Яка різниця між архівацією і збереженням?

Застосування використовується для відновлення даних після збою: немає жодної гарантії, що файл, який зберігається, не був змінений або що він буде читаним через 10 років. Архівація доказової цінності, навпаки, гарантує цілісність (всі зміни виявляються), довговічність (стандартизовані формати та міграція носіїв) та відстеження (часові журналі) підписаного документа, щоб він залишався підданим оскарженню в суді протягом усього його законного терміну зберігання.

Чи є електронне архівування юридичною цінністю?

Да, за умови дотримання стандартів зберігання доказів. Документ, підписаний електронним шляхом і архівований відповідно до NF Z42-013 або ISO 14641, зберігає таку ж доказову цінність, як оригінальний паперовий документ (цивільний кодекс, статті 1366 і 1379).

Як довго потрібно зберігати підписаний документ?

Строк дії документа залежить від характеру документа: 10 років для комерційних контрактів і рахунків (Кодекс комерції, ст. L123-22), 5 років для трудових контрактів, 6 років для податкових документів (LPF, ст. L102B), 20 років для медичних документів, до 75 років для нотариальних актів.

Що таке стандарт NF Z42-013?

NF Z42-013 - це французький стандарт (AFNOR), який визначає технічні та організаційні заходи системи електронного архівавання доказової цінності.

Що таке формат PADES B-LTA?

PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) є стандартом ETSI для підписання PDF. Профіль B-LTA (Long-Term Archival) включає в файл всю необхідну інформацію для перевірки підписання за наступні роки навіть після закінчення терміну дії сертифікату за допомогою включення даних відкликання та відновлення часового штампу. Це формат референсу для довгострокового архіву доказів.

Чи є архівація включена в Certyneo?

Так. Всі документи, підписані на Certyneo, архівуються в форматі PAdES B-LT, з RFC 3161 кваліфікованим часовим штампом і 10-річним збереженням, включеним у всі плани. Профіль PAdES B-LTA, призначений для збереження більше 10 років, доступний на бізнес-плані.

Яку користь приносить кваліфіковане архівування eIDAS 2.0?

eIDAS 2.0 створює кваліфіковану довірену службу для електронного архівування. Архівація, що здійснюється кваліфікованим постачальником, має презумпцію цілісності і право на визнання в усьому Європейському Союзі, на зразок кваліфікованого часового або електронного штампу. Це додаткова гарантія для документів з дуже високою юридичною чутливістю або транскордонним.

Що таке кваліфіковане електронне архівування (eIDAS 2.0)?

Це нова служба довіри, запроваджена регламентом eIDAS 2.0 (стаття 45f): кваліфікований постачальник архівує документи з юридичною презумпцією цілісності та походження, визнаною у всій ЄС. Вона доповнює кваліфіковану підпис — QES доводить, хто підписав, кваліфіковане архівування доводить, що документ не змінювався з того часу.

Доказова вартість · NF Z42-013 · ISO 14641

Електронне зберігання підписів: гарантувати доказову цінність в часі

Електронне підписання документа не достатньо: ще потрібно мати можливість довести через 5, 10 або 20 років, що підпис є справжнім і що документ не був змінений. Це роль електронного архіву з доказовою цінністю, не варто плутати з простою збереженням у хмарі.

Що таке доказовий архів?

Електронне архівіювання з доказовою цінністю означає довгострокове зберігання цифрових документів, підписаних в умовах, які гарантують їх цілісність, читальність та юридичну протидію в часі.

Він заснований на трьох нерозривних підставах: цілісність: архівований документ не може бути змінений, і будь-які зміни виявляються гарантовані криптографічним хешом файлу в архіві та періодичною перевіркою цього конденсату; довговічність: документ залишається читаним протягом десятиліть, незалежно від розвитку програмного забезпечення, що вимагає стандартизованих форматів (PDF/A для вмісту, PAdES B-LTA для підписання) та регулярну міграцію носіїв; відстеження: кожна операція з архівованим документом (закладання, огляд, повідомлення, знищення) записується в часовідповіді з часовим відміткам і не підробляється.

Законні терміни зберігання: хто повинен зберігати файли і як довго

У Франції термін, протягом якого підписань документа повинен залишатися об'єктивним, встановлений законом за його характером.

