Giờ làm thêm : Tăng lương theo luật pháp và cách tính toán

Giới thiệu : tại sao phải nắm vững chế độ giờ làm thêm ?

Giờ làm thêm là một trong những vấn đề nhạy cảm nhất trong luật lao động Pháp. Từ việc tính toán các khoản tăng lương bắt buộc, tuân thủ hạn ngạch hàng năm theo quy định và các miễn trừ xã hội cũng như thuế từ Luật TEPA, mỗi sai lầm có thể tốn kém cho nhà tuyển dụng. Vào năm 2025, DIRECCTE (nay là DREETS) đã chỉ ra rằng các tranh chấp liên quan đến giờ làm thêm chiếm gần 22 % các yêu cầu của Tòa án tư vấn lao động. Bài viết này hướng dẫn bạn từng bước thông qua các quy tắc pháp lý, phương pháp tính toán và các thực tiễn tốt nhất để hình thức hoá các thỏa thuận theo đúng quy định, đặc biệt là nhờ chữ ký điện tử trong doanh nghiệp.

---

Khung pháp lý về giờ làm thêm ở Pháp

Định nghĩa và kích hoạt pháp lý

Theo điều L. 3121-28 của Bộ luật lao động, tất cả các giờ làm việc vượt quá thời gian làm việc hợp pháp hàng tuần được quy định là 35 giờ được coi là giờ làm thêm. Đối với các nhân viên toàn thời gian chịu sự điều chỉnh của một chế độ giờ làm việc tập thể, việc tính toán được thực hiện hàng tuần (từ thứ Hai 0h00 đến Chủ nhật 24h00).

Một số hợp đồng lao động tập thể có thể quy định một thời gian tham chiếu khác thông qua thỏa thuận điều chỉnh hoặc hàng năm hoá thời gian làm việc (các điều L. 3121-41 đến L. 3121-47). Trong trường hợp này, giờ làm thêm được tính toán vào cuối kỳ, trên cơ sở thời gian hàng năm theo hợp đồng lao động (thường là 1 607 giờ).

Yêu cầu của nhà tuyển dụng và sự đồng ý của nhân viên

Việc thực hiện giờ làm thêm dựa trên yêu cầu rõ ràng hoặc ngầm của nhà tuyển dụng. Tòa án Tối cao (Soc., 14 tháng 11 năm 2018, số 17-16.025) nhắc lại rằng các giờ làm việc được thực hiện theo sáng kiến của chính nhân viên, mà không có yêu cầu hay sự chấp thuận của nhà tuyển dụng, không thể được coi là giờ làm thêm. Tuy nhiên, việc chứng minh thực hiện các giờ làm việc được gánh vác bởi nhân viên (bảng thời gian, quét thẻ, email), trong khi nhà tuyển dụng phải cung cấp các yếu tố bác bỏ.

Hạn ngạch hàng năm theo quy định

Điều L. 3121-30 của Bộ luật lao động quy định hạn ngạch hàng năm về giờ làm thêm là 220 giờ trên mỗi nhân viên trong trường hợp không có thỏa thuận tập thể. Một thỏa thuận của doanh nghiệp hoặc ngành có thể điều chỉnh ngưỡng này tăng hoặc giảm. Vượt quá hạn ngạch :

• Nhà tuyển dụng phải tham vấn CSE (Ủy ban Xã hội và Kinh tế).

• Nhân viên hưởng lợi từ bồi thường bắt buộc bằng cách nghỉ ngơi (COR) bằng 50 % số giờ vượt quá hạn ngạch đối với các doanh nghiệp có 20 nhân viên trở xuống, và 100 % đối với các doanh nghiệp lớn hơn.

---

Mức tăng lương theo luật pháp : cách áp dụng ?

Mức tăng lương tối thiểu được luật pháp quy định

Điều L. 3121-36 của Bộ luật lao động quy định, trong trường hợp không có thỏa thuận tập thể, các khoản tăng lương sau :

| Giờ làm việc liên quan | Mức tăng lương | |---|---| | Giờ làm thêm thứ 1 đến thứ 8 (H36 đến H43) | 25 % | | Từ giờ làm thêm thứ 9 trở đi (H44 trở đi) | 50 % |

Một thỏa thuận của doanh nghiệp hoặc ngành có thể quy định một mức tăng lương khác, với điều kiện là mức tăng đó không nhỏ hơn 10 % (điều L. 3121-33). Sự linh hoạt này cho phép các doanh nghiệp nhỏ và vừa thương lượng mức tăng 15 % hoặc 20 %, trong khi vẫn nằm trên mức tối thiểu.

