Heures supplémentaires : suppléments et calcul légal

Giờ làm thêm là một trong những vấn đề nhạy cảm nhất của luật lao động Pháp. Giữa các mức tăng lương hợp pháp, khả năng điều chỉnh thông qua thỏa thuận tập thể và các nghĩa vụ khai báo của người sử dụng lao động, khung quy định là rộng lớn và không ngừng phát triển. Quản lý kém sẽ khiến doanh nghiệp phải chịu những sửa chữa của URSSAF, nhắc nhở mức lương và trừng phạt tòa án lao động. Bài viết này trình bày một cách chi tiết định nghĩa hợp pháp, quy tắc tính phụ cấp, chế độ hạn mức hàng năm và các thực tiễn tốt để bảo đảm quản lý thời gian làm việc của bạn. Dù bạn là nhân viên HR, người quản lý lương hay lãnh đạo doanh nghiệp vừa và nhỏ, bạn sẽ tìm thấy những câu trả lời cụ thể mà bạn đang tìm kiếm ở đây.

Định nghĩa hợp pháp của giờ làm thêm

Bộ luật Lao động nói gì

Theo Điều L3121-28 của Bộ luật Lao động, tất cả các giờ làm việc vượt quá thời gian làm việc hợp pháp hàng tuần được coi là giờ làm thêm, được quy định là 35 giờ đối với gần như tất cả các nhân viên toàn thời gian. Việc tính toán được thực hiện theo tuần lịch, tức là từ thứ Hai 0 giờ đến Chủ nhật 24 giờ, trừ khi có thỏa thuận doanh nghiệp quy định một giai đoạn tham chiếu khác (Điều L3121-32).

Điều quan trọng là phải phân biệt giờ làm thêm với giờ làm bổ sung, chỉ áp dụng cho những nhân viên bán thời gian. Những giờ này tuân theo một chế độ riêng biệt (Điều L3123-8 và sau) và không được xử lý trong bài viết này.

Nhân viên được áp dụng và các ngoại lệ

Chế độ hợp pháp 35 giờ áp dụng cho những nhân viên có thời gian làm việc được tính bằng giờ. Tuy nhiên, những đối tượng sau được loại trừ:

• Cán bộ quản lý (Điều L3111-2), những người không chịu thời gian làm việc hợp pháp cũng như các điều khoản liên quan đến giờ làm thêm;

• Những nhân viên hợp đồng hàng năm theo ngày (Điều L3121-58), những người được tính theo ngày và nửa ngày;

• Lao động tại nhà và một số thể loại đặc biệt khác được xác định bằng sắc lệnh.

Đối với những nhân viên hợp đồng giờ trong năm, ngưỡng kích hoạt giờ làm thêm được quy định hợp đồng trong các giới hạn được quy định bởi thỏa thuận ngành hoặc doanh nghiệp.

Mức tăng lương: các quy tắc áp dụng

Bảng tỷ lệ hợp pháp tham khảo

Nếu không có thỏa thuận tập thể có lợi hơn, Điều L3121-36 của Bộ luật Lao động quy định các mức tăng lương tối thiểu sau:

• 25 % cho tám giờ làm thêm đầu tiên (từ giờ thứ 36 đến 43) bao gồm;

• 50 % cho các giờ tiếp theo (từ giờ thứ 44 trở đi).

Các mức tỷ lệ này được áp dụng trên lương cơ sở hàng giờ, cộng thêm những phụ cấp lương có tính chất là lương theo phán lệ của Tòa án Cassation (phụ cấp năng suất, hoa hồng, v.v.).

Ví dụ tính toán cụ thể: Một nhân viên có mức lương cơ sở là 2.000 € brutto cho 151,67 giờ hàng tháng (tức là 35 giờ/tuần) nhận mức tỷ lệ hàng giờ là 13,19 €. Nếu anh ta/cô ta thực hiện 5 giờ làm thêm trong tuần, khoản trả lương cho những giờ này sẽ là:

• 5 × 13,19 € × 1,25 = 82,44 € brutto

Khả năng đàm phán thông qua thỏa thuận tập thể

Điều L3121-33 mở ra khả năng cho một thỏa thuận ngành hoặc doanh nghiệp sửa đổi mức tăng lương, với điều kiện không giảm xuống dưới 10 %. Khả năng này, được giới thiệu bởi các sắc lệnh Lao động năm 2017, đã được sử dụng rộng rãi trong các ngành có cường độ lao động cao (khách sạn-nhà hàng, xây dựng, vận tải).

