Hợp đồng lao động có thời hạn xác định và không xác định: Khác biệt pháp lý và thực tiễn

Giới thiệu

Trong luật lao động Pháp, sự phân biệt giữa hợp đồng lao động không xác định thời hạn (HĐLĐ không xác định) và hợp đồng lao động có xác định thời hạn (HĐLĐ xác định) quy định toàn bộ các mối quan hệ lao động. Tuy nhiên, hai hình thức hợp đồng này thường bị các nhà tuyển dụng và bộ phận nhân sự hiểu biết không đầy đủ, làm cho công ty phải đối mặt với những rủi ro pháp lý đáng kể. Dù bạn quản lý một doanh nghiệp nhỏ, vừa hay lớn, việc hiểu rõ sự khác biệt giữa HĐLĐ không xác định và HĐLĐ xác định là điều cần thiết để bảo vệ quá trình tuyển dụng, dự đoán các tình huống chấm dứt hợp đồng và đảm bảo tuân thủ pháp lý. Bài viết này trình bày một phân tích hoàn chỉnh: nền tảng pháp lý, chế độ chấm dứt hợp đồng, nghĩa vụ hình thức và các thực hành tốt nhất cho từng loại hợp đồng.

Định nghĩa và nền tảng pháp lý của HĐLĐ không xác định và HĐLĐ xác định

HĐLĐ không xác định: hình thức bình thường và tổng quát của hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động không xác định thời hạn, theo điều L1221-2 của Bộ luật Lao động, là hình thức bình thường và tổng quát của mối quan hệ lao động. Nó không có thời hạn kết thúc được xác định trước. Sự vắng mặt của thời hạn này mang lại cho HĐLĐ không xác định một sự ổn định về công việc được bảo vệ, được ghi nhận bởi quyền bảo vệ an toàn việc làm trong Lời nói đầu của Hiến pháp năm 1946.

HĐLĐ không xác định có thể được kết luận mà không cần hình thức đặc biệt — thậm chí có thể là miệng cho công việc toàn thời gian — nhưng thực tiễn rất khuyên bảo để có một bản viết được ký để bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên. Năm 2026, ký tên điện tử cho nhân sự trở thành phương pháp tham chiếu để kết luận các hợp đồng từ xa trong khi vẫn đảm bảo giá trị chứng thực của chúng.

HĐLĐ xác định: một hợp đồng ngoại lệ phải tuân theo các điều kiện nghiêm ngặt

Hợp đồng lao động có xác định thời hạn chủ yếu được quản lý bởi các điều L1241-1 đến L1248-11 của Bộ luật Lao động. Nó tạo thành một ngoại lệ đối với HĐLĐ không xác định và chỉ có thể được kết luận trong các trường hợp được pháp luật liệt kê một cách chặt chẽ:

• Thay thế một nhân viên vắng mặt (bệnh tật, nghỉ thai sản, v.v.)

• Gia tăng tạm thời hoạt động của công ty

• Công việc theo mùa hoặc công việc theo thường lệ được định nghĩa bởi sắc lệnh hoặc thỏa thuận ngành

• Các hợp đồng đặc biệt (hợp đồng học nghề, hợp đồng chuyên nghiệp hóa, v.v.)

Bất kỳ HĐLĐ xác định nào được kết luận ngoài các trường hợp pháp lý này đều có thể được xem xét lại thành HĐLĐ không xác định bởi tòa án lao động, làm cho nhà tuyển dụng phải trả một khoản bồi thường xem xét lại bằng ít nhất một tháng lương (điều L1245-2 C. trav.).

Thời hạn và kỳ hạn của HĐLĐ xác định

HĐLĐ xác định có thể có thời hạn chính xác (ngày kết thúc được xác định từ khi ký) hoặc thời hạn không chính xác (kết thúc liên quan đến sự kiện — quay trở lại của nhân viên được thay thế, kết thúc mùa vụ). Thời hạn tối đa thay đổi tùy theo lý do sử dụng:

• Thay thế hoặc gia tăng hoạt động: tối đa 18 tháng, bao gồm các lần gia hạn (có thể gia hạn hai lần)

• Hợp đồng theo mùa hoặc theo thường lệ: thời hạn được xác định bởi thỏa thuận ngành

Vượt quá thời hạn pháp lý mà không chuyển đổi thành HĐLĐ không xác định, hợp đồng sẽ tự động tiếp tục dưới dạng HĐLĐ không xác định (điều L1243-11 C. trav.).

