Hợp đồng lao động không xác định thời hạn vs xác định thời hạn: Hướng dẫn toàn diện

Giới thiệu: hai dạng hợp đồng có những vấn đề rất khác nhau

Trong luật lao động Pháp cũng như luật hợp đồng thương mại, sự phân biệt giữa hợp đồng lao động không xác định thời hạn (HDC) và hợp đồng lao động xác định thời hạn (HĐXĐTḦ) là cơ bản. Nó xác định các quyền và nghĩa vụ của các bên, các điều kiện chấm dứt, cũng như các rủi ro pháp lý và tài chính liên quan. Tuy nhiên, trong thực hành của các doanh nghiệp, quản lý hai dạng hợp đồng này vẫn thường tốn thời gian, dễ xảy ra lỗi và ít được bảo đảm an toàn. Chữ ký điện tử cho doanh nghiệp ngày nay đã trở thành giải pháp hiệu quả nhất để đảm bảo độ tin cậy, truy vết và tăng tốc độ ký kết những hợp đồng này, dù là xác định thời hạn hay không xác định thời hạn.

Bài viết này kiểm tra sâu sắc các đặc điểm pháp lý của từng loại hợp đồng, những tác động thực tiễn của chúng, và cách thức mà quá trình ký điện tử hoá thay đổi quản lý hợp đồng của các tổ chức một cách cụ thể.

---

HDC: Nền tảng của pháp luật hợp đồng Pháp

Định nghĩa và đặc điểm pháp lý của HDC

Hợp đồng lao động không xác định thời hạn là dạng pháp lý phổ biến trong vấn đề hợp đồng lao động, được quy định trong điều L. 1221-2 của Bộ luật Lao động Pháp. Nó được đặc trưng bởi sự thiếu vắng thời hạn kết thúc được xác định trước: mối quan hệ hợp đồng tiếp tục cho đến khi bất kỳ bên nào muốn chấm dứt nó theo các cách thức được quy định pháp luật.

Ngoài luật lao động, HDC cũng áp dụng cho các hợp đồng thương mại giữa các doanh nghiệp: hợp đồng cung cấp dịch vụ định kỳ, hợp đồng đăng ký SaaS, hợp đồng phân phối độc quyền, hoặc các hợp đồng-khung về cung cấp. Trong bối cảnh này, Bộ luật Dân sự (điều 1210 và các điều tiếp theo) quy định các khoản về thời hạn và cách thức chấm dứt.

Những đặc điểm chính của HDC là:

• Tính lâu dài của mối quan hệ: không có thời hạn kết thúc nào được quy định;

• Tự do chấm dứt đơn phương với điều kiện tuân thủ thời gian báo trước và, trong luật lao động, có lý do thực tế và chính đáng;

• Giả định ưu tiên sự ổn định lợi cho người lao động hoặc bên hợp đồng muốn mối quan hệ lâu dài;

• Không cần xem xét việc gia hạn: mối quan hệ tiếp tục từ bản thân pháp luật cho đến khi bị chấm dứt.

Những rủi ro pháp lý cụ thể của HDC

Sự linh hoạt biểu面của HDC che giấu những rủi ro thực tế. Trong luật lao động, chấm dứt hợp đồng không được chính thức hóa đúng cách — không có văn bản, thông báo không đúng — làm cho nhà tuyển dụng phải đối mặt với tranh chấp tại tòa án lao động có thể đại diện cho các khoản bồi thường vài tháng lương. Năm 2024, chi phí trung bình của một vụ tranh chấp tại tòa án lao động cho một doanh nghiệp vừa Pháp được ước tính từ 8.000 đến 25.000 euro (nguồn: INSEE, báo cáo về tòa án lao động 2024).

Đối với các hợp đồng thương mại không xác định thời hạn, sự thiếu vắng khoản chấm dứt rõ ràng hoặc căn cứ chứng minh có thể dẫn đến tranh chấp về ngày có hiệu lực, nội dung các nghĩa vụ hoặc tính hợp lệ của sự chồng ý. Chữ ký điện tử phù hợp eIDAS có tác dụng chứng minh được tăng cường tại đây: nó ghi dấu thời gian chính xác hành động và xác định một cách chắc chắn các bên ký.

