Робочий процес електронного підпису: повний посібник

Що таке робочий процес підпису

Що таке робочий процес підписуРобочий процес підпису⬥⬥⬥ — це послідовність організованих кроків, які ведуть до підписання документа: порядок підписантів, умови, нагадування, повідомлення. Чим більше робочий процес адаптовано до процесу, тим швидше підписи.

Два основних типи замовлення

Паралельне замовлення

Усі підписувачі отримують конверт одночасно та можуть підписувати незалежно один від одного.

Усі підписувачі отримують конверт одночасно та можуть підписувати незалежно один від одного.Переваги ⬥⬥⬥: швидкість, відсутність вузьких місць.Випадок використання ⬥⬥⬥: взаємна NDA, двосторонній договір, де порядок не має значення.Послідовний порядок

Кожен підписувач підписується після попереднього. Конверт просувається від підписанта до підписанта.

Переваги ⬥⬥⬥: повага до ієрархії перевірки, кожен учасник бачить попередні перевірки.

Переваги ⬥⬥⬥: повага до ієрархії перевірки, кожен учасник бачить попередні перевірки.Варіанти використання ⬥⬥⬥: контракти, що передбачають перевірку менеджером, а потім управління, оренда з депозитом.Типові роліПідписувач ⬥⬥⬥: підписує документ

Затверджувач ⬥⬥⬥: перевіряє без підпису (ланцюжок перевірки)

• Копіювати (CC) ⬥⬥⬥: отримує остаточний документ без підписуКопіювати (CC) ⬥⬥⬥: отримує остаточний документ без підпису
• Емітент ⬥⬥⬥: відправник, часто підписантНагадування та сповіщення
• Сучасна платформа дозволяє налаштувати:частоту та кількість нагадувань підписантам
• сповіщення відправника в реальному часі (електронна пошта, Slack, Teams)вебхуки для подачі CRM/ERP

вебхуки для подачі CRM/ERP

внутрішні нагадування, якщо заблоковано

• Термін дії та скасування
• Завжди встановлюйте термін дії (зазвичай 15-30 днів). Прострочений конверт автоматично архівується як «непідписаний», звільняючи інформаційну панель.
• Під час процесу емітент також може вручну скасувати конверт (відкликання), що корисно, якщо буде виявлено помилку.
• Інтеграції

Інтеграції

Потужний робочий процес інтегрується з вашими інструментами:

CRM ⬥⬥⬥: тригер надсилає, коли угода стає «закрито виграно»

HRIS ⬥⬥⬥: надсилає контракт, коли кандидата «наймають»

ERP ⬥⬥⬥: генеруйте замовлення на замовлення, коли цінову пропозицію прийнято

• Спеціальні вебхуки ⬥⬥⬥: сповіщайте ваші внутрішні системиСпеціальні вебхуки ⬥⬥⬥: сповіщайте ваші внутрішні системи
• Хороші практики проектуванняМінімізуйте кількість підписантів (кожна додаткова особа подовжує цикл)
• Уточніть ролі (підписувач проти затверджувач)Автоматизувати нагадування
• Майте план Б на випадок відмовиПеревірте робочий процес перед розгортанням обсягу

Перевірте робочий процес перед розгортанням обсягу

• Часті помилки
• Послідовний порядок за замовчуванням, тоді як паралельний буде швидшим
• Забагато підписантів (деякі є лише «копіями»)
• Немає терміну дії
• Відсутність інтеграції → повторне введення вручну

Відсутність інтеграції → повторне введення вручну

• Недостатньо повідомлень для підписантів
• Конкретний випадок: багатосторонній договір
• Партнерський договір між 3 компаніями. Оптимізований робочий процес:
• Підготовка PDF-файлу компанією A
• Надсилання в паралельному порядку 3 підписантам (по одному на компанію)

Надсилання в паралельному порядку 3 підписантам (по одному на компанію)

Автоматичний перезапуск D+3, якщо немає підпису

• Усі підписанти сповіщені в режимі реального часу
• Вебхук ініціює відкриття партнерського облікового запису від останнього підпису
• Загальний цикл: 24-48 годин проти 2-3 тижнів на папері.
• Як Certyneo допомагає вам
• Certyneo дозволяє розробляти гнучкі робочі процеси: паралельні, послідовні, змішані, затверджувачі, CC, настроювані нагадування, спеціальні веб-хуки, власну інтеграцію CRM/HRIS/ERP. Візуальний редактор для налаштування без коду.

Certyneo дозволяє розробляти гнучкі робочі процеси: паралельні, послідовні, змішані, затверджувачі, CC, настроювані нагадування, спеціальні веб-хуки, власну інтеграцію CRM/HRIS/ERP. Візуальний редактор для налаштування без коду.

Відкрийте для себе рішення електронного підпису Certyneo

Поширені запитання

Коли використовувати послідовний порядок?

Коли одна перевірка має передувати наступній (керівник → директор → остаточний контракт).

Скільки підписантів максимум?

Скільки підписантів максимум?

Технічно необмежений. Після 5-6 років цикл значно подовжується.

Чи можна поєднувати паралельний і послідовний порядок?

Так зі «змішаними» робочими процесами: з’єднані паралельні групи.

Як поводитися з відсутнім підписантом?

Перепризначте іншому уповноваженому підписувачу або відкладіть конверт.

Перепризначте іншому уповноваженому підписувачу або відкладіть конверт.

Чи працюють вебхуки в режимі реального часу?

Так, активується при кожній зміні стану конверта.

Висновок

Створення якісного робочого процесу – це різниця між інструментом, який працює, та інструментом, який перетворює. Витратьте 30 хвилин на розробку ідеального робочого процесу, ви заощадите місяці тертя.

Спробуйте Certyneo надсилати, підписувати та відстежувати ваші документи онлайн просто, швидко та безпечно.