Коммерчні договори і рахунки 10 років

Коммерчні контракти і рахунки про продажу зберігаються 10 років (Кодекс про торгівлю, ст. L123-22). Це найчастіше використовується в B2B: підписаний документ повинен залишатися перевіренним протягом усього цього періоду, включаючи дійсність сертифікату про підписання.

Контракти про роботу та HR 5 років

Підписань трудового договору зберігається протягом 5 років після того, як співробітник покинув роботу; деякі елементи зарплати тривають до 50 років.

Податкові документи 6 років

Документи податкового підтвердження зберігаються протягом 6 років (Livre des procédures fiscales, ст. L102 B).

Нотариальні документи 75 років

Нотариатські документи зберігаються 75 років (Кодекс нотариату). На таких горизонтах лише архівація з міграцією формату та оновленням часового штампу (PAdES B-LTA) підтримує перевіряється підпис за життя сертифікатів.

Медичні документи 20 років

Медичні записи зберігаються 20 років після останнього акту (Кодекс про громадське здоров'я). Для хостов медичних даних доказове архівізація подвоюється сертифікацією HDS, яка забезпечує безпеку та конфіденційність зберігання.

Нормативна база для архіву доказів

Чотири стандарти структурирують електронну доказову архів у Франції та Європі.

НФ Z42-013 (AFNOR)

Це французький стандарт для електронного доказуючого архівування. Він визначає технічні та організаційні заходи, що гарантують цілісність, довговічність та відстежуваність архівованих документів. Це основа сертифікації NF 461 Система електронного архівування , виданої AFNOR.

ISO 14641 (міжнародний)

Міжнародний декланатор NF Z42-013 визначає вимоги до проектування та експлуатації системи електронного архівування, яка гарантує вірність та цілісність документів протягом усього їхнього життєвого циклу, визнаного поза французьким рамком.

SIAF & третій архіві

Для державного сектору та деяких регульованих видів діяльності необхідна згода міжміністерської служби архівів Франції (SIAF) або використання сертифікованого третіх архіварів.

Кваліфіковане архівування eIDAS 2.0

Регламент eIDAS 2.0 вводить нову кваліфіковану довірену службу для електронного архівавання.

Архів доказів, резервоари, цифрові сейфи: які відмінності?

Три рішення зберігають файли, але тільки одне гарантує доказову цінність у часі. Ось шість вимірів, які їх розділяють.

Розмір	Архів доказів	Простий захист	Цифровий сейф
Мета	Гарантувати юридичну протидію документу, підписаному протягом тривалого часу.	Відновлення даних у разі їх втрати або зникнення.	Зберігати та ділитися документами у безпечному та особистій формі.
Гарантована чесність	Так хеш на архіві + періодична перевірка конденсата.	Ні файл, який зберігається, може бути замінений без сліду.	Часткова шифрування та контроль доступу, але без доказу протиставляючої цілісності.
Горизонт збереження	10, 20, 75 років з міграцією розміру і оновленням часового знаку.	Коротко-середньострокове, за політикою збереження гарантій.	Доки підписка активна, без гарантії довготривалості формату.
Доказові цінності у суді	Форта відповідно до NF Z42-013 / ISO 14641, протиставляється у разі спору.	Жодна з цих гарантій не має ніякої самостійної доказової цінності.	Варіант залежить від контрактних гарантій постачальника.
Формат і тривалість	PDF/A + PAdES B-LTA, стандартизовані формати, розроблені для довгострокового використання.	Формат оригіналу, який може стати нечистим.	Формат оригіналу, без обмеження довговічності.
Реалізація	Вбудована в платформу підпису не має інфраструктури для управління.	Недорогий, але непридатний для доказового використання.	Підписка на одного користувача, спрямована на індивідуальне використання.

eIDAS 2.0: кваліфіковане електронне архівування (стаття 45f)

Регламент eIDAS 2.0 (регламент (ЄС) 2024/1183) запроваджує нову спеціалізовану послугу довіри: кваліфіковане електронне архівування. Стаття 45f встановлює принцип — документи, архіровані кваліфікованою послугою, користуються презумпцією цілісності та походження протягом усього періоду зберігання. На практиці підписаний документ, який потім архівований у кваліфікованого постачальника послуг, більше не повинен доводити, що він не був змінений: саме сторона, яка оскаржує, повинна довести неправоту.