---

HĐXĐTḦ: một hợp đồng ngoại lệ được quy định chặt chẽ

Điều kiện hiệu lực và lĩnh vực áp dụng

Không giống như HDC, hợp đồng lao động xác định thời hạn là hợp đồng ngoại lệ trong luật lao động. Điều L. 1242-1 của Bộ luật Lao động liệt kê giới hạn các trường hợp sử dụng được phép: thay thế công nhân vắng mặt, gia tăng hoạt động tạm thời, việc làm theo mùa, hoặc các hợp đồng đặc biệt (đào tạo, học nghề trong một số cấu hình). Bất kỳ HĐXĐTḦ nào được ký kết ngoài những trường hợp này có thể được thay đổi hạng thành HDC bởi các tòa án lao động.

HĐXĐTḦ là bắt buộc phải làm bằng văn bản và phải có một số điều khoản bắt buộc, dưới hình phạt mất hiệu lực (điều L. 1242-12 của Bộ luật Lao động):

• lý do sử dụng cụ thể;

• ngày kết thúc hoặc thời hạn tối thiểu;

• nêu rõ vị trí công việc;

• mức lương;

• thỏa thuận lao động tập thể áp dụng.

Về vấn đề thương mại, HĐXĐTḦ (hoặc hợp đồng có thời hạn) được sử dụng tự do hơn: hợp đồng sứ mệnh, hợp đồng cung cấp dịch vụ một lần, hợp đồng gia công cho một dự án được phân định rõ ràng. Pháp luật chung về hợp đồng (Bộ luật Dân sự, điều 1102 và các điều tiếp theo) cho phép các bên có quyền tự do cao hơn ở đây.

Gia hạn, chuỗi và rủi ro thay đổi hạng

HĐXĐTḦ có thể được gia hạn trong giới hạn pháp luật: tối đa hai lần gia hạn với tổng thời hạn là 18 tháng theo quy tắc chung (24 tháng trong một số trường hợp). Vượt quá hoặc không tuân thủ khoảng thời gian chờ đợi giữa các HĐXĐTḦ liên tiếp, thay đổi hạng thành HDC là bắt buộc. Năm 2023, các tòa án lao động Pháp xử lý hơn 180.000 vụ việc, một phần đáng kể liên quan đến các trường hợp thay đổi hạng HĐXĐTḦ (nguồn: Bộ Tư pháp, niên ngoạn thống kê tư pháp 2023).

Quản lý chặt chẽ các thời hạn, gia hạn và chữ ký do đó là rất quan trọng. Một công cụ quản lý hợp đồng có chữ ký điện tử cho phép tự động hóa các cảnh báo kết thúc thời hạn, tập trung hóa các bằng chứng chữ ký và giảm đáng kể rủi ro quên hoặc lỗi thủ tục.

---

Bảng so sánh HDC / HĐXĐTḦ: những điểm khác biệt cơ bản

Thời hạn, ngày kết thúc và tái ký

| Tiêu chí | HDC | HĐXĐTḦ | |---|---|---| | Thời hạn | Không xác định | Xác định (tối đa 18 tháng theo quy tắc) | | Ngày kết thúc | Không có | Được xác định trước hoặc có điều kiện | | Tái ký | Tự động (không cần thủ tục) | Được quy định (tối đa 2 lần gia hạn) | | Chấm dứt sớm | Từ chức, sa thải, chấm dứt hợp tác | Hạn chế (lỗi nặng, force majeure, thỏa thuận chung) | | Bồi thường cuối hợp đồng | Không (ngoại trừ chấm dứt hợp tác) | Bồi thường cuối hợp đồng = 10% tổng lương thô |

Hình thức và yêu cầu tài liệu

HDC theo lý thuyết có thể là hợp đồng miệng cho một hợp đồng lao động (ngoại trừ công việc bán thời gian), nhưng sự thận trọng yêu cầu hệ thống phải có văn bản. Trong thực hành, 97% HDC ở Pháp được ký kết bằng văn bản (nguồn: DARES, khảo sát ACEMO 2023). HĐXĐTḦ, theo yêu cầu, phải là bằng văn bản và phải được giao cho người lao động trong vòng hai ngày làm việc kể từ ngày tuyển dụng.