Nghĩa vụ hình thức: soạn thảo, các điều khoản bắt buộc và ký tên

Các điều khoản bắt buộc của HĐLĐ xác định

Khác với HĐLĐ không xác định, HĐLĐ xác định phải được lập thành văn bản bằng bất kỳ cách nào và chuyển cho nhân viên trong vòng hai ngày làm việc sau khi thuê (điều L1242-12 C. trav.). Không có bằng văn bản sẽ dẫn đến việc xem xét lại tự động thành HĐLĐ không xác định. Hợp đồng phải nêu rõ:

• Lý do chính xác để sử dụng HĐLĐ xác định

• Việc mô tả chức vụ và trình độ yêu cầu

• Thời hạn hoặc thời hạn tối thiểu

• Tiền lương và các thành phần của nó

• Thời gian thử việc có thể có

• Thỏa thuận tập thể áp dụng

• Tên và trình độ của nhân viên được thay thế (nếu áp dụng)

Ký tên điện tử để bảo vệ các hợp đồng lao động

Kể từ sắc lệnh số 2017-1387 và các quy định của Bộ luật Dân sự về chứng minh số, ký tên điện tử hoàn toàn có hiệu lực đối với các hợp đồng lao động. Một giải pháp tuân thủ quy định eIDAS đảm bảo xác định người ký, tính toàn vẹn của tài liệu và giá trị chứng thực của nó trước các tòa án. Đối với các hợp đồng từ xa hoặc trong bối cảnh làm việc từ xa tổng quát, dỡ bỏ việc kết luận các HĐLĐ không xác định và HĐLĐ xác định thông qua công cụ ký tên điện tử trong doanh nghiệp giảm thời gian onboarding từ 60 đến 80% theo phản hồi sử dụng theo ngành.

Chế độ chấm dứt hợp đồng: các quy tắc hoàn toàn khác nhau

Chấm dứt HĐLĐ không xác định: tự do được kiểm soát

Chấm dứt một HĐLĐ không xác định có thể diễn ra theo nhiều cách:

• Xin từ chức: theo sáng kiến của nhân viên, với sự tuân thủ thời gian báo trước theo thỏa thuận hoặc pháp luật

• Chấm dứt hợp đồng: theo sáng kiến của nhà tuyển dụng, cần có lý do thực tế và chính đáng (cá nhân hoặc kinh tế), một thủ tục chính thức hóa và các khoản bồi thường pháp lý hoặc theo thỏa thuận

• Chấm dứt hợp đồng có thoả thuận: theo sáng kiến chung, được phê duyệt bởi DREETS, mở ra quyền trợ cấp thất nghiệp (điều L1237-11 đến L1237-16 C. trav.)

• Giải quyết pháp lý và ghi nhận hành vi: cơ chế liên quan đến tranh chấp

Kể từ luật Lao động năm 2016 và các sắc lệnh Macron năm 2017, thang lương Macron kiểm soát các khoản bồi thường tòa án lao động cho chấm dứt hợp đồng không có lý do thực tế và chính đáng, với sàn và trần được lập chỉ mục theo thời gian công tác (điều L1235-3 C. trav.).

Chấm dứt HĐLĐ xác định: một nguyên tắc không chấm dứt trước thời hạn

Chấm dứt sớm một HĐLĐ xác định trước thời hạn được kiểm soát rất chặt chẽ và chỉ có thể diễn ra trong các trường hợp sau (điều L1243-1 C. trav.):

• Thỏa thuận thân thiện của cả hai bên

• Lỗi nặng hoặc rất nặng của nhân viên

• Bất khả kháng

• Mất năng lực được bác sĩ công ty xác nhận

• Thuê làm HĐLĐ không xác định bởi một nhà tuyển dụng khác (chỉ theo sáng kiến của nhân viên)

Bất kỳ chấm dứt sớm nào ngoài các trường hợp này sẽ làm cho nhà tuyển dụng phải trả các khoản tiền lương đến thời hạn của hợp đồng. Ngược lại, nếu nhân viên chấm dứt HĐLĐ xác định mà không có lý do hợp lệ, người đó phải trả bồi thường cho nhà tuyển dụng.