Một thỏa thuận cũng có thể thay thế toàn bộ hoặc một phần thanh toán tăng lương bằng thời gian nghỉ bù có giá trị thay thế (RCR), theo Điều L3121-37. Trong trường hợp này, nhân viên được hưởng khoảng thời gian nghỉ bằng thời gian làm việc cộng với mức tăng lương tương ứng.

Miễn trừ xã hội và thuế: thiết bị Fillon-Macron

Kể từ Luật TEPA năm 2007, được tăng cường bởi Luật "Tương lai Nghề nghiệp" năm 2018, giờ làm thêm được hưởng khấu trừ tiền công lệ phí đóng góp của người sử dụng lao động và giảm thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên, trong giới hạn 7.500 € ròng mỗi năm. Miễn trừ thuế này tạo ra một lợi thế thực tế cho nhân viên và một công cụ cạnh tranh cho người sử dụng lao động, với điều kiện là những giờ được khai báo đúng trong DSN (Khai báo Xã hội Danh nghĩa).

Đối với các doanh nghiệp dưới 20 nhân viên, một khấu trừ tiền công lệ phí của người sử dụng lao động là 1,50 € cho mỗi giờ làm thêm được áp dụng (0,50 € đối với các doanh nghiệp có 20 nhân viên trở lên), với điều kiện tuân thủ giới hạn tối thiểu Châu Âu.

Hạn mức giờ làm thêm hàng năm

Xác định và vượt quá hạn mức

Hạn mức hàng năm đại diện cho khối lượng giờ làm thêm mà người sử dụng lao động có thể yêu cầu một nhân viên thực hiện mà không cần phép trước của cơ quan kiểm tra lao động. Nếu không có thỏa thuận tập thể, nó được quy định bằng sắc lệnh là 220 giờ mỗi năm trên mỗi nhân viên (Điều D3121-24).

Một thỏa thuận ngành hoặc doanh nghiệp có thể sửa đổi khối lượng này tăng hoặc giảm (Điều L3121-33). Một số ngành đã đàm phán những hạn mức đáng kể hơn (lên đến 405 giờ trong lĩnh vực khách sạn-quán cà phê-nhà hàng trước cuộc khủng hoảng dịch bệnh).

Bổ sung bắt buộc trong thời gian nghỉ (COR)

Khi nhân viên vượt quá hạn mức hàng năm, mỗi giờ làm thêm sẽ mở ra quyền bổ sung bắt buộc trong thời gian nghỉ (COR), khác biệt với thời gian nghỉ bù có giá trị thay thế. Nếu không có thỏa thuận tập thể, bổ sung này được quy định là:

• 50 % của những giờ thực hiện vượt quá hạn mức trong các doanh nghiệp có 20 nhân viên trở xuống;

• 100 % trong các doanh nghiệp có hơn 20 nhân viên.

COR phải được lấy trong vòng hai tháng sau khi quyền được tạo ra. Việc không thông báo cho nhân viên về quyền nghỉ ngơi của họ tạo nên sai phạm của người sử dụng lao động có thể bị trừng phạt.

Thời gian tối đa tuyệt đối

Bất kể hạn mức, người sử dụng lao động không bao giờ có thể vượt quá thời gian làm việc tối đa được quy định tại Điều L3121-18 đến L3121-21:

• 10 giờ mỗi ngày (miễn trừ có thể lên đến 12 giờ thông qua thỏa thuận tập thể hoặc cho phép của cơ quan kiểm tra lao động);

• 48 giờ mỗi tuần trong giá trị tuyệt đối;

• 44 giờ bình quân trong 12 tuần liên tiếp.

Những giới hạn này có tính chất công khai và không thể bị vượt qua bởi thỏa thuận tập thể.

