьорски фирми
Обещание за наемане, мандат за търсене, договор за поставяне, споразумение за поверителност на кандидат, договор за отдаване: координирайте тристранния подпис фирма ↔ клиентска компания ↔ кандидат без писмо или физическо събеседване. Съответно с Кодекса на труда, решенията на CNIL за рекрутиране, регламент eIDAS и член 1366 на Гражданския кодекс.
Калъфи за употреба в рекрутьорска фирма
От мандат за търсене до окончателно поставяне, всеки етап включва поне две страни за координиране: фирмата почти никога не подписва сама.
Мандат за търсене (екскузивен или не-екскузивен)
Мандат подписан с клиентската компания преди отварянето на мисията: обхват, хонорари, екскузивност, гаранция за подмяна. Подпис за по-малко от 24 часа, за да стартирате търсенето без да чакате обратна поща.
Тристранно обещание за наемане
Синалагматично обещание подписано от клиентската компания, контрасигнано от фирмата (в качество на мандатар), след това приемано от кандидата. OTP двойния канал официално идентифицира всяка страна и проследява датата на приемане — може да бъде противопоставен в смисъла на член L1221-1 на Кодекса на труда.
Споразумение за поверителност на кандидат (NDA shortlist)
Преди да споделите поверителния клиентски брийф със скратшлистираните кандидати, NDA защитава идентичността на рекламодателя и условията на позицията. Мобилен подпис за по-малко от 2 минути от страната на кандидата.
Договор за поставяне и хонорари
Договор за поставяне подписан между фирмата и клиентската компания: условия на плащане, условия на гаранция за подмяна (обикновено 3-6 месеца), условия на прекратяване. Архивиране за 10 години със стойност доказателства за контрола на Urssaf и спорове за хонорари.
Договор за предоставяне на персонал (временна работа, лизинг, КТД-трамплин)
Предоставяне на персонал: тристраничен договор агенция ↔ работодател ↔ служител, с координирани подписи в един пакет с обща времева мярка. Отговаря на изискванията на чл. L1251-42 и следващите на Трудовия кодекс.
Писмо за поръчка RPO и набиране
За поръчки Recruitment Process Outsourcing или набиране по фиксирана цена: писмо за поръчка, посочващо доставките, KPI и докладване. Разширен електронен подпис за официално ангажиране на поръчителя.
Защо Certyneo за кадърни агенции
Шест гаранции, разработени за специфичните нужди на набирането: триточков подпис, мобилност на кандидатите, строг GDPR и ултракъси сроци.
Роден триточков подпис
Един пакет координира клиента, агенцията и кандидата. Редът на подписване е настраиваем (последователен или паралелен), автоматични известия за напомняне, уникален одит трейл за трите страни.
Мобилен подпис на кандидата без създаване на профил
Кандидатите — често в международна мобилност или на работа — подписват от мобилния си телефон за по-малко от 2 минути, без да изтегляват приложение или създават профил. Критично важно за спазване на 10-дневния срок за приемане на предложението.
Одит трейл, приемлив в совета по трудовите спорове
Всяко подписано предложение произвежда времево маркирано свидетелство: самоличност на кандидата (OTP имейл + SMS), дата на приемане, SHA-256 отпечатък на документа. Приемливо перед трудовите съдилища в случай на оспорване на предложението или неговото приемане.
Отговаря на заключението CNIL за набиране
Данни на кандидатите шифровани (TLS 1.3 + AES-256), хостване 100% в ЕС, изтриване по искане, проследяване на достъпа. Отговаря на заключението CNIL № 2002-017 и GDPR за обработката на лични данни при набирането.
Архивиране 10 години за контроли на Urssaf
Договорите за разместване и пълномощията се съхраняват 10 години с пълна доказателствена стойност, препоръчвания период за контроли на Urssaf и спорове по хонорари. Изтегляне на пълния досие в всеки момент.
API и интеграции с ATS
Webhooks, Zapier и Make за свързване на Certyneo с вашия ATS (LinkedIn Talent Hub, Greenhouse, Lever, Teamtailor, Beetween, Flatchr). Автоматично създаване на пакет при валидиране на оферта в ATS, актуализиране на статуса на кандидата при подпис.
Доказателствена стойност на подписаното предложение за наемане
От решението на Касационния съд на 21 септември 2017 г. (Cass. soc., № 16-20.103), едностранното предложение за наемане вече не представлява трудов договор, докато кандидатът го не приеме — но приемането незамедлително обвързва работодателя. Датата на приемане става следователно събитието, което задейства всички права: пробен период, трудов стаж, отказ.
Certyneo издава за всяко подписано предложение одит свидетелство интегрирано в PDF, което събира всички технически доказателства:
- Самоличност на кандидата (верифициран имейл, потвърден телефон чрез OTP)
- Точна дата и час на приемане — квалифицирано времево маркиране, което е противопоставимо
- SHA-256 отпечатък на предложението, както е приемано, което доказва отсъствието на по-позднейши изменения
- Дневник на прегледите (колко пъти кандидатът е открил предложението преди да го приеме)
- Идентификация на автора на предложението от страна на клиента работодател (контрасподписан подпис)
Този набор от доказателства защитава агенцията и клиента работодател срещу обичайни оспорвания ("никога не съм го приемал", "предложението е модифицирано", "датата на приемане е по-позадна") и осигурява защитата перед съвета по трудовите спорове.
Трудов кодекс, CNIL набиране и GDPR
Набирането обработва особено чувствителни данни (CV, семейна ситуация, мобилност, заплатни претензии), които налагат строга рамка за съответствие.