Các khoản bồi thường khi kết thúc hợp đồng

Khi kết thúc HĐLĐ xác định (trừ lỗi nặng, thỏa thuận xem xét lại thành HĐLĐ không xác định hoặc từ chối một HĐLĐ không xác định được đề xuất), nhân viên nhận được một khoản bồi thường không ổn định bằng 10% tổng tiền lương bruto nhận được trong suốt hợp đồng (điều L1243-8 C. trav.), giảm xuống 6% theo thỏa thuận ngành mở rộng quy định các hành động đào tạo.

HĐLĐ không xác định không tạo ra khoản bồi thường khi kết thúc hợp đồng trừ chấm dứt hợp đồng (khoản bồi thường pháp lý từ 8 tháng công tác: 1/4 tháng mỗi năm lên đến 10 năm, 1/3 trên đó — điều R1234-2 C. trav.) hoặc chấm dứt hợp đồng có thỏa thuận.

Quản lý thực tiễn và dỡ bỏ các luồng hợp đồng

Tổ chức theo dõi các kỳ hạn của HĐLĐ xác định

Một trong những khó khăn hoạt động của HĐLĐ xác định là quản lý các kỳ hạn. Một tổ chức có 50 nhân viên tích hợp thường xuyên các HĐLĐ xác định theo mùa hoặc thay thế có thể quản lý nhiều chục hợp đồng cùng một lúc. Nếu không có công cụ chuyên dụng, rủi ro vượt quá thời hạn mà không hình thức hóa là cao, dẫn đến việc xem xét lại tự động thành HĐLĐ không xác định.

Các giải pháp SaaS quản lý hợp đồng cho phép tập trung hóa các ngày kết thúc, gửi cảnh báo phòng ngừa và tự động tạo các đề xuất gia hạn hoặc thư không gia hạn. Để đi xa hơn trong tiêu chuẩn hóa, trình tạo hợp đồng bằng AI của Certyneo cho phép tạo các mẫu tuân thủ trong vài phút.

Thời gian thử việc: các quy tắc áp dụng cho từng loại hợp đồng

Thời gian thử việc tuân theo các thời hạn tối đa khác nhau tùy theo loại hợp đồng:

Đối với HĐLĐ không xác định (điều L1221-19 C. trav.):

• Công nhân và nhân viên: 2 tháng

• Kỹ thuật viên và trưởng ca: 3 tháng

• Cán bộ quản lý: 4 tháng

• Có thể gia hạn một lần nếu thỏa thuận ngành quy định rõ ràng

Đối với HĐLĐ xác định (điều L1242-10 C. trav.):

• HĐLĐ xác định ≤ 6 tháng: 1 ngày mỗi tuần làm việc, tối đa 2 tuần

• HĐLĐ xác định > 6 tháng: tối đa 1 tháng

Trong trường hợp xem xét lại HĐLĐ xác định thành HĐLĐ không xác định, thời gian thử việc đã hoàn thành trong HĐLĐ xác định sẽ được tính vào thời gian thử việc của HĐLĐ không xác định.

Lưu trữ và tuân thủ RGPD của các hợp đồng lao động

Các hợp đồng lao động chứa dữ liệu cá nhân nhạy cảm (tài khoản ngân hàng, địa chỉ, tiền lương). hướng dẫn hoàn chỉnh về ký tên điện tử nhắc rằng chuỗi xử lý — từ tạo lập đến lưu trữ — phải tuân thủ RGPD. Thời hạn lưu trữ các hợp đồng lao động là 5 năm sau chấm dứt hợp đồng liên quan đến thời hạn quy định tòa án lao động (điều L1471-1 C. trav.), có thể được kéo dài đến 30 năm đối với các tiếp xúc với các rủi ro nghề nghiệp cụ thể. Một so sánh các giải pháp ký tên điện tử cho phép xác định các công cụ cung cấp lưu trữ có giá trị chứng thực tích hợp, điều cần thiết để phản ứng với một yêu cầu chứng minh có thể xảy ra.

