Електронний підпис доручення

Довіреність — це акт, за яким одна особа надає іншій повноваження діяти від її імені. Її сила повністю залежить від точності формулювань: неточна довіреність наражає довірителя на зобов'язання, яких він не бажав, а повіреного — на позов за перевищення повноважень. Електронний підпис не змінює цих матеріально-правових норм, але вирішує найпоширенішу практичну проблему — отримати письмову довіреність, датовану й підписану до початку операції, а не після неї.

Що має уточнювати довіреність

Чотири елементи визначають обсяг акта:

• Повні дані довірителя та повіреного.
• Точний предмет наданого повноваження: які дії, щодо якого майна, у яких межах.
• Строк дії, із зазначенням дати завершення або події, що припиняє довіреність.
• Фінансові умови, якщо довіреність передбачає винагороду.

Ключовим є саме предмет. Загальна довіреність, що стосується лише актів управління, протиставляється спеціальній довіреності, яка єдина уповноважує на розпорядчі дії — продаж, іпотеку, укладення мирової угоди. Повірений, який продає майно на підставі довіреності, складеної в загальних формулюваннях, діє поза межами своїх повноважень, і такий акт може бути оскаржений.

Довіреності з обов'язковою формою

Три категорії відступають від принципу свободи форми, і письмова форма тут є умовою дійсності, а не лише доказом.

Довіреність рієлтора. Вона має бути письмовою, зазначати строк дії, умови винагороди та сторону, яка її сплачує, а також бути внесеною до реєстру, який веде агентство, з номером, зазначеним на примірнику довірителя. Довіреність, що не відповідає цим вимогам, позбавляє агента комісії, навіть якщо продаж відбувся завдяки йому. Шаблон договору про продаж нерухомості та його ексклюзивний варіант містять ці обов'язкові реквізити.

Довіреність на управління орендованим майном. Ті ж вимоги щодо письмової форми та внесення до реєстру, із зазначенням строку та обсягу повноважень — отримання орендної плати, нагадування, вибір орендарів, залучення ремонтних робіт у визначених грошових межах. Цей документ узгоджується з усім комплексом зобов'язань, описаних у нашому посібнику з управління орендованим майном.

Нотаріальна довіреність. Деякі операції вимагають довіреності в нотаріальній формі, зокрема коли й основний акт укладається саме в такій формі. Приватного документа з підписом у такому разі недостатньо.

Довіреність як окремий випадок доручення

Довіреність — найпоширеніша форма разового доручення: підписати акт замість когось, отримати документ, представляти учасника на зборах.

Вона передбачає ті самі уточнення — особу, предмет, строк — до яких додається практична вимога: третя особа, якій вона пред'являється, має мати можливість перевірити її автентичність. Саме тут електронна версія докорінно змінює ситуацію, надаючи документ, дата та підписант якого встановлені, замість підписаного аркуша, походження якого нічим не підтверджене. Генератор довіреностей створює документ, що відповідає вимогам, а шаблон довіреності охоплює типові випадки.

Підписання довіреності електронним способом

Обрати рівень, відповідний ризику. Довіреність на поточне управління може обійтися простим електронним підписом, юридично дійсним і прийнятним. Довіреність на розпорядчий акт — продаж майна, відступлення часток — виправдовує посилену ідентифікацію, аж до кваліфікованого електронного підпису, коли цього вимагає ризик або вимога третьої сторони-отримувача.

Ідентифікувати підписанта. Це чутливий момент саме для довіреності, більше ніж для будь-якого іншого акта: той, хто отримує довіреність, повинен мати можливість довести, що довіритель дійсно її підписав. Обраний рівень ідентифікації безпосередньо визначає надійність цього доказу.

Датувати із забезпеченням протиставності третім особам. Скасована довіреність залишається чинною щодо третіх осіб, які діяли добросовісно й не знали про скасування. Тому мітка часу та простежуваність повідомлення про скасування настільки ж важливі, як і початковий підпис.

Зберігати. Довіреність може бути оскаржена значно пізніше після операції. Її зберігання в цифровому сейфі гарантує цілісність документа протягом усього необхідного строку.

Скасування та припинення довіреності

Довіритель може скасувати довіреність у будь-який момент, окрім випадків, коли довіреність укладена у спільному інтересі або містить умову про безвідкличність. Однак скасування набуває чинності щодо третіх осіб лише з моменту, коли вони про це дізналися.

Це теорія видимого доручення: третя особа, яка правомірно повірила у повноваження повіреного, може посилатися на акт, навіть якщо довіреність було скасовано або вона ніколи не існувала. Практичний наслідок простий — скасування вимагає повідомлення та можливості довести факт такого повідомлення. Крім того, довіреність припиняється зі спливом строку, за відмовою повіреного або у разі смерті однієї зі сторін.

Сценарії використання

Довіреність на продаж нерухомості. Дотримання формальних вимог визначає право на комісію. Електронне підписання дозволяє мати відповідну довіреність ще до першого перегляду об'єкта, а не після усної домовленості, з примірником, переданим довірителю.

Разова довіреність на відстані. Учасник, який не може бути присутнім, продавець за кордоном: електронний підпис дозволяє уникнути поштового обігу та невизначеності щодо дати. Рівень ідентифікації обирається залежно від вимог отримувача.

Довіреність на управління для орендодавця. Обсяг повноважень і грошова межа для ремонтних робіт повинні бути чітко зазначені. Саме відсутність такої межі спричиняє більшість спорів між орендодавцем і керуючим.

Часті запитання

Чи є довіреність, підписана електронним способом, дійсною? Так, на тих самих умовах, що й паперова довіреність. Для довіреностей з обов'язковою формою електронний письмовий документ задовольняє вимогу письмової форми за умови, що підписант ідентифікований, а цілісність документа гарантована.

Чи має усна довіреність юридичну силу? У принципі так, для актів управління, але вона непридатна для використання у разі спору. А для довіреностей з обов'язковою формою — рієлтор, управління орендованим майном — письмова форма є умовою дійсності.

У чому різниця між дорученням і довіреністю? Довіреність — це письмовий документ, що засвідчує доручення, зазвичай для разового акта. Матеріально-правові норми ті самі.

Чи може повірений робити все що завгодно? Ні. Довіреність, складена в загальних формулюваннях, охоплює лише акти управління. Розпорядчі дії вимагають спеціальної та прямо вираженої довіреності.

Як скасувати довіреність? Шляхом повідомлення повіреного та інформування зацікавлених третіх осіб. Доки вони про це не знають, вони можуть посилатися на видиме доручення.

Чи потрібен кваліфікований електронний підпис для довіреності? Не завжди. Він виправданий для розпорядчих актів або коли цього вимагає третя сторона-отримувач, але не для довіреності на поточне управління.

Щоб дізнатися більше

Залежно від вашої ситуації, три відправні точки:

1. Шаблон довіреності або доручення, готовий до персоналізації та надсилання, для типових випадків.
2. Генератор договорів, коли предмет довіреності вимагає індивідуальних положень — зокрема грошової межі повноважень.
3. Сторінка як підписати з покроковою інструкцією як для довірителя, так і для повіреного.

Тарифи градуюються залежно від обсягу, з безкоштовними надсиланнями щомісяця — цього достатньо, щоб підписати першу довіреність і перевірити отримане досьє доказів перед прийняттям рішення.