Електронний підпис для кадровиків: посібник

Чому HR переходить на електронний підпис

Чому HR переходить на електронний підпис

Відділи кадрів обробляють десятки договірних документів на місяць: безстрокові контракти, строкові контракти, поправки, обіцянки працевлаштування, угоди про дистанційну роботу, звичайні розірвання. Кожен паперовий цикл займає 3-10 робочих днів. В електронному підписі цей самий цикл скорочується до кількох годин.

• Окрім економії часу, відділ кадрів знайде:
• чудову відстежуваність для перевірок URSSAF/інспекції праці
• модернізований досвід кандидата (без сканування/друку вдома)
• зменшення помилок (підписання неправильної версії)

централізацію особистих файлів у HRIS

• Загальнопідписані кадрові документиТрудові договори
• CDI, CDD, програма робочого навчання
• Обіцянки щодо працевлаштування
• Поправки (заробітна плата, посада, робочий час, дистанційна робота)
• Угоди компанії та філії
• Угоди компанії та філії
• Звичайні звільнення
• Плани заохочення, участь

Внутрішні положення (компендіум)

Звіти про витратиРекомендований рівень підписуДля кадрових документіврозширений підпис (AES)є стандартом. Він забезпечує двофакторну ідентифікацію (електронна пошта + одноразовий пароль) для захисту доказів у разі судового розгляду в суді — див.

юридична сила ⬥⬥⬥.

Простого підпису може бути достатньо для деяких внутрішніх документів з низькими ставками (сертифікатів, колекцій).

• Переваги, які можна вимірятиЗменшення часу підготовки ⬥⬥⬥: кандидат, якого прийняли вранці, може підписати свій контракт у другій половині дня
• Зменшення часу підготовки ⬥⬥⬥: кандидат, якого прийняли вранці, може підписати свій контракт у другій половині дняЗниження кількості неявок ⬥⬥⬥: більше немає контрактів, «забутих» на кухонному столі
• Адміністративний прибуток ⬥⬥⬥: на 2-3 години менше на файл (нагадування, сканування, класифікація)Відповідність ⬥⬥⬥: журнал перевірки можливий у разі суперечки
• Інтеграція з вашим HRISСучасна платформа інтерфейсує з поточним HRIS (PayFit, Lucca, Workday, SAP SuccessFactors) через API або Zapier. Поправки можуть бути автоматично сформовані з шаблону, надіслані співробітнику, а підписаний документ автоматично збережеться в особовій справі.

Помилок, яких слід уникати

Вибір простого підпису для трудового договору: слабкі докази

Незбереження аудиторського сліду через 5 років після закінчення контракту

• Забуття згадки про право на попередню інформацію (обов’язкові документи для додавання)
• Систематичний друк підписаного контракту (втрата доказової сили)
• Конкретний випадок: прискорена адаптація
• МСП із 80 співробітниками індустріалізувала свою адаптацію за допомогою електронного підпису. Новий маршрут:

МСП із 80 співробітниками індустріалізувала свою адаптацію за допомогою електронного підпису. Новий маршрут:

Кандидат приймається електронною поштою → автоматична генерація CDI із шаблону

1. Надсилання в AES з OTP SMS → підписане протягом години
2. Автоматична класифікація у файлі PayFit
3. Надсилання вітальних документів (ІТ-статут, внутрішні правила) для збору AES групи
4. Результат: час підготовки до адаптації поділений на 4, 0 контрактів втрачено, файли URSSAF оновлюються.

Як Certyneo допомагає вам

Certyneo пропонує HR-пакет із попередньо налаштованими шаблонами для поточних контрактів (CDI, CDD, робоче навчання, поправки), розширений підпис за замовчуванням, власну інтеграцію з основними HRIS та 10-річне архівування.

Менеджери з персоналу можуть відстежувати статус кожного контракту в режимі реального часу за допомогою спеціальної інформаційної панелі та експортувати контрольний журнал для контролю.

Відкрийте для себе рішення електронного підпису Certyneo

FAQ

Чи можна підписати трудовий договір у SES?

Технічно так, але докази слабкі. AES рекомендовано для всіх трудових договорів.

Технічно так, але докази слабкі. AES рекомендовано для всіх трудових договорів.

Чи можна підписати поправку поза приміщенням?

Так, це навіть одна з головних переваг.

Чи варто нам зберігати паперову версію?

Ні. Підписаний PAdES PDF має те саме значення. Стежте за збереженням аудиторського сліду.

Чи слід звертатися до IRP?

Ні, електронний підпис не є колективним заходом у розумінні Трудового кодексу.

Працює на міжнародному рівні?

Так в ЄС (взаємне визнання). За межами ЄС перевірте місцеве законодавство.

Висновок

HR, які використовують електронні підписи, отримують швидкість, дотримуються вимог і стають кандидатами. Це один із найяскравіших показників ROI цифрової трансформації бізнесу.

Спробуйте Certyneo надсилати, підписувати та відстежувати ваші документи онлайн просто, швидко та безпечно.