Як архівувати документ з електронним підписом

Навіщо правильно архівувати

Навіщо правильно архівувати

Документ з електронним підписом має цінність, лише якщо докази залишаються доступними для ознайомлення та перевірки протягом усього законного періоду — іноді 10, 20, навіть 30 років. Неакуратне архівування = ослаблені докази у разі суперечки.

• Тривалість, яку необхідно дотримуватисяКомерційні контракти ⬥⬥⬥: 10 років (Комерційний кодекс)
• Комерційні контракти ⬥⬥⬥: 10 років (Комерційний кодекс)Трудові контракти ⬥⬥⬥: 5 років після закінчення
• Рахунки-фактури ⬥⬥⬥: 10 років (бухгалтерський облік), 6 років (податок)Оренда ⬥⬥⬥: тривалість + 5 років
• Нотаріальні акти ⬥⬥⬥: 30 роківНотаріальні акти ⬥⬥⬥: 30 років
• Страхування ⬥⬥⬥: від 2 до 10 років залежно від типуЗберігайте
• підписаний PDFта

таконтрольний журналпротягом найдовшого доступного періоду.Формати архівуPAdES-B-B ⬥⬥⬥: базовий, простий підпис

PAdES-B-B ⬥⬥⬥: базовий, простий підпис

• PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + кваліфікована позначка часуPAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + ланцюжок сертифікатів
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + періодичні мітки часу (багатодесятиріччя)Для тривалого архівування надайте перевагу
• Для тривалого архівування надайте перевагуPAdES-B-LTA
• .3 варіанти архівування

1. Зовнішнє архівування (платформа)1. Зовнішнє архівування (платформа)Платформа підпису зберігає ваші документи протягом X років. Входить до більшості планів.

Переваги ⬥⬥⬥: без зусиль, сумісний з eIDAS

Недоліки ⬥⬥⬥: залежність від постачальника послуг, оборотність підлягає перевірці

2. Внутрішнє архівування

2. Внутрішнє архівуванняВаші документи зберігаються на ваших серверах або спеціальному SAE.Переваги ⬥⬥⬥: повний контрольНедоліки ⬥⬥⬥: вартість, потрібні внутрішні навички

3. SAE із доказовою силою

3. SAE із доказовою силою

Сертифікована система електронного архівуванняNF Z42-013. Найвищий рівень відповідності.Переваги ⬥⬥⬥: презумпція юридичної надійності

Переваги ⬥⬥⬥: презумпція юридичної надійності

Недоліки ⬥⬥⬥: висока вартість, надмірність для МСПНайкращі практикиЗберігати

PDF + контрольний журнал ⬥⬥⬥, ніколи одне без іншогоPDF + контрольний журнал ⬥⬥⬥, ніколи одне без іншогоРезервування ⬥⬥⬥: багатосайтовий, багатофункціональна підтримкаПеріодична перевірка ⬥⬥⬥: кожні 6-12 місяців підтверджуйте, що документи читаються

Документація ⬥⬥⬥: письмові процедури

• Документація ⬥⬥⬥: письмові процедуриЩорічні тести відновлення⬥⬥⬥ Часті помилки
• Зберігайте лише PDF, а не контрольний журналЗберігайте на одному носії (внутрішньому жорсткому диску)
• Зберігайте на одному носії (внутрішньому жорсткому диску)Використовуйте хмару без положення про збереження
• Забудьте про тривалість, характерну для певних секторівНе тестуйте відновлення
• Міграція архівуМіграція архіву

Якщо ви змінюєте постачальника підпису:

• Експортуйте всі підписані документи + журнали аудиту
• Імпортуйте в нову систему або спеціальну SAE
• Перевірте цілісність (відбиток SHA-256)
• Перевірте цілісність (відбиток SHA-256)
• Тимчасово збережіть доступ до старої системи

Конкретний випадок: МСП змінює постачальника послуг

МСП із 50 співробітниками, 3000 підписаних документів, накопичених за 5 років. Міграція:

1. автоматичний експорт через API
2. автоматичний експорт через API
3. імпорт до нового постачальника послуг + зовнішній SAE як резервний
4. перевірка за зразком (перевірено 50 документів)

старий постачальник послуг припинив роботу через 3 місяці

Загальна тривалість: 4 тижні. Нульові втрати.

• Загальна тривалість: 4 тижні. Нульові втрати.
• Як Certyneo допомагає вам
• Certyneo включає
• 10-річне архівування

в усіх планах, із географічним резервуванням у ЄС, керуванням версіями та повним експортом у будь-який час (повна оборотність). Формат PAdES-B-T за замовчуванням, PAdES-B-LTA необов’язковий для важливих документів.

в усіх планах, із географічним резервуванням у ЄС, керуванням версіями та повним експортом у будь-який час (повна оборотність). Формат PAdES-B-T за замовчуванням, PAdES-B-LTA необов’язковий для важливих документів.

Відкрийте для себе рішення електронного підпису CertyneoПоширені запитанняЧи слід мені друкувати підписані документи?

Ні, марно та контрпродуктивно (втрата доказової сили).

Ні, марно та контрпродуктивно (втрата доказової сили).

Чи достатньо стандартної хмари (Google Drive, Dropbox)?

Для PDF так, але не для доказової сили. Віддавайте перевагу спеціальному архіву.

Що мені робити, якщо моя платформа для підписів закриється?

PDF-файли PAdES можна перевірити офлайн. Регулярно експортуйте журнали аудиту.

PDF-файли PAdES можна перевірити офлайн. Регулярно експортуйте журнали аудиту.

Чи слід архіви шифрувати?

Рекомендовано для конфіденційних документів. Будьте обережні, зберігайте ключі протягом тривалого часу.

Коли починається 10-річний період?

Для комерційного контракту: закінчення виконання. Для трудового договору: закінчення контракту.

Для комерційного контракту: закінчення виконання. Для трудового договору: закінчення контракту.

Висновок

Гарне архівування – це гарантія життя ваших електронних підписів. Виберіть формулу, адаптовану до ваших завдань (для більшості малих і середніх підприємств надається аутсорсингу, SAE NF Z42-013 для критичних випадків), регулярно тестуйте.

Спробуйте Certyneo надсилати, підписувати та відстежувати ваші документи онлайн просто, швидко та безпечно.