Entreprise
Elektronski podpis za kadrovike: vodnik
Pogodbe, spremembe, obljube o zaposlitvi, podjetniški dogovori: kako HR industrializira elektronske podpise.
7 min
Kadovski viri
Elektronski podpis za HR in službe za osebje
Dématérialisez contrats de travail, avenants, promesses d'embauche, ruptures conventionnelles et accords d'entreprise. Certyneo s'intègre à votre SIRH (Lucca, PayFit, Workday) et garantit la conformité à l'article L1221-1 du Code du travail, au règlement eIDAS et au RGPD. Archivage 10 ans inclus, audit trail automatique.
Primeri uporabe v kadrovskem poslovanju
Vse podpise iz življenjskega cikla zaposlenca, od ponudbe za zaposlitev do dogovora o prekinitvi pogodbe, je mogoče digitalizirati s Certyneo. Tukaj so sedem najpogostejših primerov pri naših kadrovskih strankah.
Pogodba o zaposlitvi (CDI, CDD)
CDI, CDD, pogodbe o vajeništvu ali poklicnem usposabljanju: pošljite pogodbo, podpisano s strani delodajalca, kandidatu, ki jo podpiše v 2 minutah s svojo pametno telefona. V skladu s členom L1221-1 Kodeksa o delu.
Aneks k pogodbi
Sprememba delovnega mesta, povišanje, prehod na delo s krajšim delovnim časom, delo od doma: digitalizacija celotnega cikla aneksov s podpisima delavca in delodajalca v zaporedju.
Ponudba za zaposlitev
Varnostno zaščitite ponudbo za zaposlitev (enostransko ali vzajemno) pred podpisom pogodbe. Napredni elektronski podpis (AES) omogoča uradno identifikacijo kandidata.
Dogovor o prekinitvi pogodbe
Dogovor o prekinitvi pogodbe, podpisan na daljavo s strani obeh strani, s 15-dnevnim rokom za umik in samodejnim zapisom za predložitev ustreznim oblastim.
Podjetni dogovor
Skupni dogovori, podpisani s strani predstavniških sindikatnih organizacij: pošljite, zberite podpise vzporedno ali v zaporedju in arhivirajte za 10 let.
NDA in izjava o tajnosti
Dogovor o nerazkritju informacij za nove zaposlence, stažiste, izvajalce. Prosto dostopen predlog je na voljo v naši knjižnici.
Dogovor o praksi
Tripartitni dogovor (podjetje, izobraževalna institucija, praktikant): prilagodljiv vrstni red podpisov, samodejni opomniki, DUE integrirana na koncu cikla.
Zakaj Certyneo za kadrovsko dejavnost
Šest konkretnih razlogov, zakaj se kadrovske službe odločajo za Certyneo za svoje elektronske podpise.
Vključevanje v 24 urah
Med ponudbo za zaposlitev in podpisom pogodbe računajte z nekaj urami namesto več dni poštnine. Kandidat podpiše s pametnega telefona, brez tiskalnika.
Skladnost s Kodeksom o delu
Elektronski podpis pogodbe o zaposlitvi je priznan od sodbe Vrhovnega sodišča z dne 7. oktobra 2015. Naši napredni podpisi (AES) skladni eIDAS in členu 1367 Civilnega zakonika.
Arhiviranje za 10 let vključeno
Vse kadrovske pogodbe so arhivirane 10 let s časovno označenim zapisom, integriranim v PDF. Trajanje ustreza obveznostim hranitve socialnih dokumentov (DSN, AT/MP).
Delovni tokovi za več podpisnikov
Delodajalec, HR, vodja, delavec: nastavite vrstni red podpisov v zaporedju ali vzporedno. Samodejni opomniki na dan +1, +3, +7, prilagodljivi za vsak pošiljanje.
Ponovno uporabne predloge
Ustvarite svoje predloge pogodb (CDI, CDD, praksa) z dinamičnimi polji (ime, plača, datum) in generirajte dokumente v velikih količinah iz izvoza SIRH.
Premišljena izkušnja kandidata
Podpisovani potek v slovenščini, dostopen WCAG AA, enostavna e-pošta brez invazivnega sledenja. Podobo podjetja kot delodajalca je spoštovana.
Integracije SIRH
Certyneo se connecte à votre SIRH via API REST, webhooks et connecteurs Zapier/Make. Les trois intégrations les plus demandées par nos clients RH sont listées ci-dessous — d'autres sont disponibles sur demande.
Lucca
SIRH français leader du marché PME : exportez vos contrats via API Lucca puis déclenchez l'envoi depuis Certyneo, ou utilisez notre connecteur Zapier.
PayFit
Gestion de paie et onboarding : synchronisation via notre API REST pour pousser les contrats signés directement dans la fiche salarié.
