Entreprise
Elektronski podpis za kadrovike: vodnik
Pogodbe, spremembe, obljube o zaposlitvi, podjetniški dogovori: kako HR industrializira elektronske podpise.
7 min
Priročnik HR 2026
Elektronski podpis za kadrovske službe: delovne pogodbe in dokumenti
Elektronski podpis delovnih pogodb je v Franciji pravno priznan od Macronove uredbe iz 2017 (spremenjen članek L.1221-1 Delovnega zakonika). Ta priročnik pojasnjuje, kako ga pravilno uporabiti za delovne pogodbe, dodatke, dogovorne ločitve in druge kadrovske dokumente.
Posodobljeno
Pravni okvir: elektronski podpis v delovnem pravu
Članek L.1221-1 Delovnega zakonika dovoljuje sklepanje delovne pogodbe po elektronski poti. Zahtevana raven podpisa je odvisna od vrste pogodbe: SES ali AES za večino CDI/CDD pogodb in okrepljena dokazna moč (AES) je priporočljiva za dogovorne ločitve in pooblastila za zastopanje.
- CDI / CDD: priporočljiv podpis AES (SMS/e-poštni OTP)
- Dodatek: enaka raven kot prvotna pogodba
- Pogodba o mirnem prenehanju zaposlitve: priporočena AES s kodo OTP
- Pogodba o začasnem delu: preveriti veljavne kolektivne pogodbe
HR dokumenti, ki se lahko elektronsko podpišejo
Pogodba o zaposlitvi (neomejeni, omejeni, delni čas)
Dopolnilo k pogodbi o zaposlitvi
Pismo o nalogi
Pogodba o zaupnosti (NDA)
Pravila uporabe IT sistemov
Dokumenti za vključitev
Pogodba o delu od doma
Obrazec delegacije
Običajni HR tok z Certyneo
- 1
Ustvarite predlogo pogodbe
Uvozite Word ali PDF predlogo. Določite polja za izpolnjevanje (ime, položaj, plača) in področja za podpis.
- 2
Vnesite podatke kandidata
Ime, e-poštni naslov in telefonska številka prihodnjega zaposlenca. Certyneo avtomatično pošlje OTP za avtentifikacijo.
- 3
Pošljite pogodbo
Zaposljenec prejme e-pošto z varno povezavo. Pregleda in podpiše pogodbo s katerega koli naprave.
- 4
Samodejno arhivirajte
Podpisani PDF s poročilom o reviziji se arhivira za 10 let. Kadar koli ga lahko izvozite iz nadzorne plošče.
Pogosti vprašanja — Elektronski podpis in HR
- Ali je pogodba o zaposlitvi z elektronskim podpisom veljavna?
- Da. Pravo slovenskega delovnega reda izrecno dovoljuje sklenitev pogodbe o zaposlitvi po elektronski poti. Napredni elektronski podpis (AES) preko OTP je priporočljiv za njegovo dokazno vrednost.
- Katera raven eIDAS podpisa je potrebna za pogodbo o neomejeni zaposlitvi?
- Zakon ne predvideva minimalnega nivoja, vendar strokovnjaki in pravniki priporočajo AES (Napredni elektronski podpis eIDAS) z OTP SMS za pogodbe o zaposlitvi. Certyneo vključuje AES že v osebnem planu (9 €/mesec).
- Ali mora zaposljenec ustvariti račun za podpis?
- Ne. Zaposljenec prejme e-pošto s povezavo, pregleda pogodbo in jo podpiše v nekaj klikih, brez ustvarjanja računa. Avtentifikacija poteka preko OTP, poslanega na e-poštni naslov ali telefonsko številko.
- Kako arhivirate podpisane pogodbe?
- Certyneo avtomatično arhivira vsako podpisano pogodbo 10 let z datumom in časom poročila o reviziji. PDF-je lahko kadar koli prenesete iz nadzorne plošče, posamično ali v množičnem obsegu.