Phương pháp tính toán thực tế

Mức lương cơ bản hàng giờ brutto đóng vai trò là tiêu chuẩn tham chiếu. Đối với một nhân viên có mức lương hàng tháng brutto là 2 500 € :

• Mức lương cơ bản hàng giờ brutto : 2 500 € ÷ 151,67 h = 16,48 €/h

• Tăng lương 25 % (H36 đến H43) : 16,48 × 1,25 = 20,60 €/h

• Tăng lương 50 % (H44 trở đi) : 16,48 × 1,50 = 24,72 €/h

Thời gian tham chiếu hàng tháng 151,67 giờ tương ứng với 35 h × 52 tuần ÷ 12 tháng.

Thay thế tăng lương bằng thời gian nghỉ bù

Điều L. 3121-33 của Bộ luật lao động cho phép, dựa trên thỏa thuận tập thể hoặc, nếu không có, thỏa thuận cá nhân, thay thế thanh toán giờ làm thêm được tăng lương bằng một thời gian nghỉ bù thay thế (RCR). Thời gian nghỉ này được cấp trong một khoảng thời gian tối đa 18 tháng kể từ khi quyền được mở (điều D. 3121-18). Việc hình thức hoá thỏa thuận cá nhân này sẽ được thực hiện thông qua chữ ký điện tử cho các bộ phận HR để đảm bảo tính truy xuất và giá trị chứng minh.

---

Miễn trừ thuế và xã hội : chế độ TEPA và các thay đổi của nó

Cơ chế miễn trừ hiện tại

Bắt nguồn từ Luật ngày 21 tháng 8 năm 2007 (gọi là "Luật TEPA") và được hiệp nhất bởi Luật số 2018-1213 ngày 24 tháng 12 năm 2018, cơ chế miễn trừ cho phép :

• Miễn trừ thuế thu nhập đối với nhân viên về tiền thù lao cho giờ làm thêm, trong giới hạn 7 500 € mỗi năm (điều 81 quater của Bộ luật tổng hợp về thuế).

• Giảm đóng góp cho nhân viên : khấu trừ cố định 1,50 € trên mỗi giờ làm thêm đối với tất cả nhân viên.

• Khấu trừ cố định của nhà tuyển dụng : đối với các doanh nghiệp dưới 20 nhân viên, giảm 0,50 € trên mỗi giờ làm thêm trên đóng góp của nhà tuyển dụng.

Các nghĩa vụ khai báo của nhà tuyển dụng

Nhà tuyển dụng phải khai báo giờ làm thêm được miễn trừ thông qua Khai báo Xã hội Danh sách (DSN), phân biệt trên phiếu lương :

• Số giờ làm thêm được thực hiện.

• Tiền thù lao brutto tương ứng trước khi miễn trừ.

• Số tiền đóng góp được giảm.

Sự thiếu khai báo hoặc sai sót trong phần mục DSN khiến nhà tuyển dụng phải đối mặt với bổ sung từ URSSAF, các đóng góp không được trả phải được thanh toán với phí chậm trễ (điều R. 243-18 của Bộ luật an sinh xã hội).

Trường hợp đặc biệt của hợp đồng lương cố định theo ngày

Các nhân viên trong thỏa thuận lương cố định hàng năm theo ngày (điều L. 3121-58 và các điều tiếp theo) không phải chịu chế độ giờ làm thêm theo nghĩa chặt chẽ. Các "ngày vượt quá" của họ ngoài hạn ngạch hợp đồng (thường là 218 ngày) có thể được tăng lương nếu thỏa thuận tập thể quy định như vậy. Tòa án Tối cao (Soc., 26 tháng 9 năm 2012, số 11-14.540) nhắc lại rằng bất kỳ điều khoản nào về hạn ngạch ngày mà không có cơ chế kiểm soát thời gian làm việc hiệu quả là vô hiệu và lập tức.

---

Hình thức hoá và tính truy xuất : đóng góp của chữ ký điện tử cho các phụ lục HR

Tại sao phải ký điện tử các phụ lục liên quan đến giờ làm thêm ?

Sự gia tăng các thỏa thuận cá nhân (RCR, hạn ngạch giờ, phụ lục điều chỉnh) tạo ra một khối lượng tài liệu đáng kể. Ký những tài liệu này trên giấy kéo dài thời gian, làm phức tạp việc lưu trữ và làm suy yếu chứng cứ trong trường hợp tranh chấp. Chữ ký điện tử nâng cao phù hợp với eIDAS cung cấp giá trị chứng minh tương đương với chữ ký viết tay (điều 1367 của Bộ luật Dân sự) và đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu được ký.

