Giờ làm thêm: Lương thưởng và tính toán hợp pháp

Giờ làm thêm là một trong những vấn đề nhạy cảm nhất trong luật lao động Pháp. Hàng năm, thanh tra lao động phát hiện hàng nghìn vi phạm liên quan đến áp dụng sai các quy tắc lương thưởng hoặc tính toán sai thời gian làm việc. Tuy nhiên, Bộ luật lao động rất rõ ràng: khi nhân viên vượt quá thời gian làm việc theo luật quy định là 35 giờ mỗi tuần, các mức tăng lương bắt buộc sẽ được áp dụng. Trong bài viết này, chúng tôi xem xét chi tiết chế độ áp dụng cho giờ làm thêm — định nghĩa của chúng, cách tính toán, mức tăng lương, hạn ngạch hàng năm và miễn trừ xã hội và thuế hiện hành — để bạn có thể quản lý công ty của mình một cách hoàn toàn tuân thủ pháp luật.

Định nghĩa và kích hoạt giờ làm thêm

Giờ làm thêm là gì?

Theo Điều L3121-28 của Bộ luật lao động, giờ làm thêm là tất cả các giờ làm việc được thực hiện vượt quá thời gian làm việc theo luật quy định hàng tuần được quy định là 35 giờ. Thời gian làm việc theo luật này được tính trên tuần dương lịch, bắt đầu từ thứ Hai lúc 0h00 và kết thúc vào Chủ nhật lúc 24h00, trừ khi có thỏa thuận tập thể quy định cách tổ chức khác.

Điều quan trọng là phân biệt giờ làm thêm với giờ bổ sung, chỉ áp dụng cho nhân viên bán thời gian làm việc vượt quá thời gian được quy định trong hợp đồng của họ mà không vượt quá 35 giờ. Sự nhầm lẫn giữa hai khái niệm này rất thường xuyên và có thể dẫn đến tranh chấp tại tòa án lao động.

Ai quyết định giờ làm thêm?

Giờ làm thêm được thực hiện theo yêu cầu của chủ lao động, dù là công khai hay ngầm định. Theo nguyên tắc, nhân viên không thể tự phát yêu cầu giờ làm thêm và sau đó yêu cầu được trả lương cho chúng — trừ khi chủ lao động biết về điều này và không phản đối (thẩm phán ổn định của Tòa án Tối cao, đặc biệt là Cass. soc. 5 tháng 5 năm 2021, n°19-14.295).

Bằng chứng giờ làm thêm phụ thuộc vào một chế độ chứng minh chia sẻ: nhân viên phải hỗ trợ yêu cầu của họ bằng các yếu tố đủ chính xác (báo cáo quét thẻ, email muộn, lịch) và chủ lao động phải trả lời bằng các yếu tố kiểm soát thời gian làm việc của riêng họ.

Tính toán giờ làm thêm và mức tăng lương

Mức tăng lương theo luật quy định

Nếu không có thỏa thuận tập thể hoặc hiệp định doanh nghiệp quy định các điều khoản có lợi hơn, mức tăng lương theo luật quy định được áp dụng như sau (Điều L3121-36 của Bộ luật lao động):

• 25% cho 8 giờ làm thêm đầu tiên được thực hiện trong tuần (từ giờ thứ 36 đến giờ thứ 43)

• 50% cho các giờ thực hiện sau đó (từ giờ thứ 44 trở đi)

Thỏa thuận tập thể hoặc hiệp định ngành có thể giảm mức tăng lương ở khoảng đầu xuống tối thiểu 10%, nhưng không bao giờ có thể quy định mức tăng lương thấp hơn.

Cách tính lương thực tế?

Tính toán được thực hiện dựa trên mức lương theo giờ gộp của nhân viên. Đối với nhân viên được trả lương hàng tháng, mức lương theo giờ được tính như sau:

Mức lương theo giờ = Lương hàng tháng gộp ÷ (Thời gian làm việc tham chiếu hàng tháng tính bằng giờ)

Thời gian làm việc tham chiếu hàng tháng cho nhân viên toàn thời gian 35 h/tuần là 151,67 giờ (35 h × 52 tuần ÷ 12 tháng).