Трудов кодекс — разместване и предоставяне на персонал
Чл. L5321-1 регламентира платени дейности по разместване, чл. L1251-42 и следващите регламентира временната работа и предоставянето на персонал. Certyneo позволява координиране на изискваните триточкови подписи по тези режими и съхранение на акти с доказателствена стойност.
Заключение CNIL за набиране (№ 2002-017)
CNIL изисква прозрачна информация на кандидата, цел, ограничена до професионална оценка, период на съхранение, пропорционален на целта. Certyneo хостира данни на кандидатите 100% в ЕС (Германия), шифровани при преноса и в покой, с изтриване по искане.
GDPR — правна основа и права на кандидата
Правна основа = изпълнение на преддоговорни мерки по искане на кандидата (чл. 6.1.b на GDPR). Права на кандидата (достъп, коригиране, изтриване, преносимост) реализирани нативно. Стандартен DPA наличен при регистрация за формализиране на ролята на обработвател.
Гаранция за подмяна и хонорари
Разширеният електронен подпис формално проследява датата на наемане на разместения кандидат — начална точка на периода на гаранция (обикновено 3-6 месеца). В случай на напускане по време на гаранция, подписаният договор доказва покритието и обосновава услугата по подмяна.
Често задавани въпроси на агенциите
Електронно подписано предложение за наемане ли е противопоставимо?
Да. Предложението за наемане може да бъде подписано на всякакъв носител (чл. 1366 на Гражданския кодекс: електронният документ има същата доказателствена сила като хартиения документ). От решението на Касационния съд от 21 септември 2017 г. (№ 16-20.103), именно приемането на кандидата сключва договора — Certyneo проследява това приемане с квалифицирано времево маркиране, противопоставимо перед съвета по трудовите спорове.
Как да управляваме триточковия подпис агенция ↔ клиент ↔ кандидат?
Един пакет Certyneo координира трите страни. Вие настройвате реда на подписване (например: клиент първи, след това агенция като контрасподписвач, след това кандидат), всяка страна получава своя линк в правия момент, и уникален одит трейл проследява трите подписа с техните съответни времеви маркери.
Колко време имаме за подписване на предложение за наемане?
Няма законов срок за подписване от страна на работодателя клиент, но след като предложението е изпратено на кандидата, той трябва да го приеме в разумен срок (на практика 7 до 10 дни според съдебната практика). Certyneo ускорява подписването от страна на клиента (често 2-4 часа) и от страна на кандидата (мобилно, без създаване на профил), за да спази този срок без натиск.
Данните на кандидатите съответстват ли на GDPR?
Да. Хостване 100% в ЕС (IONOS Германия), криптиране TLS 1.3 при транспорт и AES-256 в покой, строго разделяне на данните по кабинет. Правната база за обработката е изпълнението на преди договорни мерки по искане на кандидата (член 6.1.b GDPR). Налична е стандартна DPA, съответстваща на решение на CNIL № 2002-017 относно наема.
Възможно ли е да се подпише договор за предоставяне (временна работа, портал)?
Да. Договорите за предоставяне (членове L1251-42 и следващи на Трудовия кодекс) изискват триpartite подпис: кабинет/агенция ↔ фирма потребител ↔ служител. Certyneo координира този подпис в един пакет с общ одит, в съответствие с задължителните указания на член L1251-43.
Какви интеграции на ATS предлага Certyneo?
Собствени конектори чрез Zapier и Make за LinkedIn Talent Hub, Greenhouse, Lever, Teamtailor, Beetween, Flatchr. Нашият REST API позволява автоматично създаване на пакет при валидиране на оферта в вашия ATS и актуализиране на статуса на кандидата при подписване на обещанието. Пълна документация на certyneo.com/developers.
Колко дълго обещанията и договорите се архивират?
Нашите планове включват архивиране за 10 години с доказателствена стойност, препоръчана продължителност за контроли на Urssaf, спорове относно хонорари и трудови съдебни разбирателства. Документите и техният одит остават за сваляне в any време от сметката на кабинета, включително след прекратяване по искане.
Трябва ли кандидатът да създаде акаунт Certyneo, за да приеме обещание?
Не. Кандидатът получава преки връзка по имейл, отваря обещанието на телефона си, проверява номера си чрез SMS код (OTP), подписва с име и пръст — без изтегляне на приложение, без създаване на акаунт, без кредитна карта. От гледна точка на UX, опитът е проектиран да не създава никакво съпротивление в периода от 7-10 дни за приемане.
Препоръчани статии
Електронен подпис за HR: договори и приложения
Трудови договори, приложения, конвенционални прекратявания: електронният подпис трансформира управлението на HR през 2026. Открийте добрите практики и правната уредба.
9 min
Най-добра процедура за наемане: От търсене до трудоустройство
Структурирането на процедурата за наемане е от съществено значение за привличане на добрите профили и осигуряване на всеки етап до подписване на договора. Открийте най-добрите практики за 2026 г.
8 min
Оптималният процес на наемане: от кандидатурата до заплатата
От публикуването на обявата до подписването на трудовия договор, всеки етап на наемането може да бъде дигитализиран и защитен. Откройте най-добрите практики за бързо, качествено и съответстващо наемане.
8 min
Оптимален процес на набиране: от търсене до наемане
Структурираното набиране намалява time-to-hire и подобрява качеството на наемане. Откройте незаменимите етапи и цифровите инструменти, които трансформират вашия HR процес.
8 min
Оптимален процес на наемане: от търсене до заетост
От източване на кандидати до подписване на договор, добре структуриран процес на наемане спестява време и намалява грешките. Открийте най-добрите практики за 2026 г.
8 min