Зберігання документів з електронним підписом

Чому збереження має важливе значення

Чому збереження має важливе значенняЕлектронний підпис має цінність лише в тому випадку, якщо доказ залишається доступним для пошуку та перевірки. Спори можуть виникнути через 5, 8 або 10 років після підписання. Звідси важливість правильногоархівування ⬥⬥⬥.

Термін юридичної дії у Франції

• Комерційні контракти ⬥⬥⬥: 10 років (стаття L.123-22)Комерційні контракти ⬥⬥⬥: 10 років (стаття L.123-22)
• Трудові контракти ⬥⬥⬥: 5 років після закінченняРахунки-фактури ⬥⬥⬥: 10 років (бухгалтерський облік), 6 років (податковий)
• Оренда ⬥⬥⬥: тривалість + 5 роківДоговори страхування ⬥⬥⬥: від 2 до 10 років залежно від типу
• Нотаріальні акти ⬥⬥⬥: 30 роківНотаріальні акти ⬥⬥⬥: 30 років
• Зберігайте PDF-файлта
• контрольний слід протягом найдовшого доступного періоду.Формати архівів

Формати архівівІснують декілька форматів PAdES:PAdES-B-B ⬥⬥⬥: простий підпис

PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + кваліфікована позначка часу

PAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + ланцюжок сертифікатів (автономна перевірка)

• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + періодичні мітки часу (кілька десятиліть)PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + періодичні мітки часу (кілька десятиліть)
• Для довгострокових документів виберітьPAdES-B-LTA
• .Система електронного архівування (SAE)
• SAE з гарантіями доказової сили:SAE з гарантіями доказової сили:

Цілісність (перевірені відбитки пальців)Автентичність (підпис залишається дійсним)Простежуваність (журнал консультацій)

Зворотність (експорт) можливо)

Зворотність (експорт) можливо)

• Французький стандарт
• NF Z42-013
• визначає вимоги.
• Найкращі практики

Зберігайте PDF + контрольний журнал, ніколи одне без іншогоЗберігайте PDF + контрольний журнал, ніколи одне без іншогоЗберігайте в кількох копіях (географічна надлишковість)

Періодично перевіряйте цілісність (6-12 місяців)

• Тривалість документа за типом документа
• Перевірте відновлення щорічно
• Часті помилки
• Часті помилки
• Зберігайте лише PDF

Зберігайте на одному носії

• Використовуйте хмару без умов зберігання
• Забудьте про певні терміни (банківські операції, здоров'я)
• Забудьте про певні терміни (банківські операції, здоров'я)
• Втратьте ключі, якщо архів зашифровано
• Внутрішнє та зовнішнє архівування

Внутрішнє ⬥⬥⬥: повний контроль, початкові інвестиції.

Аутсорсинг ⬥⬥⬥: через платформу або постачальника послуг. Знижена вартість, оперативне розвантаження, пункти оборотності чеків.Більшість малих і середніх підприємств віддають перевагу сторонньому архіву, включеному в план.Більшість малих і середніх підприємств віддають перевагу сторонньому архіву, включеному в план.Як Certyneo допомагає вам

Усі плани Certyneo включають

10-річне архівування ⬥⬥⬥. Кожен документ зберігається у форматі PDF PAdES-B-T, повному контрольному журналі та метаданих. Інфраструктура відтворена в ЄС (Німеччина, IONOS) із керуванням версіями. Експортуйте архіви в один клік.

Відкрийте для себе рішення електронного підпису CertyneoПоширені запитанняПоширені запитання

Чи потрібен мені сертифікований SAE?

Не обов’язково, але рекомендується для документів із високими ставками. NF Z42-013 передбачає презумпцію надійності.

Чи можу я зберегти лише PDF?

Технічно так, але окремий контрольний слід все ще корисний.

Технічно так, але окремий контрольний слід все ще корисний.

Якщо моя платформа зникне?

PDF-файли PAdES можна перевірити офлайн. Регулярно експортуйте контрольний слід.

Архівування дороге?

Ні, дуже економічний порівняно з папером. Більшість платформ включають його.

Коли починається 10-річний період?

Коли починається 10-річний період?

Господарський договір: закінчення виконання. Трудовий договір: закінчення контракту.

Висновок

Збереження – це страхування життя ваших підписів. Вибирайте довгий і надійний архів, періодично його перевіряйте.

Спробуйте Certyneo надсилати, підписувати та відстежувати ваші документи онлайн просто, швидко та безпечно.