Ali je potrebno soglasje zaposlenega za dematerializacijo njegovih plačilnih list?

Ne — od zakona Macron (1. januar 2017) lahko delodajalec preda plačilno listo v elektronski obliki brez prejšnjega soglasja zaposlenega, ob pogoju, da ga obvesti najmanj en mesec vnaprej s katerimkoli sredstvom (pismo, e-pošta, obvestilo). Zaposljenec se lahko kadarkoli upre in zahteva vrnitev na papirnato obliko v najkrajšem roku.

Kako zaposljenec dostopa do svojih plačilnih list?

Vsak zaposljenec ima osebni digitalni trezor, dostopen z identifikatorjem + geslom ali OTP SMS. Lahko pregleduje, prenese in natisne svoje plačilne liste kadarkoli, tudi po zapustitvi podjetja. Trezor je združljiv s prihodnjim prenosom na osebni račun dejavnosti (CPA).

Ali se zaposljenec lahko upre dematerializaciji?

Da — kadarkoli. Zaposljenec delodajalcu sporoči svoj ugovor (pismo, e-pošta, navadna pošta). Delodajalec se mora nato vrniti na papirnato obliko «v najkrajšem možnem roku» (sodno praksa: 3 mesece največ). Noben razlog ni potreben in nobena sankcija ne more biti izrečena.

Katere obvezne navedke morata imeti plačilne liste?

Istovetnost delodajalca in zaposlenega, obdobje plačila, trajanje dela, osnovni plačilo, dodatki, olajšave, podrobne socialne prispevke (od poenostavljene plačilne liste 2018), neto obdavčljiv znesek, neto znesek k izplati, plačane dopuste, stopnja vira zadrževanja. Nobenega razlike od papirnatega plačila — le nosilec se spremeni.

Kaj se zgodi, če se podjetje zapre ali je prevzeto?

Digitalni trezor ostane dostopen zaposljencu tudi po prenehanju delovnega razmerja ali likvidaciji podjetja. Certyneo zagotavlja prenašljivost podatkov k novemu gostitelju v primeru spremembe ponudnika storitev, v skladu z odlokom 2016-1762.

Kakšna stopnja podpisa je potrebna za delodajalca?

Napredni podpis (AES) priporočljiv za delodajalca ali delegata za plačilo: preverjanje istovetnosti z OTP SMS, edinstveno potrdilo, kvalificiran časovni žig. Skladen s členom 26 uredbe eIDAS in združljiv z zahtevami celovitosti odloka 2016-1762.

Ali je dematerializirana plačilna lista uporabna pred delovnim sodiščem?

Da — napredni elektronski podpis (AES) daje plačilni listi enako dokazno moč kot papirnata plačilna lista (člen 1366 Civilnega zakonika). V primeru spora o obstoju ali vsebini plačilne liste delodajalec predloži revizijski sled Certyneo, ki dokazuje datum dostave, istovetnost prejemnika zaposlenega in celovitost dokumenta.

Delovni zakonik čl. L3243-2 · zakon Macron · digitalni trezor 50 let

Dematerializirati in podpisati plačilno listo na spletu

Dematerializirana plačilna lista, izdana zaposljencu s polno pravno vrednostjo. Skladna s členom L3243-2 Delovnega zakonika (zakon Macron z dne 6. avgusta 2015) in odlokom št. 2016-1762 — shranjevanje 50 let (ali do 75. leta zaposlenega), domnevano soglasje zaposlenega, pravica do izrecnega ugovora, digitalni trezor vključen.

Pravni okvir: Čl. L3243-2 — zakon Macron
Stopnja podpisa: AES eIDAS priporočena
Zakonska hramba: 50 let ali do 75. leta zaposlenega

Kaj je dematerializirana plačilna lista?

Dematerializirana plačilna lista je elektronska različica plačilne liste, dostopna zaposljencu v varnem digitalnem trezorju. Od zakona Macron z dne 6. avgusta 2015 (člen 54) in odloka z dne 16. decembra 2016 lahko delodajalec preda plačilno listo v elektronski obliki brez predhodnega soglasja zaposlenega, ob pogoju, da ga obvesti najmanj en mesec vnaprej in spoštuje pogoje hrambe (50 let ali do 75. leta zaposlenega — rok, ki pokriva morebitno ponovno sestavo delovne zgodovine za upokojitev). Zaposljenec se lahko v vsakem trenutku upre in zahteva vrnitev na papirnato obliko.

Zakaj dematerializirati plačilne liste?

Prihranek stroškov pošiljanja

Ni več tiska, ovitkov, znamk, osebne dostave. Pri 50 plačilnih listah/mesec je tipičan prihranek 1.500-3.000 € letno za malo podjetje — brez računanja časa kadrovske službe za arhiviranje papirja.

Digitalni trezor 50 let

Vsak zaposljenec ima dostop do osebnega digitalnega trezorja, ki hrani vse njegove plačilne liste 50 let (ali do 75. leta), v skladu z normativnimi zahtevami. Združljiv s prihodnjim prenosom na osebni račun dejavnosti (CPA).

Domnevano soglasje — ni potrebnega prejšnjega soglasja

Od leta 2017 delodajalec ne more več zbirati izrecnega soglasja zaposlenega za prehod na elektronsko plačilno listo. Zadošča pisna obvestila en mesec vnaprej. Zaposljenec se lahko kadarkoli upre in se vrne na papirnato obliko.

