Відповідність законодавству в трудовому праві: Обов'язки роботодавця

Відповідність законодавству в трудовому праві є стратегічним завданням для будь-якого підприємства, незалежно від його розміру. У Франції Трудовий кодекс накладає на роботодавця набір чітких обов'язків, які охоплюють складання контрактів, управління відпустками, попередження професійних ризиків та захист персональних даних працівників. Невиконання цих обов'язків може призвести до адміністративних, кримінальних і цивільних санкцій, які можуть бути значними. У контексті прискореної цифровізації дематеріалізація документів з управління персоналом — трудових контрактів, змін та угод компанії — викликає нові питання щодо юридичної чинності. Ця стаття висвітлює основні обов'язки роботодавця, пов'язані ризики та найкращі практики для забезпечення відповідності законодавству в трудовому праві.

Основні договірні обов'язки роботодавця

Роботодавець зобов'язаний оформити трудові відносини письмово у переважній більшості випадків. Цей обов'язок, який раніше стосувався переважно контрактів на визначений термін (CDD), значно розширився під впливом європейського права.

Трудовий контракт: обов'язковий зміст та терміни

З моменту впровадження директиви (ЄС) 2019/1152 щодо прозорих та передбачуваних умов праці, кодифікованої в статтях L1221-5 та наступних Трудового кодексу, роботодавець повинен вручити працівнику письмовий документ протягом семи календарних днів після прийняття на роботу, що містить щонайменше:

• Ідентифікацію сторін та місце роботи

• Назву посади, категорію працівника та характер роботи

• Дату початку трудових відносин

• Тривалість роботи (повний або неповний робочий час)

• Розмір оплати (базова зарплата, премії та пільги)

• Тривалість щорічної оплачуваної відпустки

• Процедуру, яку повинні дотримуватися роботодавець і працівник у разі припинення трудових відносин

• Застосовувані колективні договори

Для контрактів на невизначений термін (CDI), хоча формального обов'язку письмової форми самого контракту не передбачено Трудовим кодексом, вручення Єдиного документа про інформацію (DUI) є обов'язковим з 1 серпня 2022 року. Невиконання цього обов'язку піддає роботодавця штрафу в розмірі 750 € на кожного задіяного працівника (порушення 4-го класу).

Зміни та модифікації трудового контракту

Будь-яка зміна істотного елемента трудового контракту — зарплата, тривалість роботи, місце роботи з переміщенням до іншого географічного регіону — потребує письмової згоди та підпису працівника. Судова практика Касаційного суду послідовна з цього питання: однобічна зміна істотного елемента являє собою серйозне порушення, яке може виправдати прийняття акту з вини роботодавця (Cass. Soc., 8 жовтня 1987 р., n°84-41.902 та послідовна судова практика).

Дематеріалізація цих документів за допомогою електронного підпису дозволяє прискорити процеси, одночасно гарантуючи простеження та доказову силу обмінів.

Обов'язки роботодавця щодо здоров'я, безпеки та попередження ризиків

Стаття L4121-1 Трудового кодексу накладає на роботодавця обов'язок безпеки з гарантованим результатом щодо його працівників. Цей обов'язок базується на кількох обов'язкових документаційних механізмах.

Єдиний документ з оцінки професійних ризиків (DUERP)

DUERP є обов'язковим для всіх підприємств з першого працівника відповідно до декрету n°2001-1016 від 5 листопада 2001 року, змодифікованого законом n°2021-1018 від 2 серпня 2021 року, відомого як «Закон про охорону здоров'я на роботі». З 1 липня 2023 року для компаній більш ніж зі 150 працівниками (та з 1 липня 2024 року для інших) DUERP повинен бути завантажений на спеціалізований цифровий портал, керований OPCO.

DUERP повинен бути оновлений:

• Щонайменше один раз на рік у компаніях з 11 та більше працівниками

• При будь-якому рішенні про значні перевлаштування, які змінюють умови праці

• Коли отримано додаткову інформацію про ризик

Санкція за невиконання: відсутність DUERP являє собою вину роботодавця без вибачень у разі виробничої травми або професійного захворювання, що дає право на збільшення пенсії для працівника (Cass. Soc., 28 лютого 2002 р., n°00-11.793).

