Бухгалтерський облік: повні юридичні зобов’язання

Бухгалтерський облік — це не щорічний обов'язок звітування: це обов'язок безперервний, регулярність якого оцінюється протягом усього звітного періоду. Ця відмінність визначає результат перевірки. Бухгалтерський облік, відновлений постфактум, навіть якщо він точний, має ознаки, що його викривають — згруповані записи, розірвана нумерація, відсутні документи — і послаблює всі позиції, зайняті підприємством.

Кого це стосується і на якому рівні

Будь-яка фізична або юридична особа, яка має статус торговця, повинна хронологічно реєструвати рухи, що впливають на її майно, проводити інвентаризацію принаймні один раз на рік і складати річну звітність.

Обсяг зобов'язання далі залежить від режиму оподаткування:

• Мікропідприємство: книга обліку доходів, доповнена реєстром закупівель для торговельної діяльності. Жодного балансу, жодного звіту про фінансові результати.
• Спрощений реальний режим: повний бухгалтерський облік зі спрощеним поданням річної звітності та можливістю фіксувати дебіторську і кредиторську заборгованість лише на момент закриття періоду.
• Звичайний реальний режим: повний бухгалтерський облік і детальна річна звітність.

Для найменших структур існує послаблення: вони можуть вести касовий облік протягом звітного періоду за умови проведення необхідних коригувань на момент закриття. Це послаблення стосується лише періодичності обліку, а не його повноти.

Обов'язкові книги обліку

Три документи структурують ведення обліку і запитуються першими під час перевірки.

Журнал обліку операцій реєструє рухи хронологічно, операцію за операцією. Хронологія — це не питання оформлення: запис, датований заднім числом або вставлений поза послідовністю, є ознакою нерегулярного обліку.

Головна книга відображає ті самі записи, розподілені за рахунками, відповідно до плану рахунків.

Книга інвентаризації, вимога щодо якої була пом'якшена, фіксує елементи активів і пасивів, виявлені під час річної інвентаризації.

До цих книг додається, для підприємств, які ведуть автоматизований бухгалтерський облік, обов'язок бути в змозі надати файл облікових записів у стандартизованому форматі. Його відсутність або невідповідність карається штрафом, незалежно від якості самого обліку.

Підтверджувальні документи

Кожен запис має підтверджуватися документом, датованим і достовірним. Саме ця умова призводить до втрати найбільшої кількості податкових відрахувань, і вона має чисто документальний характер: реальна витрата, здійснена в інтересах підприємства, стає невіднімною через відсутність належного підтверджувального документа.

Рахунок-фактура повинен містити обов'язкові реквізити — ідентифікацію сторін, номер, дату, опис, ціну, ставку і суму ПДВ, положення щодо строків і штрафних санкцій. Чек з банківської картки не є рахунком-фактурою: він підтверджує оплату, а не характер чи отримувача витрати.

Поширення електронного інвойсингу зміщує суть питання. Відповідність оцінюється вже не лише за самим документом, а за надійним аудиторським слідом: здатністю пов'язати кожен рахунок-фактуру з відповідним економічним потоком і платежем документованим і постійним чином — вимога, детально розглянута в нашій статті про надійний аудиторський слід.

Строки зберігання

Книги обліку, реєстри та підтверджувальні документи зберігаються десять років з моменту закриття звітного періоду. Цей строк довший за строк, протягом якого податкові органи можуть переглянути звітність, — він охоплює лише три попередні звітні періоди, і саме через цю розбіжність деякі підприємства знищують документи занадто рано.

До цього додаються два правила. Документи, що стосуються основних засобів, мають зберігатися й далі — доки актив перебуває на балансі та протягом строків, що застосовуються після його вибуття, оскільки вони підтверджують амортизаційну базу і прибуток від вибуття. А корпоративні документи підпорядковуються власним, зазвичай довшим, строкам зберігання.

Зберігання в електронній формі допускається за умови гарантування цілісності, читабельності та можливості відтворення документів протягом усього строку. Простої папки з файлами для цього недостатньо: потрібне архівування з доказовою силою.

На що перевірка звертає увагу першочергово

Пункти, що перевіряються, залишаються незмінними від перевірки до перевірки, що дозволяє до них підготуватися:

• безперервність нумерації записів і виставлених рахунків-фактур.
• хронологія записів у порівнянні з датами документів.
• відповідність між банківським рахунком, касою та записами обліку.
• повнота документів, перевірена вибірково за ризиковими статтями.
• узгодженість між декларація з ПДВ та бухгалтерським обліком.

Нерегулярний бухгалтерський облік може бути відхилений, що відкриває шлях для відновлення обсягу обороту податковими органами за їхніми власними методами. Це найважча санкція, оскільки вона перекладає тягар доведення: підприємство мусить довести, що таке відновлення є помилковим. Гарантії, що застосовуються під час процедури, розглянуто в нашій статті про податкову перевірку.

Приклади застосування

Створення підприємства. Обирати режим оподаткування залежно від прогнозованого обсягу діяльності, а не лише з міркувань адміністративної зручності. Перехід від одного режиму до іншого протягом діяльності вимагає перерахунків, яких можна уникнути завчасним плануванням.

Затримка з унесенням записів. Наздогнати відставання, дотримуючись реальної хронології документів, а не вносячи записи за датою внесення. Групове внесення записів наприкінці звітного періоду легко помітне і послаблює весь облік.

Закриття періоду. Перевірити нарахування — витрати до сплати, доходи до отримання — а також амортизацію та резерви, пропуск яких неможливо виправити в наступному звітному періоді.

Часті запитання

Чи повинне мікропідприємство вести бухгалтерський облік? Книга обліку доходів, доповнена реєстром закупівель для торговельної діяльності. Ні баланс, ні звіт про фінансові результати не вимагаються, але підтверджувальні документи мають зберігатися.

Скільки часу зберігати документи? Десять років з моменту закриття звітного періоду, довше — для документів, що стосуються основних засобів, і для корпоративних документів.

Чи достатньо чека з банківської картки? Ні. Він підтверджує оплату, а не характер витрати чи її отримувача. Необхідний рахунок-фактура з обов'язковими реквізитами.

Чи можна зберігати все у цифровому вигляді? Так, за умови гарантування цілісності, читабельності та можливості відтворення документів протягом усього встановленого строку. Простого каталогу файлів недостатньо.

Що таке файл облікових записів? Стандартизований експорт даних з автоматизованого бухгалтерського обліку, що надається податковим органам під час перевірки. Його відсутність або невідповідність карається окремим штрафом.

Чим ризикує нерегулярний бухгалтерський облік? Він може бути відхилений, і тоді податкові органи відновлюють обсяг обороту за власними методами. Саме підприємство повинне довести, що таке відновлення є помилковим.

Головне

Регулярність бухгалтерського обліку визначається трьома спостережуваними характеристиками, і перевірка перевіряє їх саме в такому порядку: хронологія записів, безперервність нумерації та наявність достовірного документа за кожним записом.

Ці три елементи формуються поступово, і їх неможливо наздогнати постфактум. Бухгалтерський облік, відновлений наприкінці звітного періоду, залишає впізнавані ознаки, і ризик полягає не у відхиленні окремого запису, а всього обліку в цілому — з відповідним перекладенням тягаря доведення. Натомість перевага очевидна: регулярне і документоване ведення обліку — це саме те, що під час перевірки дозволяє утримати позиції, зайняті у сфері корпоративного оподаткування.