Tích hợp vào các quy trình HR

Một nền tảng như Certyneo cho phép tự động hoá việc gửi và ký các phụ lục ngay khi nhân viên vượt quá hạn ngạch theo hợp đồng, tập trung các bằng chứng về sự đồng ý và tạo ra một dấu vết kiểm toán có dấu thời gian. Các bộ phận HR do đó giảm thời gian ký các phụ lục từ 5 đến 7 ngày làm việc (quy trình giấy tờ) xuống dưới 24 giờ trung bình. Để so sánh các giải pháp có sẵn trên thị trường, hãy tham khảo so sánh các giải pháp chữ ký điện tử của chúng tôi.

Bảo quản và lưu trữ pháp lý

Điều L. 3243-4 của Bộ luật lao động buộc phải bảo quản các phiếu lương trong 5 năm ; các phụ lục cá nhân liên quan đến giờ làm thêm tuân theo quy tắc tương tự. Lưu trữ điện tử có giá trị chứng minh — phù hợp với tiêu chuẩn NF Z 42-026 và quy định eIDAS — đảm bảo tính có thể áp dụng của các tài liệu trong trường hợp kiểm tra URSSAF hoặc yêu cầu của Tòa án tư vấn lao động. Hướng dẫn hoàn chỉnh về chữ ký điện tử chi tiết các yêu cầu kỹ thuật cần tuân theo để lưu trữ pháp lý an toàn.

Khung pháp lý áp dụng cho giờ làm thêm và hình thức hoá của chúng

Các điều của Bộ luật lao động

Chế độ giờ làm thêm được quy định bởi các điều L. 3121-28 đến L. 3121-48 của Bộ luật lao động, quy định thời gian tham chiếu hợp pháp (35 giờ hàng tuần), mức tăng lương tối thiểu (25 % rồi 50 %), hạn ngạch hàng năm theo quy định (220 giờ trong trường hợp không có thỏa thuận) và các phương thức bồi thường bắt buộc bằng thời gian nghỉ. Các điều D. 3121-14 đến D. 3121-18 làm rõ các ngưỡng và thời hạn theo quy định liên quan.

Miễn trừ thuế và xã hội

Điều 81 quater của Bộ luật tổng hợp về thuế đặt ra miễn trừ thuế thu nhập trong giới hạn 7 500 € hàng năm. Các khoản giảm đóng góp được quy định bởi điều L. 241-18 của Bộ luật an sinh xã hội, được sửa đổi bởi Luật số 2018-1213 ngày 24 tháng 12 năm 2018. Việc không tuân thủ các quy định này khiến nhà tuyển dụng phải đối mặt với bổ sung từ URSSAF cùng với việc áp dụng phí chậm trễ được quy định trong điều R. 243-18 của cùng bộ luật.

Giá trị chứng minh của các tài liệu được ký điện tử

Điều 1366 của Bộ luật Dân sự quy định rằng "tài liệu điện tử có cùng lực chứng minh như tài liệu trên giấy". Điều 1367 làm rõ các điều kiện về độ tin cậy của quy trình ký, chuyển hướng sang quy định eIDAS số 910/2014 của Nghị viện Châu Âu và Hội đồng. Quy định này phân biệt ba mức độ chữ ký : đơn giản, nâng cao (phù hợp với các yêu cầu của các điều 26 và sau) và nâng cao (dựa trên chứng chỉ nâng cao do nhà cung cấp dịch vụ tin cậy được phê duyệt cấp, gọi là QTSP).

Bảo vệ dữ liệu cá nhân

Việc thu thập và xử lý dữ liệu liên quan đến thời gian làm việc (quét thẻ, bảng thời gian) tạo thành các hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân chịu sự quản lý bởi quy định RGPD số 2016/679. Nhà tuyển dụng, trong tư cách là người chịu trách nhiệm xử lý, phải cung cấp cơ sở pháp lý (nghĩa vụ pháp lý, điều 6(1)(c)), thông báo cho nhân viên (điều 13) và tuân thủ thời hạn lưu trữ. Sử dụng giải pháp chữ ký điện tử SaaS liên quan đến việc kết luận hợp đồng xử lý dữ liệu phụ phù hợp với điều 28 của RGPD.

Tiêu chuẩn kỹ thuật

Các chữ ký điện tử nâng cao và nâng cao dựa trên các tiêu chuẩn ETSI EN 319 132 (XAdES), ETSI EN 319 122 (CAdES) và ETSI EN 319 162 (PAdES) cho các tập tin PDF. Việc tuân thủ các tiêu chuẩn này đảm bảo khả năng tương tác và xác minh lâu dài các chữ ký được ký trên các phụ lục HR.

Rủi ro pháp lý trong trường hợp không tuân thủ

Một phụ lục liên quan đến giờ làm thêm không được hình thức hoá hoặc những bằng chứng về sự đồng ý không thể được đưa ra có thể bị tái phân loại, mở ra quyền nhận bồi thường lương, bồi thường thiệt hại vì lao động che giấu (điều L. 8221-5 của Bộ luật lao động) và các hình phạt hình sự có thể lên đến 45 000 € tiền phạt và 3 năm tù đối với các pháp nhân.

