Thời gian thử việc: Thời hạn pháp luật và cách chấm dứt

Giới thiệu

Thời gian thử việc là một giai đoạn không thể thiếu trong bất kỳ hợp đồng lao động nào: nó cho phép nhà tuyển dụng đánh giá kỹ năng của người lao động, và cho người lao động kiểm chứng rằng công việc phù hợp với kỳ vọng của họ. Tuy nhiên, quản lý thời gian thử việc vẫn là nguồn gốc của nhiều tranh chấp lao động mỗi năm, do thiếu hiểu biết về các thời hạn pháp định, điều kiện gia hạn và các thủ tục chấm dứt. Hướng dẫn toàn diện này làm rõ khung pháp lý áp dụng, thời hạn tối đa theo trình độ của người lao động, những sai lầm cần tránh, và cách chữ ký điện tử cho bộ phận nhân sự cách mạng hóa việc chính thức hóa những giai đoạn quan trọng này.

---

Thời hạn pháp luật của thời gian thử việc theo luật pháp

Kể từ luật hiện đại hóa thị trường lao động ngày 25 tháng 6 năm 2008 (luật số 2008-596), thời hạn tối đa của thời gian thử việc đối với hợp đồng lao động vô thời hạn (CDI) được xác định trực tiếp bởi Bộ Luật Lao động, tại các điều L.1221-19 đến L.1221-24.

Thời hạn ban đầu theo từng danh mục chuyên môn

Các thời hạn ban đầu (trước khi có thể gia hạn) như sau:

• Công nhân và nhân viên: tối đa 2 tháng

• Nhân viên quản lý và kỹ thuật viên: tối đa 3 tháng

• Cán bộ quản lý: tối đa 4 tháng

Những thời hạn này áp dụng trừ khi có quy định của hợp đồng tập thể hoặc thỏa thuận có lợi hơn cho người lao động. Điều cần lưu ý là một hợp đồng tập thể hoặc thỏa thuận ngành có thể rút ngắn những thời hạn này nhưng không thể kéo dài vượt quá giới hạn pháp luật (ngoại trừ các thỏa thuận được kết luận trước ngày 26 tháng 6 năm 2008, được hưởng chế độ quá độ).

Thời hạn áp dụng cho CDD

Đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn (CDD), các quy tắc khác nhau. Điều L.1242-10 của Bộ Luật Lao động quy định:

• CDD ≤ 6 tháng: 1 ngày mỗi tuần hợp đồng, không vượt quá 2 tuần

• CDD > 6 tháng: tối đa 1 tháng

Một CDD kéo dài 3 tháng sẽ có thời gian thử việc là tối đa 3 tuần. Những giới hạn này có tính chất bắt buộc và bất kỳ điều khoản hợp đồng nào vượt quá giới hạn này đều bị coi là chưa viết.

Thời gian thử việc và hợp đồng học việc

Hợp đồng học việc tuân theo các quy tắc riêng: thời gian thử việc được xác định là 45 ngày đào tạo thực hành tại doanh nghiệp. Sau khoảng thời gian này, hợp đồng chỉ có thể chấm dứt trong những điều kiện được quy định bởi điều L.6222-18 của Bộ Luật Lao động.

---

Gia hạn thời gian thử việc: điều kiện nghiêm ngặt

Gia hạn thời gian thử việc là có thể đối với CDI, nhưng chỉ dưới những điều kiện rất chính xác, nếu không, việc chấm dứt sau thời hạn ban đầu sẽ được phân loại lại là sa thải mà không có lý do chính đáng.

Điều kiện có hiệu lực của gia hạn

Ba điều kiện phải được đáp ứng đồng thời:

• Một thỏa thuận ngành được mở rộng phải rõ ràng cho phép gia hạn

• Hợp đồng lao động phải quy định khả năng gia hạn

• Người lao động phải đồng ý rõ ràng với gia hạn, bằng văn bản, trước khi thời hạn ban đầu kết thúc

Pháp luật của Tòa án Tối cao là nhất quán về vấn đề này (Cass. soc., 26 tháng 11 năm 2013, số 12-20.361): sự vắng mặt của một trong những yếu tố này làm cho gia hạn không được áp dụng cho người lao động.