Khung pháp lý áp dụng cho các hợp đồng lao động ở Pháp

Bộ luật Lao động: các văn bản sáng lập

Sự phân biệt HĐLĐ không xác định/HĐLĐ xác định được quản lý bởi Bộ luật Lao động Pháp, các điều trọng tâm là:

• Điều L1221-2: HĐLĐ không xác định là hình thức bình thường và tổng quát của hợp đồng lao động

• Điều L1242-1 đến L1242-4: các trường hợp sử dụng được phép của HĐLĐ xác định

• Điều L1242-12: nghĩa vụ lập thành văn bản và các điều khoản bắt buộc của HĐLĐ xác định

• Điều L1243-1: các trường hợp chấm dứt sớm HĐLĐ xác định được hạn chế

• Điều L1243-8: khoản bồi thường kết thúc HĐLĐ xác định (không ổn định)

• Điều L1245-1 và L1245-2: xem xét lại HĐLĐ xác định thành HĐLĐ không xác định và khoản bồi thường liên quan

• Điều L1235-3: thang lương bồi thường tòa án lao động (thang lương Macron)

• Điều L1237-11 đến L1237-16: chấm dứt hợp đồng có thỏa thuận của HĐLĐ không xác định

Giá trị pháp lý của ký tên điện tử trên các hợp đồng lao động

Kể từ khi chuyển giao Chỉ thị Châu Âu 1999/93/CE, được xác nhận bởi quy định eIDAS n°910/2014/UE ngày 23 tháng 7 năm 2014, ký tên điện tử có giá trị pháp lý tương đương với ký tên viết tay miễn là nó đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và xác định. Bộ luật Dân sự, tại các điều khoản 1366 (bằng văn bản điện tử) và 1367 (ký tên điện tử), ghi nhận sự tương đương này trong luật Pháp.

Đối với các hợp đồng lao động, phán lệ công nhận ký tên điện tử đủ tiêu chuẩn (mức độ QES theo eIDAS) là bằng chứng không thể bác bỏ. Ký tên nâng cao (AES) là đủ trong hầu hết các trường hợp nhân sự, với điều kiện là nhà cung cấp được đưa vào danh sách tin cậy eIDAS (Trust List).

Bảo vệ dữ liệu cá nhân: các nghĩa vụ RGPD

Xử lý dữ liệu xuất hiện trong các hợp đồng lao động phải tuân theo Quy định Chung về Bảo vệ Dữ liệu (RGPD) n°2016/679. Nhà tuyển dụng, với tư cách là người chịu trách nhiệm xử lý, phải:

• Thông báo cho nhân viên về xử lý dữ liệu của họ (điều 13 RGPD)

• Hạn chế lưu trữ dữ liệu trong thời gian cần thiết

• Đảm bảo an toàn của dữ liệu được lưu trữ (điều 32 RGPD)

• Cho phép thực hiện quyền truy cập, sửa chữa và xóa (điều 15 đến 17 RGPD)

CNIL đã công bố các khuyến nghị cụ thể về quản lý dữ liệu của nhân viên, nhắc rằng bản ghi các xử lý phải đề cập đến quản lý các hợp đồng lao động như một mục đích riêng biệt.

Tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng cho ký tên điện tử

Các tiêu chuẩn ETSI EN 319 132 (XAdES), ETSI EN 319 122 (CAdES) và ETSI EN 319 142 (PAdES) xác định các định dạng ký tên điện tử tuân thủ eIDAS. Đối với các hợp đồng lao động, định dạng PAdES-B (ký PDF) được sử dụng phổ biến nhất và được công nhận trước các tòa án Pháp.

