Електронний підпис договору оренди

Чи можна підписати договір оренди в електронному вигляді?

Так, без жодних обмежень. Закони ALUR (2014) та ELAN (2018) не вимагають паперової форми для договору оренди житла. Оренда мебльованого житла, комерційна та професійна оренда — усі можуть підписуватися електронно.

Рекомендований рівень

Удосконалений електронний підпис (AES) настійно рекомендується: тривалість договору оренди (часто 3-6 років), фінансова значущість, довгострокові договірні відносини. Двофакторна ідентифікація (електронна пошта + OTP SMS) посилює доказову силу у разі спору.

Документи, які слід включити до пакета підписання

Повний договір оренди включає:

• сам договір оренди (типовий договір відповідно до закону від 6 липня 1989 року для житлової оренди)
• обов’язкові діагностики (енергетичний сертифікат (DPE), ризики (ERP), азбест, свинець, газ, електрика — залежно від випадку)
• інформаційну довідку (з 2015 року)
• акт приймання-передачі житла (якщо оформлюється одночасно)
• можливу солідарну поруку (з окремим підписом)

Усе в одному пакеті для забезпечення узгодженості.

Повна процедура

1. Підготувати договір оренди на основі вашого шаблону або галузевого програмного забезпечення (Apimo, Hektor)
2. Зібрати обов’язкові додатки (чинний DPE, актуальні діагностики)
3. Додати підписантів: орендар(і), орендодавець, можлива солідарна порука
4. Надіслати з удосконаленим підписом (AES) із визначеним порядком підписання
5. Відстежувати підписи в реальному часі
6. Архівувати договір оренди та журнал аудиту протягом строку дії договору + 5 років

Солідарна порука

Якщо поручитель підписує договір як солідарний поручитель, він повинен:

• підписати в тому самому пакеті, що й договір оренди
• включити рукописне застереження, передбачене статтею 22-1 закону від 6 липня 1989 року (максимальна сума, строк, зобов’язання)
• бути автентифікованим за допомогою удосконаленого підпису (AES) (сувора ідентифікація обов’язкова для документа про зобов’язання)

Поширені помилки

• Надсилання самого договору оренди без діагностик (недійсно)
• Використання простого електронного підпису для поруки (недостатньо надійний доказ для зобов’язання такого рівня)
• Забування інформаційної довідки
• Незбереження журналу аудиту

Комерційна оренда

Комерційний договір оренди (3-6-9 років) також може підписуватися електронно. Увага: дострокове розірвання через кожні три роки (стаття L145-4 Комерційного кодексу) вимагає позасудового акта (через судового виконавця) — електронний підпис тут не застосовується.

Приклад використання: договір оренди житла з поручителем

Агентство нерухомості здає паризьку квартиру студенту з провінції за батьківської поруки. Процес:

1. Справу затверджено у вівторок
2. Надсилання з удосконаленим підписом (AES) договору оренди, діагностик та солідарної поруки
3. Послідовний порядок: орендар → поручитель → орендодавець
4. Усі підписали в середу
5. Передача ключів у четвер

Виграш: 5 днів порівняно з традиційним паперовим циклом.

Як Certyneo допомагає вам

Certyneo пропонує шаблон договору оренди, що відповідає законам ALUR/ELAN, інтеграцію з провідним програмним забезпеченням для нерухомості (Apimo, Hektor, PERISCOPE), удосконалений підпис (AES) за замовчуванням, керування солідарною порукою в тому самому пакеті, тривале архівування.

Дізнатися більше про рішення для електронного підпису Certyneo

Часті запитання

Чи має електронний договір оренди таку саму юридичну силу, що й паперовий?

Так, за умови використання удосконаленого підпису та належного зберігання.

Чи повинні діагностики бути актуальними?

Так, строк їх дії різний (DPE — 10 років, ERP — актуальний, азбест — залежно від дати).

Чи може поручитель підписати дистанційно?

Так, у тому самому пакеті, за допомогою удосконаленого підпису (AES).

Скільки часу потрібно зберігати договір оренди?

Мінімум строк дії договору + 5 років, рекомендовано 10 років.

Чи можна оформити акт приймання-передачі в цифровому вигляді?

Так, з фотографіями та підписом AES на місці (на планшеті).

Висновок

Електронне підписання договору оренди спрощує процес здавання житла в оренду: менше поїздок, більша швидкість, посилена доказова сила. Агентства, які впровадили цей підхід, здають житло в оренду швидше.

Спробуйте Certyneo, щоб надсилати, підписувати та відстежувати свої документи онлайн просто, швидко та безпечно.