Thời hạn tối đa sau gia hạn

Trong trường hợp gia hạn hợp lệ, thời hạn tối đa tổng cộng (ban đầu + gia hạn) là:

• Công nhân và nhân viên: 4 tháng

• Nhân viên quản lý và kỹ thuật viên: 6 tháng

• Cán bộ quản lý: 8 tháng

Những thời hạn này tạo thành những giới hạn tuyệt đối. Không có hợp đồng tập thể, không có thỏa thuận nào có thể vượt quá chúng. Để đảm bảo tính truy xuất của sự đồng ý của người lao động, ngày càng nhiều bộ phận nhân sự sử dụng chữ ký điện tử có giá trị pháp lý để chính thức hóa các phụ lục gia hạn, từ đó tạo ra bằng chứng có thời gian và không thể giả mạo.

---

Chấm dứt thời gian thử việc: quy tắc và thời hạn thông báo trước

Chấm dứt trong thời gian thử việc về nguyên tắc là tự do, không có nghĩa vụ giải thích quyết định. Nó có thể được thực hiện theo sáng kiến của nhà tuyển dụng hoặc người lao động. Tuy nhiên, kể từ luật ngày 25 tháng 6 năm 2008, thời hạn thông báo trước là bắt buộc.

Thời hạn thông báo trước phải tuân thủ

Chấm dứt theo sáng kiến của nhà tuyển dụng:

• Thời gian làm việc < 8 ngày: 24 giờ

• Thời gian làm việc từ 8 ngày đến 1 tháng: 48 giờ

• Thời gian làm việc từ 1 đến 3 tháng: 2 tuần

• Thời gian làm việc > 3 tháng: 1 tháng

Chấm dứt theo sáng kiến của người lao động:

• Thời gian làm việc < 8 ngày: 24 giờ

• Thời gian làm việc ≥ 8 ngày: 48 giờ

Nếu nhà tuyển dụng không tuân thủ những thời hạn này, phải trả cho người lao động một khoản bù đắp tương ứng với các mức lương sẽ được nhận được trong suốt thời hạn không được tuân thủ (điều L.1221-25 của Bộ Luật Lao động).

Hình thức thông báo chấm dứt

Luật pháp không yêu cầu hình thức cụ thể nào để thông báo chấm dứt. Tuy nhiên, vì những lý do chứng minh rõ ràng, khuyến cáo mạnh mẽ là phải tiến hành bằng thư gửi bảo đảm có xác nhận nhận hàng hoặc bằng bất kỳ phương tiện nào khác cho phép xác định chính xác ngày thông báo. Chấm dứt bằng miệng khiến nhà tuyển dụng gặp rủi ro chứng minh lớn trong trường hợp tranh chấp về ngày.

Đó chính xác là bối cảnh mà việc gửi thông báo được ký bằng chữ ký điện tử thông qua một nền tảng được chứng thực cung cấp mức độ bảo mật tối đa: ngày và giờ gửi được xác nhận bởi một bên thứ ba đáng tin cậy, chữ ký của người ký được xác thực, và tài liệu được lưu trữ một cách hợp pháp. Để tìm hiểu thêm về các ứng dụng thực tế trong doanh nghiệp, hãy tham khảo hướng dẫn chữ ký điện tử trong doanh nghiệp.

Trường hợp chấm dứt vô hiệu

Một số chấm dứt trong thời gian thử việc là vô hiệu từ lúc bắt đầu:

• Chấm dứt dựa trên lý do phân biệt đối xử (giới tính, mang thai, tôn giáo, v.v.)