Yêu cầu này về văn bản chính xác là địa hình thích hợp của chữ ký điện tử. Nhờ các giải pháp phù hợp với Quy định eIDAS số 910/2014, mỗi tài liệu hợp đồng được ký với giá trị chứng minh tương đương với chữ ký viết tay, bất kể mức độ chữ ký được chọn (đơn giản, nâng cao hay được xác thực). Các đội HR sử dụng chữ ký điện tử dành riêng cho nhân sự báo cáo giảm thời gian xử lý tài liệu từ 60 đến 80% so với các quy trình giấy tờ.

Nghĩa vụ khi chấm dứt và tranh chấp

Chấm dứt HDC trong luật lao động tuân theo hình thức chặt chẽ: thư sa thải có lý do, cuộc họp trước, thời gian báo trước. Bất kỳ sơ suất nào cũng làm phát sinh quyền nhận bồi thường. Đối với HĐXĐTḦ, chấm dứt sớm không đúng cách làm cho nhà tuyên dụng phải trả lương cho đến ngày kết thúc hợp đồng. Trong cả hai trường hợp, tính truy vết của các trao đổi và bằng chứng thông báo là cơ bản.

Chữ ký điện tử nâng cao hoặc được xác thực tạo ra chứng chỉ kiểm toán được ghi dấu thời gian giúp lập được bằng chứng chắc chắn khi có tranh chấp: ngày chắc chắn gửi, danh tính của những người ký, tính toàn vẹn của tài liệu. Sự truy vết này giảm đáng kể rủi ro trong trường hợp có tranh chấp.

---

Số hóa hợp đồng: cách chữ ký điện tử thay đổi quản lý HDC/HĐXĐTḦ

Tăng tốc độ các quy trình tuyển dụng và ký kết hợp đồng

Chữ ký điện tử loại bỏ độ trễ bưu điện và những lần đi lại vật lý vốn có trong quản lý truyền thống các hợp đồng. Đối với một dịch vụ HR quản lý vài chục HDC và HĐXĐTḦ mỗi tháng, lợi ích là ngay lập tức: chữ ký có thể diễn ra trong vài phút, từ bất kỳ thiết bị nào, bởi một người lao động đang di chuyển hoặc một nhà cung cấp dịch vụ ở đầu kia của Pháp.

Theo một nghiên cứu của Forrester Research (2024), các doanh nghiệp đã triển khai một giải pháp chữ ký điện tử giảm 80% chu kỳ thời gian ký kết hợp đồng và tiết kiệm trung bình 18 đến 30 euro cho mỗi hợp đồng (in ấn, gửi, lưu trữ vật lý). Trên 500 hợp đồng hàng năm — ngưỡng phổ biến cho một doanh nghiệp vừa 150 nhân viên —, tiết kiệm vượt quá 15.000 euro mỗi năm.

Tập trung hóa và bảo đảm an toàn lưu trữ hợp đồng

Quản lý một bộ sưu tập hợp đồng hỗn hợp HDC/HĐXĐTḦ bao gồm tính truy vết không lỗi: ngày bắt đầu và kết thúc, gia hạn, bổ sung, các khoản cụ thể. Một nền tảng SaaS chữ ký điện tử tích hợp một kho tàng số lưu giữ mỗi phiên bản được ký cùng với các siêu dữ liệu ghi dấu thời gian, có thể truy cập bất kỳ lúc nào bởi các bên được phép.

Tập trung hóa này đặc biệt quan trọng đối với HĐXĐTḦ, vì thời gian lưu trữ pháp lý các tài liệu là năm năm sau khi hợp đồng kết thúc (điều L. 3243-4 của Bộ luật Lao động về bảng lương, áp dụng tương tự cho hợp đồng). Bộ tạo hợp đồng bằng AI của Certyneo hơn nữa cho phép tạo các mẫu phù hợp, có các điều khoản bắt buộc được điền sẵn theo loại hợp đồng được chọn.

