Підписати договір онлайн: інструкція з використання

Навіщо підписувати свої контракти онлайн

Навіщо підписувати свої контракти онлайн

Підписання контракту онлайн скорочує цикл підписання з 3-5 днів до кількох годин. Не потрібно друкувати, сканувати, надсилати чи перезапускати. Усе відбувається у браузері з чудовою можливістю відстеження на папері.

Крок 1: підготуйте документ

Почніть із чистого PDF (в ідеалі < 10 МБ для продуктивності). Якщо ваш контракт у форматі Word, платформа автоматично конвертує його у формат PDF.

• Перевірте перед надсиланням:
• немає помилок або друкарських помилок (виправлення неможливе після підписання)
• точні суми та дати

обов’язкові додатки, що додаються (DPE для оренди, RIB для доручення SEPA)

Крок 2: додайте підписантів

• Для кожного одержувача:
• повне ім’я
• адреса електронної пошти
• мобільний телефон (для OTP SMS, якщо AES)

роль (підписувач, CC, копія)Визначтепорядок ⬥⬥⬥: паралельний (усі підписують одночасно) або послідовний (кожен підписувач після попереднього).

Крок 3: розмістіть поля для підпису

Перетягніть поля в PDF:

• поле «підпис» на відповідній сторінці
• необов’язково: поле «дата», «текст», «ініціали» на кожній сторінці
• пов’яжіть кожне поле з підписантом

Крок 4: надсилайте та відстежуйте

Налаштуйте параметри:

• рівень підпису (SES або AES)
• автоматичні нагадування (D+3, D+7)
• термін дії (зазвичай 15-30 днів)

Електронний лист надсилається кожному підписант з унікальним посиланням. На інформаційній панелі ви в режимі реального часу бачите: надіслано → відкрито → підписано.

Крок 5: архівуйте та повторно використовуйте

Після підпису всіх підписантів автоматично створюється остаточний PDF-файл із:

• нижнім колонтитулом перевірки з міткою часу
• криптографічним відбитком пальця
• підписом у форматі PAdES

Документ є в архіві на 10 років через дефект. Ви можете будь-коли експортувати його або поділитися ним із третьою стороною.

Найкращі практики

• Використовуйтешаблонидля повторюваних контрактів (прибуток 80% на підготовку)
• Віддавайте перевагуAESдля контрактів із високими ставками (> 5000 євро)
• Надішліть договіроднозначно(без позначки «чернетка»)
• Перезапустіть автоматично, а не вручну
• Добрезв'яжітьсяз підписантом, якщо він ніколи не підписував електронний підпис

Часті помилки

• Надіслати без перевірки: будь-яке виправлення потребує нового надсилання
• Додати неправильного підписанта чи неправильну електронну адресу
• Забути додати додатки
• Використовувати SES для критичного контракту
• Не встановлювати термін дії (договір затягується) на невизначений термін)

Як Certyneo допомагає вам

Certyneo робить надсилання контракту для підписання простим і швидким: перетягування PDF-файлу, інтуїтивно зрозуміле розміщення полів, надсилання в 2 кліки, інформаційна панель у режимі реального часу. Багаторазові шаблони, інтеграція CRM, автоматичні нагадування, 10-річне архівування.

Відкрийте для себе рішення електронного підпису Certyneo

Поширені запитання

Скільки часу потрібно для надсилання контракту?

2-5 хвилин для простого контракту, більше для складних шаблонів.

Чи потрібно підписанту створювати обліковий запис?

Ні, він натискає на посилання в електронному листі, підписує, все закінчено.

Що станеться, якщо підписант відмовиться?

У договорі стоїть позначка «відмовлено». Ви можете відредагувати його та надіслати повторно або відмовитися від нього.

Чи можемо ми підписати з мобільного?

Так, усі сучасні платформи це дозволяють.

Чи збігається підписаний контракт із надісланим PDF-файлом?

Той самий вміст, а також нижній колонтитул аудиту та криптографічний відбиток.

Висновок

Підписання онлайн-контракту відбувається в 5 простих кроків. Після встановлення робочого циклу ваші цикли продажів і адміністрування вже ніколи не будуть колишніми.

Спробуйте Certyneo надсилати, підписувати та відстежувати ваші документи онлайн просто, швидко та безпечно.