• Chấm dứt của nữ lao động có tình trạng mang thai được xác nhận bằng y tế (bảo vệ tuyệt đối trong thời gian thử việc kể từ quyết định Cass. soc. 21 tháng 12 năm 2006)

• Chấm dứt cấu thành qu騷rối tâm lý hoặc quấy rối tình dục

• Chấm dứt một người lao động là nạn nhân của tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp (bảo vệ cụ thể)

Trong những tình huống này, tòa án tuyên bố vô hiệu của chấm dứt và có thể lệnh tái tuyển dụng người lao động hoặc cấp bồi thường thiệt hại.

---

Số hóa và bảo mật quy trình: vai trò của chữ ký điện tử

Quản lý thời gian thử việc tạo ra một số tài liệu hợp đồng quan trọng: hợp đồng lao động ban đầu đề cập đến thời gian thử việc, các phụ lục gia hạn có thể có, tài liệu thông báo chấm dứt, thư xác nhận. Mỗi tài liệu trong số này phải được xác định ngày tháng chính xác, được ký bởi cả hai bên và được lưu trữ một cách an toàn.

Giá trị chứng minh của chữ ký điện tử

Theo quy định eIDAS (số 910/2014) và các điều 1366 và 1367 của Bộ Luật Dân sự, chữ ký điện tử có giá trị pháp lý tương tự như chữ ký viết tay, với điều kiện thỏa mãn các yêu cầu kỹ thuật được yêu cầu. Chữ ký điện tử nâng cao (SEA) hoặc được chứng thực (SEQ) cung cấp mức độ bảo mật phù hợp với các tài liệu nhân sự nhạy cảm.

Sử dụng một giải pháp phù hợp cho phép xác lập:

• Danh tính chắc chắn của người ký

• Tính toàn vẹn của tài liệu sau khi ký

• Thời gian xác định của hành động

Lợi ích hiệu quả cho các bộ phận nhân sự

Việc triển khai quy trình nhập vào lao động và quản lý thời gian thử việc giảm đáng kể thời gian xử lý. Theo nhiều nghiên cứu ngành (ANDRH, 2024), các tổ chức đã áp dụng chữ ký điện tử cho các quy trình nhân sự của họ giảm từ 60 đến 75% thời gian thu thập chữ ký trên hợp đồng tuyển dụng. Để tính toán lợi suất đầu tư của phương pháp này trong cơ cấu của bạn, hãy sử dụng máy tính ROI chữ ký điện tử.

Cuối cùng, tự động tạo hợp đồng bằng AI ngày nay cho phép tạo ra các hợp đồng lao động được điền sẵn, bao gồm các điều khoản thời gian thử việc phù hợp với luật pháp hiện hành và thỏa thuận tập thể áp dụng, từ đó giới hạn rủi ro sai sót về mặt thể văn.

Khung pháp lý áp dụng cho thời gian thử việc

Thời gian thử việc được điều chỉnh bởi một tập hợp các văn bản pháp luật và quy định mà việc nắm vững là cần thiết cho bất kỳ bộ phận nhân sự nào hoặc bất kỳ công ty luật nào tư vấn cho các nhà tuyển dụng.

Bộ Luật Lao động

• Các điều L.1221-19 đến L.1221-26: xác định thời hạn tối đa của thời gian thử việc đối với CDI, điều kiện gia hạn và thời hạn thông báo trước trong trường hợp chấm dứt.

• Điều L.1242-10: thời hạn của thời gian thử việc áp dụng cho CDD.

• Điều L.6222-18: quy tắc cụ thể áp dụng cho hợp đồng học việc.

• Điều L.1132-1: cấm chấm dứt dựa trên lý do phân biệt đối xử, áp dụng trong suốt thời gian thử việc.

Pháp luật tham khảo của Tòa án Tối cao

Tòa án Tối cao đã đưa ra một số quyết định có ảnh hưởng lớn:

• Cass. soc., 26 tháng 11 năm 2013, số 12-20.361: nhắc nhở rằng gia hạn thời gian thử việc mà không có sự đồng ý rõ ràng và bằng văn bản của người lao động là không được áp dụng.

