Як архівувати документ з електронним підписом

Чому важливо архівувати правильно

Електронно підписаний документ має цінність лише тоді, коли доказ лишається доступним і перевірюваним увесь установлений законом строк — іноді 10, 20 і навіть 30 років. Недбале архівування = ослаблений доказ у спорі.

Строки, яких треба дотримуватися

• Комерційні договори: 10 років (Торговий кодекс Франції)
• Трудові договори: 5 років після припинення
• Рахунки: 10 років (бухгалтерія), 6 років (податки)
• Договори оренди: строк дії + 5 років
• Нотаріальні акти: 30 років
• Страхування: від 2 до 10 років залежно від виду

Зберігайте підписаний PDF і аудиторський слід протягом найдовшого застосовного строку.

Формати архіву

• PAdES-B-B: базовий, простий підпис
• PAdES-B-T: + кваліфікована позначка часу
• PAdES-B-LT: + ланцюг сертифікатів
• PAdES-B-LTA: + періодичні позначки часу (на десятиліття)

Для довгого зберігання надайте перевагу PAdES-B-LTA.

Три варіанти архівування

1. Зовнішнє архівування (платформа)

Платформа підписання зберігає ваші документи X років. Входить до більшості тарифів.

Переваги: жодних зусиль, відповідає eIDAS Недоліки: залежність від постачальника, потрібно перевірити оборотність

2. Внутрішнє архівування

Ваші документи зберігаються на ваших серверах або у виділеній системі архівування.

Переваги: повний контроль Недоліки: витрати, потрібні власні компетенції

3. Система архівування з доказовою силою

Система електронного архівування, сертифікована за NF Z42-013. Найвищий рівень відповідності.

Переваги: презумпція юридичної надійності Недоліки: висока вартість, надмірно для малого бізнесу

Добрі практики

• Зберігати PDF і аудиторський слід, ніколи одне без одного
• Резервування: кілька майданчиків, кілька носіїв
• Періодична перевірка: кожні 6-12 місяців підтверджувати, що документи читаються
• Документування: письмові процедури
• Тести відновлення щороку

Часті помилки

• Зберігати лише PDF, без аудиторського сліду
• Зберігати на єдиному носії (внутрішній жорсткий диск)
• Користуватися хмарою без умови про строк зберігання
• Забувати про строки, характерні для окремих галузей
• Не перевіряти відновлення

Міграція архівів

Якщо ви змінюєте постачальника підпису:

1. Вивантажити всі підписані документи та аудиторські сліди
2. Завантажити в нову систему або виділену систему архівування
3. Перевірити цілісність (хеш SHA-256)
4. Тимчасово зберегти доступ до попередньої системи

Конкретний випадок: компанія змінює постачальника

Компанія на 50 працівників, 3000 підписаних документів, накопичених за 5 років. Міграція:

• автоматизоване вивантаження через API
• завантаження до нового постачальника + зовнішня система архівування як резерв
• вибіркова перевірка (50 перевірених документів)
• договір із попереднім постачальником розірвано через 3 місяці

Загальна тривалість: 4 тижні. Жодної втрати.

Чим допоможе Certyneo

Certyneo включає в усі тарифи архівування на 10 років із географічним резервуванням у ЄС, версіюванням і повним вивантаженням будь-коли (повна оборотність). За замовчуванням формат PAdES-B-T, PAdES-B-LTA — за бажанням для критичних документів.

Ознайомтеся з рішенням для електронного підпису Certyneo

Часті запитання

Чи потрібно роздруковувати підписані документи?

Ні, це марно і навіть шкідливо (втрачається доказова сила).

Чи достатньо звичайної хмари (Google Drive, Dropbox)?

Для самого PDF так, але не для доказової сили. Надайте перевагу виділеному архівуванню.

Що робити, якщо моя платформа підписання закриється?

PDF у форматі PAdES лишаються перевірюваними офлайн. Регулярно вивантажуйте аудиторські сліди.

Чи потрібно шифрувати архіви?

Рекомендовано для чутливих документів. Не забудьте довго зберігати ключі.

Від якого моменту йдуть 10 років?

Для комерційного договору — від завершення виконання. Для трудового договору — від припинення договору.

Висновок

Добре архівування — страховка життя ваших електронних підписів. Оберіть варіант під свої ризики (зовнішній для більшості компаній, система NF Z42-013 для критичних випадків) і регулярно перевіряйте.

Спробуйте Certyneo, щоб надсилати, підписувати й відстежувати документи онлайн — просто, швидко й безпечно.