Nghĩa vụ của người sử dụng lao động trong theo dõi

Tính toán và ghi nhập thời gian làm việc

Người sử dụng lao động có bổn phận phải triển khai một hệ thống ghi nhận đáng tin cậy và khách quan về thời gian làm việc thực tế, phù hợp với pháp lệ không đổi của Tòa án Cassation và phán lệ của CJUE ngày 14 tháng 5 năm 2019 (vụ C-55/18, CCOO c/ Deutsche Bank). Việc theo dõi này có thể có dạng phần mềm chấm công, bảng theo dõi hàng tuần được ký xác nhận lại, hoặc bất kỳ thiết bị nào khác có thể theo dõi được.

Thiếu thiết bị kiểm soát sẽ khiến người sử dụng lao động phải chịu một giả định về giờ làm thêm trong trường hợp có tranh chấp tòa án lao động: nhân viên chỉ có thể cung cấp những yếu tố có tính chất để hỗ trợ yêu cầu của mình, người sử dụng lao động sau đó phải chứng minh những giờ thực sự thực hiện.

Giải pháp ký điện tử cho nhân sự được đề xuất bởi Certyneo cho phép đặc biệt là dễ dàng hóa những điều chỉnh hợp đồng lao động quy định giờ làm thêm định kỳ, do đó đảm bảo traceability pháp lý không thể chỉ trích được.

Thông báo và phiếu lương

Mỗi giờ làm thêm phải xuất hiện riêng biệt trên phiếu lương, với mức tăng lương được áp dụng, số giờ được đề cập và, nếu có, quyền nghỉ ngơi được tích lũy. Nghĩa vụ này xuất phát từ Điều R3243-1 của Bộ luật Lao động.

Trong trường hợp thay thế thanh toán bằng thời gian nghỉ bù, người sử dụng lao động phải cung cấp cho nhân viên một tài liệu hàng tháng được đính kèm với phiếu lương, chỉ định số giờ nghỉ được tích lũy, số giờ được lấy và số dư có sẵn.

Trừng phạt trong trường hợp không tuân thủ

Những hành vi vi phạm các quy tắc về giờ làm thêm có thể dẫn đến nhiều loại trách nhiệm:

• Hành vi vi phạm loại 4 (750 € cho mỗi nhân viên bị ảnh hưởng) vì vượt quá hạn mức mà không thông báo cho cơ quan kiểm tra lao động;

• Nhắc nhở mức lương cộng với tiền lãi độc hại trước Hội đồng Tòa án Lao động;

• Sửa chữa URSSAF với việc áp dụng hệ số nhân cho các khoản đóng góp bị che giấu;

• Trong những trường hợp nghiêm trọng, phân loại lại thành lao động bị che giấu (Điều L8221-5), sẽ dẫn đến khoản bồi thường lệ phí là 6 tháng lương.

Những doanh nghiệp hợp lý hóa quản lý tài liệu của họ nhờ hướng dẫn hoàn chỉnh về ký điện tử có sẵn trên Certyneo làm giảm đáng kể rủi ro tranh chấp liên quan đến traceability của các thỏa thuận về giờ làm thêm.

Điều chỉnh thời gian làm việc và giờ làm thêm

Lập kế hoạch hàng năm thời gian làm việc

Điều L3121-44 cho phép một thỏa thuận tập thể tổ chức thời gian làm việc trong một khoảng thời gian dài hơn tuần và tối đa bằng năm. Trong khung này, giờ làm thêm không được tính hàng tuần mà ở cuối khoảng thời gian tham chiếu, dựa trên ngưỡng hàng năm là 1.607 giờ (bao gồm cả ngày đoàn kết).

Thiết bị này được phổ biến rộng rãi trong các ngành có hoạt động theo mùa vụ (du lịch, nông nghiệp, thương mại) và cho phép làm mịn những biến động về hoạt động mà không tạo ra giờ làm thêm một cách hệ thống trong những thời kỳ cao điểm.

Hợp đồng giờ hàng tuần hoặc hàng tháng

Khác biệt với hợp đồng hàng năm theo ngày, hợp đồng giờ bao gồm việc thỏa thuận hợp đồng một thời gian làm việc vượt quá 35 giờ (ví dụ: 39 giờ/tuần), bao gồm một khối lượng cố định của giờ làm thêm. Những giờ này sau đó được trả lương với phụ cấp của chúng ngay từ khi bắt đầu công việc, mà không kích hoạt sau đó.