• Cass. soc., 21 tháng 12 năm 2006: công nhân vô hiệu của chấm dứt thời gian thử việc của nữ lao động mang thai, hiện được quy định tại điều L.1225-4 của Bộ Luật Lao động.

• Cass. soc., 23 tháng 1 năm 2013, số 11-23.428: làm rõ rằng thời hạn thông báo trước không phải là thời hạn thông báo trước; việc không tuân thủ không ảnh hưởng đến tính hợp lệ của chấm dứt nhưng dẫn đến bồi thường.

Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử trong bối cảnh nhân sự

Đối với các tài liệu liên quan đến thời gian thử việc (hợp đồng, phụ lục gia hạn, thông báo chấm dứt), giá trị chứng minh của chữ ký điện tử được xác lập bởi:

• Các điều 1366 và 1367 của Bộ Luật Dân sự: chữ ký điện tử thỏa mãn yêu cầu chữ ký miễn là nó sử dụng một quy trình xác định danh tính đáng tin cậy, đảm bảo mối liên hệ với hành động và tính toàn vẹn của tài liệu.

• Quy định eIDAS số 910/2014/EU: xác định ba cấp độ chữ ký điện tử (đơn giản, nâng cao, được chứng thực). Chữ ký nâng cao hoặc được chứng thực được khuyến cáo cho các tài liệu nhân sự có rủi ro tranh chấp cao.

• RGPD số 2016/679: dữ liệu cá nhân được thu thập trong quá trình ký điện tử (danh tính, địa chỉ IP, dấu vân tay sinh trắc học có thể có) phải được xử lý phù hợp với các nguyên tắc giảm thiểu và bảo mật. Một DPA (Thỏa thuận Xử lý Dữ liệu) phải được ký với nhà cung cấp chữ ký điện tử.

• Tiêu chuẩn ETSI EN 319 132: tiêu chuẩn kỹ thuật định nghĩa định dạng XAdES cho chữ ký điện tử nâng cao, đảm bảo khả năng tương tác và độ bền lâu dài của chúng.

Rủi ro trong trường hợp không tuân thủ

Sự vắng mặt của hình thức viết khi gia hạn hoặc chấm dứt khiến nhà tuyển dụng gặp rủi ro đáng kể: chấm dứt được phân loại lại là sa thải mà không có lý do chính đáng, phải trả bồi thường (từ 0,5 đến 1 tháng lương tùy theo thâm niên, thậm chí nhiều hơn trong trường hợp thiệt hại được chứng minh), và ảnh hưởng đến hình ảnh nhà tuyển dụng. Số hóa an toàn các quy trình tài liệu nhân sự hiện nay là phản ứng mạnh mẽ nhất đối với những rủi ro này.

Các kịch bản sử dụng: chữ ký điện tử phục vụ quản lý thời gian thử việc

Kịch bản 1 — Một SME dịch vụ số quản lý tăng trưởng nhanh chóng

Một SME trong lĩnh vực dịch vụ số có khoảng 80 nhân viên tuyển dụng trung bình 25 đến 30 người mỗi năm. Trước khi số hóa, quy trình tuyển dụng liên quan đến in, gửi bưu điện và lưu giữ vật lý từng hợp đồng lao động, bao gồm các điều khoản thời gian thử việc. Thời gian trung bình giữa xác thực tuyển dụng và ký hợp đồng thực tế đạt 8 đến 12 ngày làm việc.

Sau khi triển khai giải pháp chữ ký điện tử nâng cao phù hợp với eIDAS, thời gian này đã được giảm xuống còn dưới 24 giờ. Quan trọng hơn, các phụ lục gia hạn thời gian thử việc hiện được gửi tự động 10 ngày trước hạn cuối, kèm theo lời nhắc nhở người lao động, loại bỏ rủi ro quên lãng mà trước đây khiến công ty phải đối mặt với việc phân loại lại. Tỷ lệ tuân thủ tài liệu đã tăng từ 71% lên 99% trong một năm.