Навчання безпеці та обов'язкові реєстри

Роботодавець повинен організувати практичне та відповідне навчання з безпеки для кожного щойно найманого працівника, при зміні посади або методики (стаття L4141-2 Трудового кодексу). Це навчання повинно бути задокументовано в реєстрі навчання. Крім того, роботодавець зобов'язаний вести та оновлювати:

• Єдиний реєстр персоналу (стаття L1221-13)

• Реєстр легких виробничих травм (для авторизованих компаній)

• Реєстр безпеки для установ, доступних для публіки (ERP) або закладів, підпорядкованих Трудовому кодексу

Цифровізація цих реєстрів дозволена за умови гарантування їх цілісності, доступності та недоторканності, що забезпечують рішення з розширеного електронного підпису, конформні до регламенту eIDAS.

Обов'язки роботодавця щодо робочого часу та оплати праці

Дотримання правил, що стосуються тривалості роботи та оплати праці, становить один з пріоритетних напрямків контролю інспекції праці.

Максимальна тривалість та обов'язковий відпочинок

Трудовий кодекс встановлює суворі обмеження:

• Максимальна добова тривалість: 10 годин (стаття L3121-18), збільшена до 12 годин за винятком

• Максимальна тижневаотривалість: 48 годин у певному тижні (стаття L3121-20) та 44 години в середньому за 12 послідовних тижнів (стаття L3121-22)

• Добовий відпочинок: мінімум 11 послідовних годин (стаття L3131-1)

• Тижневий відпочинок: мінімум 35 послідовних годин (24 години + 11 годин добового відпочинку)

Угоди про фіксовану кількість робочих днів, застосовувані до керівників та певних автономних працівників, підпорядковуються спеціальним правилам і повинні обов'язково базуватися на дійсній колективній угоді (стаття L3121-64). Роботодавець, крім того, повинен регулярно контролювати обсяг роботи працівника з фіксованою кількістю днів, інакше угода може бути визнана неприйнятною.

Розрахункова квитанція та пов'язані обов'язки

Дематеріалізована розрахункова квитанція тепер є нормою з часу ордонансу n°2017-1387 від 22 вересня 2017 року: роботодавець може надати розрахункову квитанцю в електронному вигляді без попередньої згоди працівника, якщо останній не заперечує. Розрахункова квитанція повинна зберігатися роботодавцем протягом 5 років та надаватися працівнику протягом 50 років або до його 75 років через персональний рахунок навчання або будь-який інший захищений цифровий простір.

Відповідність розрахунковій квитанції також означає дотримання спрощеної форми, встановленої декретом n°2016-190 від 25 лютого 2016 року (модель Міністерства праці).

Обов'язки, пов'язані з представництвом персоналу та колективними переговорами

При досягненні певних порогів чисельності персоналу роботодавець підпорядковується додатковим обов'язкам щодо соціального управління.

Соціальний та економічний комітет (CSE)

З часу ордонансу Макрона від 22 вересня 2017 року (ордонанс n°2017-1386) усі компанії щонайменше з 11 працівниками повинні організувати вибори для створення Соціального та економічного комітету (CSE). Роботодавець повинен:

• Організувати вибори протягом 90 днів від повідомлення працівникам

• Надати CSE необхідні засоби (приміщення, години делегування, бюджет)

• Інформувати та консультуватися з CSE щодо стратегічних напрямків, економічної ситуації та соціальної політики компанії

Невиконання впровадження CSE або організацію виборів являє собою діяння перешкоди, яке карається штрафом у розмірі 7 500 € для юридичної особи (стаття L2317-1 Трудового кодексу).

Обов'язкові переговори на рівні компанії (NOE)

У компаніях з профспілковими представниками роботодавець зобов'язаний вести обов'язкові переговори за такою періодичністю (статті L2242-1 та наступні):

• Щороку: щодо оплати праці, робочого часу, розподілу доданої вартості та професійної рівності

• Кожні три роки: щодо управління робочими місцями та професійними траєкторіями (GEPP) у компаніях більш ніж з 300 працівниками

Електронний підпис протоколів переговорів та корпоративних угод, за допомогою розширеного електронного підпису, забезпечує посилену доказову силу та спрощує процедуру реєстрації на платформі TéléAccords.