Giảm rủi ro thay đổi hạng và tranh chấp

Một HĐXĐTḦ mà ngày ký được ghi sau ngày bắt đầu thực hiện có thể được thay đổi hạng thành HDC. Chữ ký điện tử loại bỏ rủi ro này bằng cách ghi dấu thời gian chính xác mỗi hành động và bắt buộc ký trước bất kỳ khoảng thời gian nào được thực hiện. Tương tự, việc gửi tự động các lời nhắc trước ngày kết thúc cho phép dự trữ các gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng, tránh những cách thức tái ký tiềm ẩn không mong muốn.

Đối với các công ty tư vấn pháp lý hỗ trợ khách hàng của họ trong những vấn đề này, chữ ký điện tử dành riêng cho công ty tư vấn pháp lý cung cấp các tính năng nâng cao của quản lý quy trình đa người ký và lưu trữ chứng minh.

Khung pháp luật áp dụng cho các hợp đồng không xác định thời hạn và xác định thời hạn

Các văn bản sáng lập trong luật lao động và luật hợp đồng

Quy định áp dụng cho HDC và HĐXĐTḦ dựa trên một kho tàng pháp lý dày đặc, cả trong pháp luật quốc gia lẫn pháp luật châu Âu.

Bộ luật Lao động Pháp:

• Điều L. 1221-2: HDC là dạng bình thường và chung của hợp đồng lao động; HĐXĐTḦ là ngoại lệ;

• Điều L. 1242-1 đến L. 1242-4: liệt kê giới hạn các trường hợp sử dụng HĐXĐTḦ;

• Điều L. 1242-12: các điều khoản bắt buộc của HĐXĐTḦ dưới hình phạt mất hiệu lực;

• Điều L. 1242-13: giao HĐXĐTḦ cho người lao động trong vòng hai ngày làm việc;

• Điều L. 1245-1: thay đổi hạng tự động thành HDC trong trường hợp không tuân thủ quy tắc;

• Điều L. 1243-8: bồi thường cuối HĐXĐTḦ bằng 10% tổng lương thô.

Bộ luật Dân sự:

• Điều 1102 đến 1128: tự do và điều kiện hiệu lực của hợp đồng;

• Điều 1210 đến 1213: chế độ hợp đồng xác định thời hạn và không xác định thời hạn trong pháp luật chung;

• Điều 1366 và 1367: giá trị pháp lý của văn bản điện tử và chữ ký điện tử, được xem như văn bản trên giấy tờ và chữ ký viết tay với điều kiện có thể xác định được người từ đó chúng phát sinh rõ ràng và được lập cũng như bảo lưu theo các điều kiện có tính chất đảm bảo tính toàn vẹn của chúng.

Khung pháp luật châu Âu về chữ ký điện tử

Quy định eIDAS số 910/2014 của Nghị viện châu Âu và Hội đồng, áp dụng tại tất cả các quốc gia thành viên EU, định nghĩa ba mức độ chữ ký điện tử:

• Đơn giản (SES): mức cơ bản, đủ cho phần lớn các HDC và HĐXĐTḦ thông thường;

• Nâng cao (AdES): liên kết duy nhất với người ký, cho phép phát hiện bất kỳ sửa đổi nào, được khuyên dùng cho các hợp đồng có độ phức tạp cao;

• Được xác thực (QES): mức độ cao nhất, được tạo bởi một thiết bị tạo chữ ký được xác thực và dựa trên một chứng chỉ được xác thực; chỉ nó được coi là tương đương pháp luật với chữ ký viết tay ở tất cả các quốc gia thành viên mà không cần điều kiện.

Các tiêu chuẩn kỹ thuật ETSI EN 319 132 (XAdES), ETSI EN 319 122 (CAdES) và ETSI EN 319 142 (PAdES) quy định các định dạng chữ ký nâng cao và được xác thực.