Ví dụ cụ thể: Một nhân viên nhận 2.500 € gộp mỗi tháng. Mức lương theo giờ của anh ta là 2.500 ÷ 151,67 = 16,48 € gộp/giờ. Nếu anh ta làm 4 giờ thêm trong tuần:

• 4 × 16,48 × 1,25 = 82,40 € gộp được trả thêm.

Thay thế mức tăng lương bằng thời gian nghỉ bù

Điều L3121-33 của Bộ luật lao động cho phép, dưới điều kiện có hiệp định tập thể, thay thế toàn bộ hoặc một phần thanh toán giờ làm thêm (và mức tăng lương liên quan) bằng thời gian nghỉ bù thay thế (RCR). Thời gian nghỉ này phải được nghỉ trong 12 tháng sau khi có quyền sử dụng và không thể được áp đặt một chiều bởi chủ lao động mà không có hiệp định tập thể.

Hạn ngạch hàng năm giờ làm thêm

Định nghĩa và ngưỡng theo luật

Hạn ngạch hàng năm đại diện cho khối lượng giờ làm thêm mà chủ lao động có thể yêu cầu nhân viên của họ thực hiện mà không cần xin phép thanh tra lao động, nhưng vẫn phải tuân thủ nghĩa vụ thông báo cho Ủy ban Xã hội và Kinh tế (CSE). Nếu không có hiệp định tập thể, hạn ngạch tham chiếu theo luật quy định được cố định theo sắc lệnh là 220 giờ mỗi năm cho mỗi nhân viên (Điều D3121-24 của Bộ luật lao động).

Hiệp định ngành hoặc doanh nghiệp có thể sửa đổi hạn ngạch này tăng hoặc giảm. Trong một số ngành (xây dựng, khách sạn-nhà hàng), nó có thể đạt 300 đến 400 giờ.

Vượt quá hạn ngạch: bồi thường bằng thời gian nghỉ bắt buộc

Mỗi giờ làm thêm được thực hiện vượt quá hạn ngạch hàng năm mở quyền, cho nhân viên, được bồi thường bằng thời gian nghỉ bắt buộc (COR). Bồi thường này được quy định là:

• 50% các giờ làm thêm được thực hiện vượt quá hạn ngạch trong các doanh nghiệp có 20 nhân viên hoặc ít hơn

• 100% trong các doanh nghiệp có hơn 20 nhân viên

Việc bỏ qua COR làm cho chủ lao động phải đối mặt với các hình phạt tòa án lao động đáng kể, vì nó được coi như là bồi thường lương bổ sung được trả hết quyền.

Để quản lý hiệu quả việc theo dõi thời gian làm việc và số hóa các tài liệu nhân sự liên quan, các giải pháp ký điện tử cho nhân sự cho phép bảo mật các sửa đổi hợp đồng lao động và các hiệp định điều chỉnh thời gian làm việc.

Miễn trừ thuế và xã hội: chế độ Fillon/TEPA

Miễn trừ thuế thu nhập cá nhân

Kể từ luật ngày 21 tháng 8 năm 2007 (gọi là luật TEPA), được xác nhận lại và tăng cường bởi luật ngày 16 tháng 8 năm 2022 (luật áp dụng các biện pháp khẩn cấp để bảo vệ khả năng mua của công chúng), tiền lương được trả cho giờ làm thêm được hưởng miễn trừ thuế thu nhập cá nhân được giới hạn ở 7.500 € mỗi năm (Điều 81 quater của Bộ luật Thuế chung).

Miễn trừ này được áp dụng cho tiền lương gộp của giờ làm thêm, bao gồm cả mức tăng lương. Nó là tự động và không yêu cầu bất kỳ thủ tục cụ thể nào của nhân viên.