Để đảm bảo tính hợp lệ của một hợp đồng như vậy, ký điện tử trong doanh nghiệp của những điều chỉnh hợp đồng trở thành một thực tiễn ngày càng phổ biến, cho phép bảo lưu một bằng chứng có thể đối lập với sự đồng ý của nhân viên.

Lao động bán thời gian và giờ làm bổ sung: không nhầm lẫn

Để nhắc lại, những nhân viên bán thời gian không thể thực hiện giờ làm bổ sung vượt quá 10 % thời gian hợp đồng (hoặc 33 % nếu một thỏa thuận ngành cho phép), và những giờ này không dẫn đến những phụ cấp giống như giờ làm thêm. Mức tỷ lệ áp dụng là 10 % cho những giờ trong giới hạn của phần mười, và 25 % vượt quá.

Quản lý hiệu quả những tài liệu liên quan đến điều chỉnh thời gian làm việc có thể được đơn giản hóa đáng kể bởi việc sử dụng trình tạo hợp đồng theo AI của Certyneo, tích hợp những điều khoản pháp luật cập nhật cho những loại hợp đồng khác nhau.

Khung pháp lý áp dụng cho giờ làm thêm

Quy định Pháp về giờ làm thêm được đặt trong một khuôn khổ pháp lý và quy định được tầng, kết hợp luật quốc gia và luật Liên minh Châu Âu.

Bộ luật Lao động (phần đạo luật):

• Điều L3121-28: định nghĩa giờ làm thêm là những giờ thực hiện vượt quá 35 giờ/tuần;

• Điều L3121-33 đến L3121-40: chế độ phụ cấp, thời gian nghỉ bù và khả năng điều chỉnh bằng thỏa thuận;

• Điều L3121-41 đến L3121-47: điều chỉnh và lập kế hoạch hàng năm thời gian làm việc;

• Điều L3121-36: mức tỷ lệ phụ cấp hợp pháp (25 % và 50%);

• Điều L3121-18 đến L3121-21: thời gian tối đa tuyệt đối của làm việc.

Bộ luật Lao động (phần quy định):

• Điều D3121-24: xác định hạn mức hàng năm là 220 giờ nếu không có thỏa thuận tập thể;

• Điều R3243-1: những đề cập bắt buộc trên phiếu lương liên quan đến giờ làm thêm.

Chỉ thị Châu Âu 2003/88/CE liên quan đến những khía cạnh nhất định của sắp xếp thời gian làm việc: nó yêu cầu các quốc gia thành viên đảm bảo những giới hạn tối đa về thời gian làm việc hàng tuần (48 giờ bình quân) và những khoảng thời gian nghỉ tối thiểu hàng ngày (11 giờ liên tiếp) và hàng tuần (24 giờ). Việc chuyển giao vào luật Pháp được đảm bảo bởi những điều được nêu trên của Bộ luật Lao động.

Phán lệ CJUE C-55/18 (14 tháng 5 năm 2019), CCOO c/ Deutsche Bank: Tòa án Công lý của Liên minh Châu Âu đã phán quyết rằng những quốc gia thành viên phải áp đặt cho những người sử dụng lao động việc thiết lập một hệ thống khách quan, đáng tin cậy và dễ tiếp cận cho phép đo thời gian làm việc hàng ngày của mỗi người lao động. Phán quyết này có tác động trực tiếp đến những nghĩa vụ chứng minh của những người sử dụng lao động Pháp liên quan đến theo dõi giờ làm thêm.

Luật số 2007-1223 ngày 21 tháng 8 năm 2007 (Luật TEPA): thiết lập chế độ miễn trừ xã hội và thuế của giờ làm thêm, được xác nhận lại và mở rộng bởi Luật số 2018-771 ngày 5 tháng 9 năm 2018.

Sắc lệnh Macron số 2017-1385 và 2017-1387 ngày 22 tháng 9 năm 2017: tăng cường quyền ưu tiên của thỏa thuận doanh nghiệp trên thỏa thuận ngành đối với những phương pháp áp dụng giờ làm thêm (mức phụ cấp, hạn mức, thời gian nghỉ bù).