Захист персональних даних працівників: обов'язок GDPR інтегрований

Роботодавець, як відповідальна особа за обробку даних відповідно до GDPR (Регламент (ЄС) 2016/679), повинен дотримуватися набору конкретних обов'язків у контексті трудових відносин.

Обробка даних з управління персоналом та законна основа

Обробка персональних даних працівників повинна базуватися на дійсній законній основі. У контексті трудових відносин основні використовувані законні основи такі:

• Виконання трудового контракту (стаття 6.1.b GDPR) для управління оплатою праці, відпустками, навчанням

• Юридичний обов'язок (стаття 6.1.c) для декларації DSN, ведення обов'язкових реєстрів

• Законний інтерес (стаття 6.1.f) для певних механізмів контролю за умови ретельного зважування

Роботодавець повинен інформувати працівників про існування видань обробки, що їх стосуються, через повідомлення про інформацію, додане до трудового контракту (стаття 13 GDPR). Реєстр видів обробки (RAT) обов'язково повинен включати обробку з управління персоналом.

Терміни зберігання та право на забуття

CNIL опублікувала секторальні стандарти, уточнюючи терміни зберігання, застосовувані до персональних даних з управління персоналом. Наприклад:

• Дані про кандидатів, що не були відібрані: максимум 2 роки

• Трудові контракти та супровідні документи: 5 років після закінчення контракту

• Розрахункові квитанції: 5 років (роботодавець) та надання протягом 50 років (працівник)

• Дані від відеоспостереження на підприємстві: 1 місяць загалом

Компанії, які цифровізують свої процеси управління персоналом, повинні інтегрувати ці обмеження в свою політику управління документами. Дізнайтеся, як розширений електронний підпис може допомогти вам виробляти документи, конформні до діючих нормативних вимог.

Чинна нормативна база для відповідності роботодавця в трудовому праві

Відповідність роботодавця в трудовому праві базується на густому нормативному корпусі, який поєднує національне та європейське право.

Трудовий кодекс (законодавча та нормативна частини): основна база, яка регулює всі індивідуальні та колективні трудові відносини. Статті L1221-1 та наступні регулюють трудовий контракт, тоді як статті L4121-1 до L4121-5 визначають обов'язки роботодавця щодо безпеки.

Директива (ЄС) 2019/1152 від 20 червня 2019 року щодо прозорих та передбачуваних умов праці в Європейському Союзі, впровадженої у французьке право декретом n°2022-1173 від 25 серпня 2022 року: вона передбачає вручення Єдиного документа про інформацію (DUI) протягом семи днів після прийняття на роботу.

Регламент eIDAS n°910/2014 та його наступник eIDAS 2.0 (Регламент (ЄС) 2024/1183): вони визначають рівні електронного підпису (простий, розширений, кваліфікований) та їхню юридичну значимість. Відповідно до статті 25 eIDAS, кваліфікований електронний підпис (SEQ) має такий же юридичний ефект, що й власноручний підпис у всіх державах-членах. Для трудових контрактів розширений електронний підпис (SEA) забезпечує достатній рівень гарантії в переважній більшості ситуацій.

Цивільний кодекс, статті 1366 та 1367: стаття 1366 визнає за електронним документом таку ж доказову силу, що й документ на паперовому носії, за умови, що особа ідентифікована належним чином та документ складено та зберігається в умовах, що гарантують його цілісність. Стаття 1367 уточнює, що електронний підпис полягає у використанні надійного методу ідентифікації підписувача, що гарантує його зв'язок з актом.

GDPR n°2016/679 від 27 квітня 2016 року: застосовується до усієї обробки персональних даних працівників. Невиконання обов'язків GDPR піддає роботодавця штрафам, які можуть сягати 4% світового річного доходу або 20 мільйонів євро (стаття 83 GDPR). Франції CNIL накладла кілька значних санкцій проти роботодавців за невиконання обов'язків GDPR щодо управління персоналом.

Стандарти ETSI EN 319 132 та EN 319 122: вони визначають формати розширеного електронного підпису XAdES та CAdES, гарантуючи сумісність та довговічність підписів у часі.

Закон n°2021-1018 від 2 серпня 2021 року (Закон про охорону здоров'я на роботі): посилює обов'язки щодо первинної профілактики, зокрема оновлення та цифрове завантаження DUERP.