Giảm đóng góp lao động

Đồng thời, nhân viên được hưởng giảm đóng góp lao động cho giờ làm thêm, được tính theo mức 11,31% (tính từ ngày 1 tháng 1 năm 2024) trên tiền lương gộp của những giờ này, trong giới hạn đóng góp bảo hiểm lao động do được trả. Giảm này có thể đại diện cho một lợi ích tài chính ròng đáng kể cho nhân viên.

Khấu trừ định mức cho chủ lao động

Ở phía chủ lao động, khấu trừ định mức đóng góp chủ lao động cũng được áp dụng, có điều kiện. Đối với các doanh nghiệp có dưới 20 nhân viên, khấu trừ này được quy định là 1,50 € cho mỗi giờ làm thêm được thực hiện. Đối với các doanh nghiệp có 20 nhân viên trở lên, khấu trừ được loại bỏ kể từ năm 2012.

Những cơ chế miễn trừ này yêu cầu phải theo dõi chặt chẽ các giờ được thực hiện. Bảng lương phải nêu rõ giờ làm thêm và tiền lương tăng của chúng, điều này làm cho việc có hệ thống quản lý thời gian làm việc đáng tin cậy là cần thiết. Số hóa bảng lương và các tài liệu liên quan, được quy định bởi hướng dẫn hoàn chỉnh về ký điện tử, có thể đơn giản hóa đáng kể việc quản lý này.

Nghĩa vụ của chủ lao động và rủi ro khi không tuân thủ

Nghĩa vụ tính toán thời gian làm việc

Điều L3171-4 của Bộ luật lao động yêu cầu mọi chủ lao động phải thiết lập hệ thống tính toán thời gian làm việc của mỗi nhân viên. Nghĩa vụ này được tăng cường kể từ phán quyết của CJEU ngày 14 tháng 5 năm 2019 (vụ C-55/18, CCOO c/ Deutsche Bank), yêu cầu một hệ thống khách quan, đáng tin cậy và có thể truy cập cho phép đo lường thời gian làm việc hàng ngày.

Sự vắng mặt của một hệ thống như vậy cấu thành vi phạm được thanh tra lao động phát hiện và có thể dẫn đến:

• Phạt hành chính có thể đạt 1.500 € cho mỗi nhân viên liên quan

• Thay đổi tổ chức lao động lại với yêu cầu hoàn trả lương trong 3 năm

• Bồi thường thiệt hại tại tòa án lao động trong trường hợp tranh chấp cá nhân

Thời gian tối đa không vượt quá

Ngoài giờ làm thêm, chủ lao động phải đảm bảo tuân thủ thời gian làm việc tối đa được quy định trong Bộ luật lao động:

• 10 giờ mỗi ngày (với các ngoại lệ có thể lên đến 12 giờ)

• 48 giờ mỗi tuần (giới hạn tuyệt đối)

• 44 giờ trên trung bình trong một khoảng thời gian 12 tuần liên tiếp

Việc không tuân thủ những ngưỡng này làm cho chủ lao động phải đối mặt với các hình phạt hình sự (vi phạm hạng 4, tức là 1.500 € cho mỗi nhân viên và mỗi lần vi phạm).

Hiệp định tập thể và tính linh hoạt của tổ chức lao động

Các thỏa thuận tập thể ngành hoặc hiệp định doanh nghiệp đóng vai trò trung tâm trong việc điều chỉnh các quy tắc liên quan đến giờ làm thêm. Luật Lao động ngày 8 tháng 8 năm 2016 đã công nhận ưu tiên của hiệp định doanh nghiệp đối với hiệp định ngành trong nhiều lĩnh vực, bao gồm mức tăng lương giờ làm thêm (tối thiểu 10%), hạn ngạch hàng năm và chế độ thời gian nghỉ bù.

Đàm phán và ký kết những hiệp định doanh nghiệp như vậy yêu cầu một quy trình chính thức. Ký điện tử trong doanh nghiệp cung cấp giải pháp bảo mật để kết luận những hiệp định tập thể này tuân thủ các yêu cầu pháp luật, với giá trị bằng chứng được công nhận trước các tòa án xã hội.