Những rủi ro pháp lý chính: bất kỳ người sử dụng lao động nào bỏ qua thanh toán giờ làm thêm sẽ phải chịu nhắc nhở mức lương trong ba năm (Điều L3245-1 của Bộ luật Lao động), những sửa chữa URSSAF và, trong trường hợp che giấu cố ý, một phân loại lại lao động bị che giấu (Điều L8221-5), phải chịu 3 năm tù giam và 45.000 € phạt tiền đối với những cá nhân.

Những tình huống sử dụng cụ thể

Một doanh nghiệp vừa và nhỏ công nghiệp có 45 nhân viên đối mặt với một đợt sản xuất cao

Một doanh nghiệp vừa và nhỏ công nghiệp chuyên về phụ kiến cơ khí chịu mỗi quý những đợt cao điểm đơn hàng đòi hỏi 6 đến 8 giờ làm thêm mỗi tuần trên mỗi nhân viên vận hành trong 6 đến 8 tuần liên tiếp. Không có hệ thống theo dõi có cấu trúc, doanh nghiệp tích lũy những lỗi tính toán về phụ cấp (25 % so với 50 %) và những lần quên đề cập trên phiếu lương, tạo ra những yêu cầu tòa án lao động định kỳ.

Bằng cách triển khai một công cụ theo dõi thời gian được tích hợp với phần mềm lương, kết hợp với một giải pháp ký điện tử cho những điều chỉnh hợp đồng hàng tuần, phòng ban HR đã giảm 70 % thời gian xử lý hành chính liên quan đến giờ làm thêm và loại bỏ những khiếu nại về tính toán phụ cấp. Chi phí quản lý tòa án lao động (phí luật sư, giờ HR được huy động) đã giảm khoảng 15.000 € trong hai năm tài chính liên tiếp, theo những ước tính nội bộ.

Một công ty tư vấn tổ chức với 12 cố vấn

Trong một công ty tư vấn, những cố vấn cao cấp thường xuyên thực hiện từ 42 đến 46 giờ mỗi tuần trong giai đoạn dự án cơ cấu. Công ty đã chọn một thỏa thuận hợp đồng giờ là 39 giờ tích hợp 4 giờ làm thêm được tăng 25 %, nhưng những điều chỉnh không được ký có hệ thống trước khi bắt đầu công việc.

Bằng cách áp dụng một quy trình ký điện tử cho tất cả những tài liệu hợp đồng HR, công ty đã có thể tạo một bằng chứng có thể đối lập của sự đồng ý trước của nhân viên cho mỗi dự án vượt quá thời gian hợp đồng. Kết quả: khi một cuộc kiểm tra URSSAF được thực hiện cho 3 năm tài chính, không có sửa chữa nào được phán quyết về khía cạnh giờ làm thêm, trong khi những công ty tư vấn so sánh từ cùng một ngành chịu một nhắc nhở trung bình về cotisations của 8.000 đến 25.000 € theo những báo cáo của ACOSS.

Một cửa hàng bán lẻ thực phẩm với sắp xếp hàng năm

Một cửa hàng bán lẻ thực phẩm khai thác một chục điểm bán lẻ khu vực đã triển khai một thỏa thuận lập kế hoạch hàng năm thời gian làm việc, nhưng giao tiếp đến nhân viên về cộng tổng giờ của họ vẫn còn mờ nhạt. Những nhân viên không biết liệu tuần 39 hoặc 40 giờ của họ sẽ cuối cùng tạo ra giờ làm thêm ở cuối khoảng thời gian.

Bằng cách dễ dàng hóa những bảng chi tiết hàng tháng của giờ và yêu cầu ký điện tử chúng bởi mỗi nhân viên, phòng ban quản lý đã thành lập một sự minh bạch làm giảm những yêu cầu thông tin của phòng ban HR 40 % và giảm số lượng khiếu nại ở cuối khoảng thời gian tham chiếu. Lợi nhuận của năng suất HR được ước tính đại diện cho những tương đương với khoảng 0,3 ETP trên toàn bộ mạng.

Kết luận

Giờ làm thêm tuân theo một khung pháp lý chính xác và ràng buộc: mức phụ cấ