Електронне архівування (підпис, доказова сила)

Електронне архівування означає довгострокове зберігання підписаних цифрових документів в умовах, які гарантують їхню доказову силу, читабельність і цілісність з плином часу. Не слід плутати з простим резервним копіюванням: доказове архівування накладає точні технічні та юридичні обмеження, які відрізняють його від простого зберігання в хмарі.

Три стовпи доказового архівування :
• Цілісність : архівований документ не може бути змінений — будь-яка зміна виявляється і робить доказ недійсним. Гарантується криптографічним хешуванням документа при архівуванні та періодичною перевіркою цього хешу.
• Стійкість : документ залишається читабельним протягом 10, 20 або 50 років, незалежно від програмних змін. Це вимагає стандартизованих форматів (PDF/A для вмісту, PAdES B-LTA для підпису) і міграцію носіїв через регулярні проміжки часу.
• Проходження : будь-яка операція з архівованим документом (перегляд, передача, знищення) записується в журнал подій з часовою міткою та неможливістю підробити.

Нормативна база : у Франції доказове архівування регулюється стандартами NF Z42-013 (французький стандарт, AFNOR) та міжнародним стандартом ISO 14641. Для державного сектору та деяких регульованих видів діяльності (охорона здоров'я, фінансові послуги) необхідне затвердження SIAF (Міжвідомча служба архівів Франції) або сертифікація третьою стороною - архіватором ESG. Регламент eIDAS 2.0 запроваджує нову службу довіри, присвячену кваліфікованому електронному архіванню, визнану як таку на всій території ЄС.

Строк зберігання документів у Франції :
• Комерційні контракти та рахунки-фактури : 10 років (Торговий кодекс ст. L123-22)
• Трудові контракти : 5 років після звільнення працівника
• Податкові документи : 6 років (Податковий процесуальний кодекс ст. L102 B)
• Нотаріальні документи : 75 років (Кодекс нотаріату)
• Медичні документи : 20 років після останнього акту (Кодекс охорони здоров'я)

Реалізація Certyneo : всі підписані документи архівуються в форматі PAdES B-LT (B-LTA доступна у пакеті Business для зберігання > 10 років), з кваліфікованою часовою міткою RFC 3161, зберігання 10 років включено у всі плани, журнал подій доступний у будь-який час, та завантаження журналу аудиту у форматі PDF. Див. також доказова сила та LTV (Long-Term Validation).