Ця презумпція діє у всій ЄС і гармонізує різнорідні національні практики (NF Z42-013 у Франції, TR-ESOR у Німеччині). Акти про виконання, що уточнюють технічні вимоги, очікуються до 2026–2027 років; у тому числі архівування PAdES B-LTA з кваліфікованою позначкою часу залишається найкращою визнаною практикою для збереження доказової сили підписаного документа.

Законні терміни зберігання в ЄС

Тривалість архівування залежить від документа та країни. Кілька орієнтирів:

•Франція: комерційні контракти та рахунки — 10 років (C. com. art. L123-22); трудові контракти — 5 років після звільнення працівника
•Німеччина: бухгалтерські книги та документи — 10 років (HGB §257, AO §147)
•Іспанія: комерційна документація — 6 років (Código de Comercio art. 30)
•Італія: записи та комерційна кореспонденція — 10 років (Codice civile art. 2220)
•По всій ЄС: податкові документи мають свої власні терміни (6 років у Франції, LPF art. L102 B) — перевірте текст, який застосовується до вашого сектору

Часто задані питання електронне архівацію

Яка різниця між архівацією і збереженням?: Застосування використовується для відновлення даних після збою: немає жодної гарантії, що файл, який зберігається, не був змінений або що він буде читаним через 10 років. Архівація доказової цінності, навпаки, гарантує цілісність (всі зміни виявляються), довговічність (стандартизовані формати та міграція носіїв) та відстеження (часові журналі) підписаного документа, щоб він залишався підданим оскарженню в суді протягом усього його законного терміну зберігання.
Чи є електронне архівування юридичною цінністю?: Да, за умови дотримання стандартів зберігання доказів. Документ, підписаний електронним шляхом і архівований відповідно до NF Z42-013 або ISO 14641, зберігає таку ж доказову цінність, як оригінальний паперовий документ (цивільний кодекс, статті 1366 і 1379).
Як довго потрібно зберігати підписаний документ?: Строк дії документа залежить від характеру документа: 10 років для комерційних контрактів і рахунків (Кодекс комерції, ст. L123-22), 5 років для трудових контрактів, 6 років для податкових документів (LPF, ст. L102B), 20 років для медичних документів, до 75 років для нотариальних актів.
Що таке стандарт NF Z42-013?: NF Z42-013 - це французький стандарт (AFNOR), який визначає технічні та організаційні заходи системи електронного архівавання доказової цінності.
Що таке формат PADES B-LTA?: PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) є стандартом ETSI для підписання PDF. Профіль B-LTA (Long-Term Archival) включає в файл всю необхідну інформацію для перевірки підписання за наступні роки навіть після закінчення терміну дії сертифікату за допомогою включення даних відкликання та відновлення часового штампу. Це формат референсу для довгострокового архіву доказів.
Чи є архівація включена в Certyneo?: Так. Всі документи, підписані на Certyneo, архівуються в форматі PAdES B-LT, з RFC 3161 кваліфікованим часовим штампом і 10-річним збереженням, включеним у всі плани. Профіль PAdES B-LTA, призначений для збереження більше 10 років, доступний на бізнес-плані.
Яку користь приносить кваліфіковане архівування eIDAS 2.0?: eIDAS 2.0 створює кваліфіковану довірену службу для електронного архівування. Архівація, що здійснюється кваліфікованим постачальником, має презумпцію цілісності і право на визнання в усьому Європейському Союзі, на зразок кваліфікованого часового або електронного штампу. Це додаткова гарантія для документів з дуже високою юридичною чутливістю або транскордонним.
Що таке кваліфіковане електронне архівування (eIDAS 2.0)?: Це нова служба довіри, запроваджена регламентом eIDAS 2.0 (стаття 45f): кваліфікований постачальник архівує документи з юридичною презумпцією цілісності та походження, визнаною у всій ЄС. Вона доповнює кваліфіковану підпис — QES доводить, хто підписав, кваліфіковане архівування доводить, що документ не змінювався з того часу.