Các tình huống sử dụng : giờ làm thêm và chữ ký điện tử trong thực tế

Tình huống 1 — Một doanh nghiệp nhỏ và vừa sản xuất với 80 nhân viên trong đỉnh sản xuất

Một doanh nghiệp nhỏ và vừa trong lĩnh vực sản xuất có 80 nhân viên vận hành chịu những thay đổi theo mùa đáng kể. Mỗi quý, khoảng 50 nhân viên vượt quá hạn ngạch 220 giờ hàng năm, yêu cầu kết luận các phụ lục cá nhân quy định thời gian nghỉ bù thay thế. Trước đây được quản lý trên giấy, những tài liệu này mất trung bình 6 ngày để ký, trì hoãn việc tính toán lương.

Kể từ khi triển khai giải pháp chữ ký điện tử nâng cao, các phụ lục được tạo tự động từ SIRH ngay khi ngưỡng được kích hoạt, được gửi qua thông báo di động và được ký trong dưới 4 giờ. Lợi ích thời gian được ước tính đại diện cho giảm 85 % thời gian quản trị, tương đương tiết kiệm khoảng 2 ETP/tháng trên chức năng HR theo các khoảng quan sát trong các báo cáo của khu vực ANDRH 2024.

Tình huống 2 — Một công ty tư vấn kế toán quản lý lương của 150 doanh nghiệp vừa và nhỏ khách hàng

Một công ty tư vấn kế toán tập trung xử lý lương cho khoảng 150 doanh nghiệp vừa và nhỏ khách hàng, đại diện cho hơn 900 phiếu lương hàng tháng. Việc xác minh các giờ làm thêm được khai báo và truyền các phụ lục được ký cho những người có liên quan là một điểm ma sát lớn : tài liệu thất lạc, chữ ký không đủ, trì hoãn xác thực.

Bằng cách tích hợp quy trình chữ ký điện tử nâng cao trực tiếp vào phần mềm lương của nó, công ty đã giảm tỷ lệ yêu cầu tài liệu lại đi 70 % và chia ba thời gian xác thực phụ lục trung bình. Các phần horodated và được lưu trữ điện tử cũng cho phép thành công bảo vệ hai tập tin prud'homales liên quan đến tranh chấp về thanh toán giờ làm thêm.

Tình huống 3 — Một nhóm phân phối với 400 nhân viên cộng tác viên trong giờ làm việc thay đổi

Một nhóm phân phối thực phẩm sử dụng 400 nhân viên phân bố trên nhiều địa điểm, với giờ làm việc thay đổi và thay thế thường xuyên tạo ra nhiều giờ làm thêm hàng tuần. Sự tuân thủ DSN buộc phải khai báo chính xác từng giờ được miễn trừ ; bất kỳ sai lầm nào cũng kích hoạt các cảnh báo URSSAF.

Bằng cách triển khai quy trình chữ ký điện tử kết hợp với một công cụ quản lý thời gian, các người quản lý xác thực các giờ vào cuối tuần từ máy tính bảng của họ, nhân viên ký điện tử bảng tóm tắt hàng tháng và dữ liệu được truyền tự động đến mô-đun DSN. Tỷ lệ bất thường khai báo giảm từ 8 % xuống dưới 1 % trong sáu tháng, giảm đáng kể rủi ro bổ sung từ URSSAF.

Kết luận

Chế độ giờ làm thêm ở Pháp dựa trên một sự cân bằng chính xác : mức tăng lương theo luật pháp (25 % rồi 50 %), tuân thủ hạn ngạch hàng năm 220 giờ, miễn trừ thuế và xã hội có điều kiện khai báo chặt chẽ, và hình thức hoá các thỏa thuận cá nhân mà bằng chứng phải là không thể chối cãi. Mỗi bước có thể trở thành nguồn tranh chấp nếu các quy trình quản trị không được kiểm soát tốt.

Chữ ký điện tử nâng cao cung cấp một giải pháp cụ thể cho thách thức này : tính truy xuất, horodating, lưu trữ pháp lý và giá trị chứng minh phù hợp với Bộ luật Dân sự và quy định eIDAS. Đối với các bộ phận HR, chuyên gia kế toán và người lãnh đạo doanh nghiệp vừa và nhỏ, đó là một đòn bẩy tuân thủ cũng như năng suất.

Sẵn sàng bảo vệ các phụ lục HR của bạn liên quan đến giờ làm thêm ? Khám phá các giải pháp Certyneo cho HR hoặc tính lợi suất đầu tư của bạn trong vài phút.