Як скоротити час підписання?

Чому підписи займають так багато часу

Чому підписи займають так багато часу

• Затримки підписів рідко трапляються через небажання підписантів. Частіше:
• технічні труднощі (документ для друку/сканування)
• забування (електронна пошта ховається у вхідних)
• складний процес (кілька частин, погано визначений порядок)

не дуже ергономічний інструмент

Зменшення цих затримок означає атакувати кожну точку тертя.

1. Перейдіть на 100% цифровий

Якщо підписувач все ще потребує друку або сканування, ви платите 2-5 днів затримки. Наскрізний електронний підпис усуває це тертя.

2. Налаштуйте автоматичні нагадування

Заплануйте нагадування на D+3, а друге на D+7 подвоює кількість підписів протягом 10 днів. Сучасні платформи інтегрують його нативно.

3. Віддавайте перевагу мобільному телефону

80% підписантів відкривають електронний лист на мобільному телефоні. Мобільна платформа дозволяє підписувати безпосередньо, не перемикаючись на комп’ютер, заощаджуючи кілька годин.

4. Використовуйте шаблони

Кожна хвилина, витрачена на підготовку документа, є хвилиною, яка затримує його відправку. Шаблони для 5-10 повторюваних документів (стандартних контрактів, цінових пропозицій, NDA) ділять підготовку на 10.

5. Упорядкуйте підписи розумно5. Упорядкуйте підписи розумноПаралельний порядок ⬥⬥⬥: усі підписують одночасно — ідеально, коли порядок не має значення.Послідовний порядок ⬥⬥⬥: один підписувач за іншим — необхідний для ієрархічної перевірки. Вибирайте відповідно до контексту.

6. Перейдіть на AES (не QES)

РозширенийПідпис (AES)додає автентифікацію OTP без серйозних перешкод (2 додаткові хвилини). Це зміцнює докази, не принижуючи досвід.QES ⬥⬥⬥, з іншого боку, часто додає серйозну перевірку особи — для випадків, коли вона потрібна.7. Інтегруйте зі своїми інструментами

CRM, яка автоматично запускає надсилання на підпис, коли цінову пропозицію прийнято, усуває години людського втручання. Перегляньте

автоматичні нагадування ⬥⬥⬥.8. Відстежуйте показникиВимірюйте:

середній час між надсиланням і підписом

частоту підписів на D+1, D+3, D+7

• причини збою (відмова, закінчення терміну дії)
• причини збою (відмова, закінчення терміну дії)
• Виявлення точки тертя дозволяє їх виправити.

Часті помилки

Надсилання забагато документів в одному конверті (надмірне навантаження на підписанта)

• Забуття пояснити підписанту, який ніколи не підписував електронним способом
• Встановлення надто короткого терміну дії (непотрібний тиск)
• Не включення природного кінцевого терміну
• Конкретний кейс: відділ продажів

Команда з 10 продавців обробляла 200 підписів на місяць із середнім терміном виконання 7 днів. Після:

шаблони для 5 повторюваних контрактів

• систематичні SMS AES + OTP
• автоматичні нагадування D+2, D+5
• інтеграція HubSpot
• → середня затримка в 1,5 дня, рівень підписів на D+7 збільшено з 65% до 92%.

Як Certyneo допомагає вам

Certyneo нативно включає автоматичні нагадування, багаторазові шаблони, паралельний/послідовний порядок, мобільні пристрої, інтеграцію CRM. Інформаційна панель аналітики для визначення точок тертя у ваших циклах підпису.

Certyneo нативно включає автоматичні нагадування, багаторазові шаблони, паралельний/послідовний порядок, мобільні пристрої, інтеграцію CRM. Інформаційна панель аналітики для визначення точок тертя у ваших циклах підпису.

Відкрийте для себе рішення електронного підпису Certyneo

Поширені запитання

Скільки нагадувань є оптимальним?

Зазвичай від 2 до 3, крім того, це нав’язливо.

Чи варто встановлювати термін дії?

Так, 15-30 стандартних днів. Коротше = непотрібний тиск. Довший = забутий документ.

Насправді перш за все мобільний?

Так, сьогодні понад 80% підписів зроблено на мобільних пристроях.

Надіслати кільком контактам одного клієнта?

Так, якщо ви не знаєте, хто має право підпису.

Чи можемо ми забрати прострочений документ?

Ні, ви повинні надіслати новий конверт.

Висновок

Скорочення часу підписання є важелем продуктивності та грошових потоків. Атакуйте кожну точку спотикання та розділяйте свої цикли на 5 або більше.

Спробуйте Certyneo надсилати, підписувати та відстежувати ваші документи онлайн просто, швидко та безпечно.