Revizijski sled, uporaben

Vsaka plačilna lista je dostavljeni s PDF dokazom: istovetnost prejemnika zaposlenega, časovni žig dostave, hash SHA-256 dokumenta, dnevnik pregledov. Uporaben ob sporu pred delovnim sodiščem o obstoju ali vsebini plačilne liste.

Dematerializirati plačilno listo v 4 korakih

Od ustvarjanja plačilne liste do dostave v digitalni trezor v manj kot 5 minutah.

1. Obvestiti zaposlence
Pošlji pismo ali e-poštno obvestilo zaposljencem najmanj 1 mesec pred prvo elektronsko dostavo. Navedite pogoje dostopa do trezorja, trajanje hrambe in pravico do ugovora. Predloga je dostopna v Certyneo.
2. Uvoziti plačilne liste
Naložite paket plačilnih list (PDF) iz vaše plačilne programske opreme. Certyneo se integrira s glavnimi SaaS plačilnimi sistemi (Silae, Sage, PayFit, itn.). Avtomatično zaznavanje prejemnika zaposlenega.
3. Elektronsko podpisati (delodajalec)
Napredni podpis (AES) plačilne liste s strani delodajalca ali delegata za plačilo. Kvalificiran časovni žig dostave. Skladen s členom L3243-2 in odlokom 2016-1762.
4. Dostava v digitalni trezor
Vsak zaposljenec prejme e-poštno obvestilo + dostopa do svoje plačilne liste prek osebnega digitalnega trezorja. Avtomatična hramba 50 let, izvoz PDF kadarkoli.

Pogosto postavljana vprašanja

Ali je potrebno soglasje zaposlenega za dematerializacijo njegovih plačilnih list?: Ne — od zakona Macron (1. januar 2017) lahko delodajalec preda plačilno listo v elektronski obliki brez prejšnjega soglasja zaposlenega, ob pogoju, da ga obvesti najmanj en mesec vnaprej s katerimkoli sredstvom (pismo, e-pošta, obvestilo). Zaposljenec se lahko kadarkoli upre in zahteva vrnitev na papirnato obliko v najkrajšem roku.
Kako dolgo je treba hraniti dematerializirane plačilne liste?: 50 let od datuma plačilne liste ALI do 75. leta zaposlenega (člen D3243-8 Delovnega zakonika). To trajanje pokriva morebitno ponovno sestavo delovne zgodovine za upokojitev. Certyneo avtomatično arhivira vsako plačilno listo v tem obdobju v skladan digitalni trezor.
Kako zaposljenec dostopa do svojih plačilnih list?: Vsak zaposljenec ima osebni digitalni trezor, dostopen z identifikatorjem + geslom ali OTP SMS. Lahko pregleduje, prenese in natisne svoje plačilne liste kadarkoli, tudi po zapustitvi podjetja. Trezor je združljiv s prihodnjim prenosom na osebni račun dejavnosti (CPA).
Ali se zaposljenec lahko upre dematerializaciji?: Da — kadarkoli. Zaposljenec delodajalcu sporoči svoj ugovor (pismo, e-pošta, navadna pošta). Delodajalec se mora nato vrniti na papirnato obliko «v najkrajšem možnem roku» (sodno praksa: 3 mesece največ). Noben razlog ni potreben in nobena sankcija ne more biti izrečena.
Katere obvezne navedke morata imeti plačilne liste?: Istovetnost delodajalca in zaposlenega, obdobje plačila, trajanje dela, osnovni plačilo, dodatki, olajšave, podrobne socialne prispevke (od poenostavljene plačilne liste 2018), neto obdavčljiv znesek, neto znesek k izplati, plačane dopuste, stopnja vira zadrževanja. Nobenega razlike od papirnatega plačila — le nosilec se spremeni.
Kaj se zgodi, če se podjetje zapre ali je prevzeto?: Digitalni trezor ostane dostopen zaposljencu tudi po prenehanju delovnega razmerja ali likvidaciji podjetja. Certyneo zagotavlja prenašljivost podatkov k novemu gostitelju v primeru spremembe ponudnika storitev, v skladu z odlokom 2016-1762.
Kakšna stopnja podpisa je potrebna za delodajalca?: Napredni podpis (AES) priporočljiv za delodajalca ali delegata za plačilo: preverjanje istovetnosti z OTP SMS, edinstveno potrdilo, kvalificiran časovni žig. Skladen s členom 26 uredbe eIDAS in združljiv z zahtevami celovitosti odloka 2016-1762.
Ali je dematerializirana plačilna lista uporabna pred delovnim sodiščem?: Da — napredni elektronski podpis (AES) daje plačilni listi enako dokazno moč kot papirnata plačilna lista (člen 1366 Civilnega zakonika). V primeru spora o obstoju ali vsebini plačilne liste delodajalec predloži revizijski sled Certyneo, ki dokazuje datum dostave, istovetnost prejemnika zaposlenega in celovitost dokumenta.

Čitajte tudi

Dematerializirati vaše naslednje plačilne liste

Trajni brezplačni načrt (5 ovojnic/mesec), brez kreditne kartice. Skladen s zakonom Macron in eIDAS. Digitalni trezor 50 let vključen.

Pridi brezplačno Oglejte si ceno