Workday
SIRH grand compte : intégration via Make ou Zapier pour les workflows d'onboarding complexes (signatures multiples, approbations hiérarchiques).
Potrebna vam je prilagojena integracija? Kontaktirajte naš tim — API Certyneo je javno dokumentiran na naša dokumentacija API.
Skladnost s Kodeksom o delu, eIDAS in RGPD
Digitalizacija kadrovskih dokumentov je urejena s številnimi pravnimi besedili. Certyneo pokriva celoten pravni okvir, француski in evropski.
Kodeks o delu — člen L1221-1
Pogodba o zaposlitvi se sklene po oblikah, ki se jih strani dogovorita. Elektronski podpis je zato popolnoma dopusten, pod pogojem, da zagotavlja identifikacijo podpisnika in celovitost dokumenta — kar zagotavlja napredni podpis (AES).
Civilni zakonik — člen 1367
Splošno priznanje elektronskega podpisa kot enakovrednega ročnemu podpisu, kolikor uporablja zanesljiv postopek identifikacije, ki zagotavlja njegovo povezavo z aktom.
Uredba eIDAS (EU) št. 910/2014
Kadrovski podpisi Certyneo temeljijo na napredni ravni (AES): edinstvenike povezava s podpisarjem, identifikacija z OTP na dvojnem kanalu (e-pošta + SMS), zaznavanje vseh kasnejših sprememb dokumenta.
RGPD in socialna hramba
Obdobja hrambe usklajeno s socialnimi obveznostmi: 5 let (pogodba) ali 10 let (DUE, AT/MP, register zaposlenih). Standardni DPA na voljo ob registraciji, register obdelave podatkov je posodobljen.
Pogosta vprašanja kadrovskih oddelkov
Ali je elektronski podpis delovne pogodbe v Franciji zakonit?
Da, brez omejitev. Članak L1221-1 Delovnega zakonika prepušča strankam svobodo oblike pogodbe. Kasacijski sodišče je potrdilo veljavnost elektronskega podpisa za delovne pogodbe (Cass. soc., 7. oktober 2015). Napredni podpis (AES) je priporočljiv za zagotavljanje močne identifikacije delavca.
Katero raven podpisa izbrati za delovno pogodbo?
Napredni podpis (AES) je priporočeni standard. Vključuje identifikacijo podpisnika (OTP SMS + e-pošta), edinstveno povezavo z podpisanim dokumentom in zaznavanje vsake poznejše spremembe. Preprost podpis je dovolj za notranje dokumente brez pogodbenih posledic (obvestilo, potrdilo prejema).
Kako upravljati rok za preklicanje dogovora o odpravi pogodbenega razmerja?
Certyneo natančno časovni žig datum podpisa dogovora obema stranema. Rok za umik 15 dni začne teči od tega datuma in lahko izvozite časovno označeno potrdilo za oddajo organu Dreets. Nobena ročna obdelava ni potrebna.
Peut-on intégrer Certyneo à notre SIRH (Lucca, PayFit, Workday) ?
Oui. Certyneo expose une API REST complète, un webhook pour chaque évènement (enveloppe signée, refusée, expirée) et des connecteurs Zapier et Make qui couvrent plus de 4000 applications tierces, dont les principaux SIRH. L'équipe intégrations peut vous accompagner sur une mise en place sur mesure.
Kako dolgo se hranijo podpisane pogodbe?
Naši načrti vključujejo 10-letno arhiviranje kot privzeto, kar ustreza najstrožjim rokom hrambe na področju kadra (registri osebja, dokumenti AT/MP). Pogodbe so kadarkoli prenosljive s svojega nadzorne plošče z vključenim audit trail v PDF.
Ali morajo kandidati ustvariti račun Certyneo za podpis?
Ne. Podpisnik prejme varno povezavo prek e-pošte in se podpiše neposredno iz brskalnika brez namestitve ali ustvarjanja računa. Za napredne podpise vpiše kodo OTP, prejeto prek SMS, da potvrdi svojo istovetnost.
Je elektronski podpis zavezujoč v primeru spora pri delovnem sodišču?
Da. Dokazna vrednost naprednega podpisa je priznana s francosko in evropsko sodno prakso. V primeru spora predstavite podpisani PDF skupaj z audit trail (časovni žig, IP, grobo geolokacijo, validacijo OTP), kar predstavlja trdno збор dokazov za delovno sodišče.
Ali je mogoče podpisati več pogodb hkrati iz izvoza SIRH?
Da. Funkcija "predloge" vam omogoči ustvariti predlogo pogodbe z dinamičnimi polji (ime, plača, položaj, datum zaposlitve). Nato uvozite CSV iz svojega SIRH in Certyneo v nekaj sekundah ustvari in pošlje vse kuvert v seriji.