Підписати договір онлайн: інструкція з використання

Підписання договору онлайн займає кілька хвилин, коли процес уже налаштовано. Основний час витрачається до відправлення — на підготовку документа та на два рішення, які визначають надійність зобов'язання: обраний рівень підпису та порядок, у якому сторони підписують документ. У цій статті ці етапи розглядаються в тому порядку, в якому вони виникають.

Крок 1: підготувати документ

Договір, надісланий на підписання, більше не можна виправити. Перед відправленням варто виконати три перевірки:

• Сторони повністю ідентифіковані — назва, організаційно-правова форма, місцезнаходження, реєстраційні дані та повноваження представника, який підписує документ. Підписання особою без повноважень — це найважчий недолік, який складно виправити згодом.
• Додатки включені до самого документа, а не надіслані окремо. Загальні умови, надіслані другим листом, не мають такої ж доказової сили щодо їх прийняття.
• Поля, які потрібно заповнити, визначені — дата, сума, рукописні позначки, якщо це вимагається законом.

Якщо ви починаєте з чистого аркуша, шаблон договору допоможе уникнути найпоширеніших упущень. Для договору, що потребує положень, специфічних для вашої діяльності, генератор договорів створить документ на основі ваших параметрів.

Крок 2: обрати рівень підпису

Європейський регламент розрізняє три рівні, і вибір є компромісом між зручністю використання та доказовою силою.

Простий електронний підпис підходить для переважної більшості комерційних договорів: прийнятих кошторисів, замовлень, договорів надання послуг, трудових договорів. Він юридично дійсний і прийнятний у суді.

Посилені рівні додають більш глибоку ідентифікацію підписанта — перевірку особи, сертифікат. Вони не додають дійсності, яка вже й так є, а забезпечують більш зручну позицію у разі оскарження підпису.

Кваліфікований електронний підпис — принцип роботи якого детально описано на нашій сторінці, присвяченій кваліфікованому підпису — єдиний, що має презумпцію достовірності: саме той, хто його оскаржує, повинен довести протилежне. Він виправданий для документів із високими ризиками або коли цього вимагає закон.

Практичне правило полягає в тому, щоб підбирати рівень відповідно до реального ризику оскарження конкретного документа, а не завжди обирати найвищий: кожен додатковий рівень збільшує складність для підписанта, а отже — затримки та відмови від підписання.

Крок 3: організувати підписантів

Два параметри налаштовуються під час відправлення і визначають тривалість процесу.

Порядок. У послідовному режимі кожен підписант отримує документ після попереднього — це корисно, коли внутрішня перевірка має передувати підписанню клієнтом. У паралельному режимі всі отримують документ одночасно, що швидше, але не дозволяє проміжного контролю.

Нагадування. Саме цей чинник визначає реальний строк процесу. Договір без автоматичних нагадувань покладається на ручний контроль однієї особи з усіма можливими упущеннями. Нагадування, заплановані через регулярні проміжки часу, знімають це навантаження і скорочують цикл на кілька днів.

Крок 4: підписати та отримати доказ

Підписант отримує посилання, відкриває документ і підписує його через браузер або телефон, без створення облікового запису. Ця відсутність зайвих перешкод має значення: кожен додатковий крок призводить до втрати частини підписів.

Те, що формується в цей момент, важливіше за сам видимий підпис. Доказовий пакет містить перевірену особу підписанта відповідно до обраного рівня, часову позначку кожної події, адресу підключення та цифровий відбиток документа, що дозволяє довести відсутність його змін після підписання. Саме цей комплект дає відповідь у разі оскарження, як детально описано в нашій статті про доказову силу у разі спору.

Крок 5: зберігати

Комерційний договір зберігається кілька років, деякі корпоративні документи — значно довше. Зберігання повинно гарантувати цілісність документа протягом усього цього строку, що відрізняє архівування з доказовою силою від простого зберігання файлів — цю функцію забезпечує цифровий сейф.

Один організаційний момент рятує від багатьох пошуків: зберігати договір разом з його доказовим пакетом. Знайти підписаний договір без журналу подій — означає залишитися беззахисним у разі оскарження дати чи особи підписанта.

Сценарії використання

Договір надання послуг з новим клієнтом. Простий електронний підпис, паралельне відправлення, автоматичні нагадування. Договір надсилається в день усної домовленості, а не тижнем пізніше, що одночасно захищає і прискорює процес.

Трудовий договір. Простого електронного підпису достатньо, але важливий порядок: спочатку підписує роботодавець, потім працівник, із тривалим зберіганням з урахуванням строків позовної давності у трудових спорах.

Документ із високими ризиками. Відступлення права, порука, довіреність на розпорядження майном: посилена ідентифікація або навіть кваліфікований підпис. Додаткові витрати та складність виправдані сумою угоди та можливими вимогами третьої сторони-одержувача.

Часті запитання

Чи має договір, підписаний онлайн, таку саму юридичну силу, як паперовий? Так. Електронний документ має ту саму доказову силу за умови, що підписанта можна ідентифікувати, а документ складено та зберігається за умов, які гарантують його цілісність.

Чи повинен підписант створювати обліковий запис? Ні. Він отримує посилання, відкриває документ і підписує його через браузер або телефон.

Який рівень підпису обрати? Рівень, що відповідає ризику оскарження документа. Простого електронного підпису достатньо для переважної більшості комерційних договорів; вищі рівні застосовуються для документів із високими ризиками.

Чи можна отримати підписи від кількох осіб? Так, послідовно або паралельно. Послідовний порядок дозволяє вставити внутрішню перевірку перед відправленням клієнту.

Що станеться, якщо підписант оскаржить підпис? Доказовий пакет — особа, часові позначки, журнал подій, цілісність документа — це те, що дає можливість дати відповідь. Його надійність залежить від обраного рівня підпису.

Скільки часу потрібно зберігати підписаний договір? Щонайменше протягом застосовного строку позовної давності, часто п'ять років для комерційних відносин і довше для трудових. Зберігання повинно гарантувати цілісність документа протягом усього цього строку.

Що далі

Найпростіше — випробувати процес на реальному документі:

1. Обрати готовий до підписання шаблон, що відповідає вашій потребі, або створити документ на замовлення.
2. Ознайомитися з детальною покроковою інструкцією на сторінці як підписати.
3. Порівняти отриманий строк із тривалістю вашого поточного процесу — саме цей показник має вирішальне значення, а не вартість одиниці, як показує наше порівняння вартості порівняно з паперовим документообігом.

Тарифи залежать від обсягу відправлень, із безкоштовними відправленнями щомісяця. Для автоматизації з робочого інструменту API та наявні інтеграції усувають потребу в повторному введенні даних.