Khung pháp luật áp dụng cho giờ làm thêm

Chế độ pháp lý của giờ làm thêm ở Pháp dựa trên một corpus chuẩn mực dày đặc, ở nhiều cấp độ.

Bộ luật lao động:

• Điều L3121-28: định nghĩa giờ làm thêm (giờ được thực hiện vượt quá thời gian làm việc theo luật quy định 35 giờ)

• Điều L3121-33: khả năng thay thế thanh toán bằng thời gian nghỉ bù thay thế, dưới hiệp định tập thể

• Điều L3121-36: mức tăng lương theo luật quy định (25% và 50%)

• Điều L3121-30: hạn ngạch hàng năm giờ làm thêm

• Điều D3121-24: xác định hạn ngạch theo luật là 220 giờ theo sắc lệnh

• Điều L3171-4: nghĩa vụ tính toán thời gian làm việc

• Điều L3121-37 đến L3121-40: bồi thường bằng thời gian nghỉ vượt quá hạn ngạch

Bộ luật Thuế chung:

• Điều 81 quater của CGI: miễn trừ thuế thu nhập cá nhân trên tiền lương giờ làm thêm, trong giới hạn 7.500 € mỗi năm, từ luật ngày 21 tháng 8 năm 2007 và được xác nhận bởi luật ngày 16 tháng 8 năm 2022

Bộ luật An sinh xã hội:

• Điều L241-17 và tiếp theo: giảm đóng góp lao động trên giờ làm thêm theo mức 11,31% (tính từ ngày 1 tháng 1 năm 2024)

• Khấu trừ định mức cho chủ lao động là 1,50 €/giờ cho các doanh nghiệp dưới 20 nhân viên

Thẩm phán châu Âu và quốc gia:

• CJEU, 14 tháng 5 năm 2019, C-55/18 (CCOO c/ Deutsche Bank): nghĩa vụ của mọi chủ lao động phải thiết lập một hệ thống khách quan và đáng tin cậy để tính toán thời gian làm việc hàng ngày

• Tòa án Tối cao, phòng xã hội, 5 tháng 5 năm 2021, n°19-14.295: chế độ chứng minh chia sẻ trong các vấn đề về giờ làm thêm

Nghĩa vụ và rủi ro cho chủ lao động: Bất kỳ sai sót nào trong thanh toán hoặc tính toán giờ làm thêm cấu thành tội danh lao động che giấu (Điều L8221-5 của Bộ luật lao động) nếu tính cách cố ý được xác lập, phạt tù đến 3 năm và phạt tiền đến 45.000 €. Thời hiệu yêu cầu hoàn trả lương là 3 năm (Điều L3245-1 của Bộ luật lao động). Các đại diện của nhân viên và những người ủy quyền công đoàn có quyền cảnh báo cụ thể trong trường hợp vượt quá hạn ngạch hàng năm, và CSE phải được tư vấn trước bất kỳ sử dụng giờ làm thêm vượt quá hạn ngạch.

Kịch bản sử dụng cụ thể

Kịch bản 1: Một doanh nghiệp vừa và nhỏ sản xuất trong giai đoạn cao điểm

Một doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực sản xuất khoảng 80 nhân viên đối mặt với một đơn hàng ngoại lệ yêu cầu tăng tốc độ tạm thời trong 6 tuần. Công ty quyết định sử dụng giờ làm thêm cho 40 nhân viên vận hành, mỗi người 6 giờ làm thêm mỗi tuần.

Tính toán: 6 giờ × 25% tăng lương × 6 tuần = 36 giờ làm thêm được tăng cho mỗi nhân viên trong giai đoạn. Dựa trên mức lương theo giờ trung bình 14 € gộp, chi phí bổ sung cho mỗi nhân viên là 36 × 14 × 1,25 = 630 € gộp. Cho 40 nhân viên: 25.200 € gộp chi phí lao động bổ sung.