Tình huống sử dụng: HĐLĐ không xác định, HĐLĐ xác định và ký tên điện tử trong thực tiễn

Tình huống 1 — Một công ty logistics quản lý các đỉnh theo mùa

Một doanh nghiệp vừa chuyên về logistics thương mại điện tử, tuyển dụng 80 nhân viên vĩnh viễn dưới dạng HĐLĐ không xác định, tuyển dụng từ 40 đến 60 nhân viên bổ sung dưới dạng HĐLĐ xác định mỗi năm trong các giai đoạn hoạt động mạnh (tháng 11-12 và các giai đoạn giảm giá). Trước khi dỡ bỏ, việc truyền tải và ký các hợp đồng đòi hỏi trung bình 3 đến 5 ngày làm việc, liên quan đến các lần gửi bưu điện hoặc các chuyến đi vật lý không tương thích với các vị trí công việc nhanh chóng.

Bằng cách triển khai một giải pháp ký tên điện tử tuân thủ eIDAS cho các HĐLĐ xác định, công ty này đã giảm thời gian hợp đồng hóa trung bình của mình xuống dưới 4 giờ. Theo dõi tự động các kỳ hạn đã cho phép loại bỏ các trường hợp xem xét lại vô tình thành HĐLĐ không xác định — một rủi ro đã xảy ra hai lần trong ba năm, mỗi lần gây ra một thủ tục tòa án lao động tốn kém. Tập trung hóa các hợp đồng được lưu trữ cũng đã tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc kiểm tra URSSAF và kiểm toán nhân sự.

Tình huống 2 — Một công ty tư vấn về chuyển đổi nhân sự

Một công ty tư vấn gồm khoảng 15 cố vấn, làm việc độc quyền dưới dạng HĐLĐ không xác định, quản lý một lượng lớn các sửa đổi bổ sung và hợp đồng (các điều khoản về khả năng di chuyển, sửa đổi tiền lương có điều kiện, thêm trách nhiệm). Những bổ sung này, mặc dù kém chính thức hóa hơn so với hợp đồng ban đầu, có sức mạnh pháp lý tương tự và cần ký của cả hai bên.

Bằng cách tích hợp ký tên điện tử vào quy trình nhân sự, công ty này đã loại bỏ những trì hoãn liên quan đến các lần gửi bưu điện đăng ký và các lần trả về tài liệu. Mỗi bổ sung hiện được ký trong vòng dưới 24 giờ, với dấu thời gian đủ tiêu chuẩn và lưu trữ tự động trong tập tin số của người cộng sự. Tỷ lệ mất tài liệu hợp đồng — điều này đã đưa ra một rủi ro về chứng thực thực tế — đã giảm xuống không. Tiết kiệm chi phí của khoảng 15% chi phí nhân sự hành chính đã được ghi nhận từ năm đầu tiên.

Tình huống 3 — Một mạng lưới chăm sóc tại nhà có tăng trưởng nhanh

Một mạng lưới chăm sóc tại nhà gồm khoảng 300 nhân viên (y tá, trợ lý sức khỏe, nhân viên hành chính) kết hợp HĐLĐ không xác định toàn thời gian, HĐLĐ không xác định bán thời gian và HĐLĐ xác định thay thế trong luồng liên tục. Quản lý hợp đồng thủ công tạo ra những sai sót định kỳ: các điều khoản bắt buộc bị thiếu trên các HĐLĐ xác định, thời hạn truyền tải không được tuân thủ, nhầm lẫn giữa các lý do sử dụng.

Tích hợp một trình tạo hợp đồng kết hợp với ký tên điện tử đã tiêu chuẩn hóa các mẫu theo loại hợp đồng và lý do pháp lý. Mỗi tài liệu tự động bao gồm các điều khoản pháp lý bắt buộc. Các quản lý hoạt động, không phải pháp lý, không thể tạo một HĐLĐ xác định mà không chọn một lý do pháp lý hợp lệ trong công cụ. Kết quả: không có việc xem xét lại liên quan đến tranh chấp trong 18 tháng sử dụng, so với trung bình 3 đến 4 tập hồ sơ mỗi năm trong những năm trước đó.

Kết luận

Sự phân biệt giữa HĐLĐ không xác định và HĐLĐ xác định vượt quá câu hỏi đơ