Ордонанси Макрона від 22 вересня 2017 року (n°2017-1385, n°2017-1386, n°2017-1387, n°2017-1388): глибоко реформують трудове право, вводячи CSE та послаблюючи рамки колективних переговорів.

Роботодавець, який порушує ці тексти, піддається кримінальним (діяння перешкоди, прихована праця), цивільним (недійсність актів, відшкодування убитків) та адміністративним (попередження DRIEETS, адміністративне закриття) санкціям. Використання сертифікованих цифрових інструментів дозволяє значно зменшити ці ризики.

Сценарії використання: як компанії забезпечують свою відповідність законодавству в трудовому праві

Сценарій 1: Малий та середній бізнес в галузі послуг зі 80 працівниками прискорює підпис своїх контрактів та змін

Малий та середній бізнес у секторі інформаційних послуг, який управляє близько 80 працівниками за контрактами на невизначений термін та регулярно залучає додатковий персонал за сезонними контрактами на визначений термін, стикався з середніми затримками 8-12 днів для збирання підписів на трудових контрактах та змінах. Ці затримки піддавали компанію ризику невідповідності вимозі вручення DUI протягом семи днів (директива 2019/1152). Впровадивши рішення з розширеного електронного підпису, інтегроване з його системою управління персоналом (SIRH), малий та середній бізнес скоротив середній час підпису менш ніж до 24 годин. Відсоток документів, підписаних у встановлений законом термін, зріс з 61% до 97%. Економія на витратах друку, поштового відправлення та управління документами оцінена приблизно в 8 500 € на рік, що дало позитивну окупність інвестицій вже в четвертому місяці використання.

Сценарій 2: Промислова група зі 350 працівниками цифровізує свій DUERP та протоколи безпеки

Промислова група середнього розміру, що працює на трьох виробничих майданчиках та розташована 350 співробітників, повинна була дотримати обов'язку цифрового завантаження DUERP, встановленого Законом про охорону здоров'я на роботі 2021 року. Множинність майданчиків та складність щорічного оновлення призводили до документаційних неузгодженостей та високого ризику неприйнятності документа під час контролю. Цифровізуючи весь процес — спільну розробку, затвердження членами CSE через електронний підпис, автоматичне завантаження на портал OPCO — група скоротила час щорічного оновлення DUERP втричі (з 6 тижнів до 2 тижнів). Посилена простеженість дозволила довести відповідність під час неоглошеної інспекції праці, уникаючи попередження.

Сценарій 3: Мережа франшиз у сфері швидкого харчування забезпечує безпеку своїх корпоративних угод та обов'язкових переговорів

Мережа франшиз у сфері швидкого харчування, що об'єднує близько тридцяти закладів, пов'язаних з головною компанією, яка разом працює більш ніж з 400 працівниками, повинна була щороку організовувати обов'язкові переговори щодо оплати праці та професійної рівності. Географічна розповсюдженість профспілкових представників та підписуючих ускладнювала збирання підписів на протоколах переговорів та корпоративних угодах. Впровадження рішення з електронного підпису, конформного eIDAS, дозволило придати гладкість процесу підпису в кілька сторін, скоротивши затримку остаточного оформлення угод в середньому з 21 дня менш ніж до 5 днів. Автоматичне завантаження на TéléAccords, породжене платформою, також виключило ризики процедурної помилки при завантаженні, яка раніше часто призводила до відхилень.

Висновок

Відповідність законодавству в трудовому праві — це постійна робота для роботодавця: договірні обов'язки, попередження ризиків, управління робочим часом, представництво персоналу та захист персональних даних формують складний нормативний набір, невиконання якого може коштувати дорого з точки зору санкцій та соціальної репутації. Цифровізація процесів управління персоналом — і зокрема електронний підпис, конформний eIDAS — вважається сьогодні одним з найефективніших важелів для поєднання швидкості виконання, доказової сили та нормативної відповідності.

Certyneo супроводжує вас у забезпеченні безпеки всіх ваших документів з управління персоналом: трудові контракти, зміни, корпоративні угоди, DUERP та багато іншого. Зв'яжіться з нами або запросіть демонстрацію, щоб конкретно виміряти переваги, які ви могли б отримати. Готові до дій? Зареєструйтесь для пробного періоду та починайте підписувати в відповідності з законом вже сьогодні.