Nhờ khấu trừ định mức cho chủ lao động (1,50 € × 36 giờ × 40 nhân viên = 2.160 €) và miễn trừ đóng góp lao động, doanh nghiệp vừa và nhỏ tiết kiệm ròng khoảng 15 đến 20% trên những tiền lương này so với tuyển dụng tạm thời. Các sửa đổi hợp đồng thay đổi tạm thời tốc độ làm việc được ký điện tử, giảm thời gian thu thập chữ ký từ 5 ngày xuống dưới 24 giờ.

Kịch bản 2: Một công ty tư vấn kế toán trong giai đoạn thuế

Một công ty tư vấn kế toán có 25 cộng tác viên trải qua hàng năm một mức độ quá tải công việc cần thiết từ tháng 3 đến tháng 6 (đóng tài khoản, khai báo thuế). Những cộng tác viên thường xuyên thực hiện từ 8 đến 12 giờ làm thêm mỗi tuần trong giai đoạn này.

Công ty, đã đàm phán một hiệp định thay thế với những đại diện nhân viên của mình, chọn thời gian nghỉ bù thay thế (RCR) thay vì thanh toán ngay. Các nhân viên kế toán được nghỉ 3 đến 4 ngày vào tháng 7-8, giai đoạn ít bận cho công ty. Chế độ này cho phép công ty tiết kiệm dòng tiền ngay được ước tính là 35.000 € mỗi năm tài chính đồng thời giữ chân các đội ngũ bằng một lợi ích tiện ích được đánh giá cao. Các hiệp định RCR được chính thức hóa và ký qua giải pháp ký điện tử đủ tiêu chuẩn, đảm bảo tính phòng chống của chúng trong trường hợp tranh chấp tòa án lao động.

Kịch bản 3: Một công ty logistics quản lý hạn ngạch chặt chẽ

Một công ty logistics khoảng 150 nhân viên, trong đó 90 lái xe và người xếp dỡ, tiếp cận hàng năm ngưỡng 200 giờ làm thêm cho mỗi nhân viên (trong 220 được phép) trong các giai đoạn lễ hội. Để tránh vượt quá hạn ngạch và bồi thường bằng thời gian nghỉ bắt buộc liên quan (COR) — sẽ đại diện cho 100% các giờ vượt quá hạn ngạch cho một doanh nghiệp có quy mô này — Giám đốc Nhân sự triển khai bảng điều khiển theo dõi thời gian thực.

Khi một nhân viên tiếp cận 200 giờ, hệ thống tự động cảnh báo cho người quản lý để phân phối lại công việc. Sự theo dõi chặt chẽ này, kết hợp với số hóa các kế hoạch và tài liệu điều chỉnh thời gian làm việc qua các công cụ tuân thủ các yêu cầu của quy định eIDAS 2.0, cho phép công ty tránh chi phí bổ sung được ước tính là 18.000 € trong COR trong khoảng thời gian, đồng thời vẫn tuân thủ các nghĩa vụ thông báo cho CSE.

Kết luận

Chế độ giờ làm thêm ở Pháp vừa bảo vệ nhân viên vừa ràng buộc cho chủ lao động. Nắm vững cách tính tỷ lệ tăng lương (25% và 50%), tuân thủ hạn ngạch hàng năm 220 giờ, khai thác miễn trừ thuế và xã hội có sẵn, và chính thức hóa chặt chẽ các hiệp định tập thể là những mệnh lệnh quyết định tính tuân thủ của công ty bạn với luật lao động.

Số hóa đóng một vai trò ngày càng tăng trong việc quản lý những nghĩa vụ này: sửa đổi, hiệp định thời gian nghỉ bù, tài liệu theo dõi thời gian làm việc — tất cả những hành động này có thể được ký và lưu trữ một cách bảo mật và phòng chống. Certyneo hỗ trợ bạn trong sự chuyển đổi này với giải pháp ký điện tử tuân thủ eIDAS, được thiết kế đặc biệt cho nhu cầu của các đội nhân sự và pháp lý.

Sẵn sàng bảo mật các quy trình nhân sự của bạn? Khám phá các đề xuất của Certyneo và bắt đầu số hóa các tài liệu quản lý thời gian làm việc của bạn ngay hôm nay.