Kịch bản 2 — Một công ty kỹ thuật kế toán và tư vấn nhân sự

Một công ty kỹ thuật kế toán có 15 nhân viên, hỗ trợ khoảng 50 SME khách hàng về các vấn đề xã hội, tích hợp chữ ký điện tử vào dịch vụ quản lý xã hội ngoài công ty của mình. Đối với mỗi tuyển dụng mới tại các công ty khách hàng, công ty tạo hợp đồng lao động tự động với các điều khoản thời gian thử việc phù hợp với thỏa thuận tập thể áp dụng, gửi nó để ký bằng chữ ký điện tử của nhà giám sát và người lao động, sau đó lưu trữ tài liệu ký trong không gian khách hàng an toàn.

Trong trường hợp chấm dứt thời gian thử việc, thông báo được soạn thảo, ký và ghi thời gian trong vài phút, với xác nhận nhận hàng điện tử. Các khách hàng của công ty báo cáo giảm 65% thời gian hành chính liên quan đến các thủ tục tuyển dụng, và không có tranh chấp lao động nào liên quan đến sai sót về hình thức được ghi nhận kể từ khi triển khai thiết bị, trong khoảng thời gian 18 tháng.

Kịch bản 3 — Một nhóm phòng khám tư nhân quản lý hàng trăm tuyển dụng hàng năm

Một nhóm phòng khám tư nhân có khoảng 1.200 nhân viên vĩnh viễn thực hiện từ 150 đến 200 lần tuyển dụng mỗi năm, trong đó có tỷ lệ đáng kể là CDD theo mùa và thay thế. Sự đa dạng của các tình trạng (bác sĩ, điều dưỡng, nhân viên hành chính, nhân viên phục vụ) ngoài ý muốn các thời hạn thời gian thử việc và các thỏa thuận tập thể khác nhau, nguồn gốc của lỗi định kỳ trong hợp đồng.

Việc tích hợp một nền tảng tạo hợp đồng bằng AI kết hợp với chữ ký điện tử đã cho phép tự động chọn các tham số pháp luật phù hợp với từng danh mục nhân sự. Nhóm đã ghi nhận giảm 80% lỗi hợp đồng liên quan đến các thời hạn thời gian thử việc, và lợi ích ước tính là 3,5 tương đương thời gian toàn công trên toàn bộ quy trình tích hợp. Tính truy xuất của sự đồng ý với gia hạn hiện là hoàn toàn và có thể truy cập trong trường hợp kiểm soát URSSAF hoặc tranh chấp.

Kết luận

Thời gian thử việc là một cơ chế pháp lý chính xác, được điều chỉnh bởi các thời hạn pháp định bắt buộc, các điều kiện gia hạn nghiêm ngặt và thời hạn thông báo trước mà việc không tuân thủ khiến nhà tuyển dụng gặp những hậu quả lao động nặng nề. Nắm vững những quy tắc này — thời hạn tối đa theo danh mục, yêu cầu thỏa thuận ngành để gia hạn, hình thức thông báo chấm dứt — là dòng phòng thủ đầu tiên chống lại tranh chấp.

Nhưng nắm vững pháp luật một mình là chưa đủ: bảo mật tài liệu cũng quan trọng như nhau. Chữ ký điện tử phù hợp với eIDAS mang lại bằng chứng có thời gian, tính toàn vẹn của tài liệu và tính truy xuất của sự đồng ý mà các tòa án lao động ngày càng yêu cầu thường xuyên.

Certyneo hỗ trợ bạn trong việc số hóa hoàn toàn các quy trình nhân sự của bạn, từ việc tạo hợp đồng đến lưu trữ pháp lý. Hãy thử Certyneo miễn phí và bảo mật các thời gian thử việc của bạn ngay hôm nay.