RGPD và bảo vệ dữ liệu cá nhân

Quy định bảo vệ dữ liệu chung số 2016/679 (RGPD) áp dụng đầy đủ cho xử lý dữ liệu cá nhân của những người ký. Các nền tảng chữ ký điện tử phải:

• có cơ sở pháp lý cho xử lý (thực hiện hợp đồng, điều 6.1.b);

• đảm bảo an toàn dữ liệu (điều 32);

• tuân thủ thời gian lưu trữ phù hợp với mục đích;

• cho phép thực hiện quyền của những người được liên quan.

Không tuân thủ các nghĩa vụ này làm cho những người chịu trách nhiệm xử lý phải đối mặt với các khoản phạt có thể đạt 4% doanh thu toàn cầu hàng năm. Năm 2025, CNIL đã tuyên bố một số hình phạt liên quan đến lưu trữ dữ liệu hợp đồng HR quá mức.

Kịch bản sử dụng: HDC, HĐXĐTḦ và chữ ký điện tử trong thực hành

Kịch bản 1 — Một công ty sản xuất vừa quản lý 300 hợp đồng HR mỗi năm

Một công ty sản xuất vừa khoảng 180 nhân viên, chuyên về gia công ô tô, tuyển dụng thường xuyên các tác nhân bằng HĐXĐTḦ để đối phó với những đỉnh sản xuất theo mùa: khoảng 250 HĐXĐTḦ mỗi năm, ngoài ra còn khoảng năm mươi HDC cho các vị trí thường xuyên. Trước khi triển khai giải pháp chữ ký điện tử, quy trình bao gồm in hợp đồng, gửi qua bưu điện hoặc giao tận tay, sau đó trở lại được ký qua bưu điện — thời gian chờ trung bình 4 đến 7 ngày làm việc cho mỗi hợp đồng.

Sau khi triển khai một nền tảng SaaS chữ ký điện tử, thời gian ký kết trung bình đã giảm xuống dưới 4 giờ. Dịch vụ HR đã tiết kiệm khoảng 22 euro cho mỗi hợp đồng (in ấn, affranchissement, lưu trữ vật lý), tức là tiết kiệm hàng năm khoảng 6.600 euro. Quan trọng hơn: các cảnh báo tự động về kết thúc HĐXĐTḦ đã loại bỏ hai trường hợp tái ký tiềm ẩn không mong muốn mà trong những năm trước đã dẫn đến các tranh chấp thay đổi hạng.

Kịch bản 2 — Một công ty tư vấn quản lý với các hợp đồng cung cấp dịch vụ có thời hạn

Một công ty tư vấn tổ chức gồm khoảng mười tư vấn cao cấp làm việc độc quyền trên các sứ mệnh xác định thời hạn, với các hợp đồng cung cấp dịch vụ trí tuệ được ký cho thời hạn từ 3 đến 18 tháng. Mỗi sứ mệnh tạo ra một hợp đồng-khung, các bổ sung và các lệnh, tức là trung bình 8 tài liệu hợp đồng cho mỗi sứ mệnh và 6 đến 8 sứ mệnh đồng thời.

Việc triển khai một giải pháp chữ ký điện tử nâng cao, được tích hợp vào công cụ CRM của họ, đã cho phép ký tất cả các tài liệu hợp đồng trong vòng chưa đầy 24 giờ sau khi đàm phán, so với 5 đến 8 ngày trước đó. Tỷ lệ lỗi về các điều khoản bắt buộc của hợp đồng có thời hạn được giảm 90% nhờ sử dụng các mẫu được kiểm chứng trước bởi tư vấn pháp lý của họ. Lưu trữ tập trung hóa và được ghi dấu thời gian đã tạo thành bằng chứng xác định khi có tranh chấp về ngày có hiệu lực của hợp đồng: vụ tranh chấp được giải quyết thân thiện trong vòng chưa đầy hai tuần nhờ siêu dữ liệu chữ ký.

Kịch bản 3 — Một tập đoàn bán lẻ quản lý các hợp đồng theo mùa

Một tập đoàn bán lẻ khu vực cấp thực phẩm khoảng 1.200 người tuyển dụng từ 400 đến 500 lao động theo mùa bằng HĐXĐTḦ cho kỳ lễ cuối năm