Elektronski podpis za kadrovike: vodnik

Zakaj HR prehaja na elektronski podpis

Zakaj HR prehaja na elektronski podpis

HR oddelki upravljajo na desetine pogodbenih dokumentov na mesec: pogodbe za nedoločen čas, pogodbe za določen čas, spremembe, obljube o zaposlitvi, pogodbe o delu na daljavo, običajne odpovedi. Vsak papirni cikel traja 3-10 delovnih dni. Pri elektronskem podpisu se isti cikel skrajša na nekaj ur.

• Poleg prihranka časa bo HR našel:
• vrhunsko sledljivost za revizije URSSAF/inšpekcije dela
• posodobljeno izkušnjo kandidata (brez skeniranja/tiskanja doma)
• zmanjšanje napak (podpisovanje napačne različice)

centralizacijo osebnih datotek v HRIS

• Splošno podpisani kadrovski dokumentiPogodbe o zaposlitvi
• CDI, CDD, študijski program
• Obljube o zaposlitvi
• Spremembe (plača, delovno mesto, delovni čas, delo na daljavo)
• Podjetniške in panožne pogodbe
• Podjetniške in panožne pogodbe
• Konvencionalne odpovedi
• Načrti spodbud, udeležba

Interni predpisi (kompendij)

Poročila o stroškihPriporočena raven podpisaZa kadrovske dokumentenapredni podpis (AES)je standard. Zagotavlja dvofaktorsko identifikacijo (e-pošta + OTP SMS), ki zagotavlja dokaz v primeru sodnih sporov na industrijskem sodišču - glejte

pravna veljavnost ⬥⬥⬥.

Za nekatere interne dokumente z nizkimi vložki (certifikati, zbirke) lahko zadostuje preprost podpis.

• Merljive koristiSkrajšanje časa priprave ⬥⬥⬥: kandidat, sprejet zjutraj, lahko svojo pogodbo podpiše popoldne
• Skrajšanje časa priprave ⬥⬥⬥: kandidat, sprejet zjutraj, lahko svojo pogodbo podpiše popoldneZmanjšana stopnja neprihoda ⬥⬥⬥: nič več pogodb, »pozabljenih« na kuhinjski mizi
• Administrativni dobiček ⬥⬥⬥: 2 do 3 ure manj na datoteko (opomniki, skeniranje, klasifikacija)Skladnost ⬥⬥⬥: revizijska sled izvršljiva v primeru spora
• Integracija z vašim HRISSodobna platforma se povezuje s trenutnim HRIS (PayFit, Lucca, Workday, SAP SuccessFactors) prek API-ja ali Zapierja. Spremembe se lahko samodejno generirajo iz predloge, pošljejo zaposlenemu, podpisan dokument pa se samodejno vloži v osebno mapo.

Napake, ki se jim je treba izogniti

Izbira preprostega podpisa za pogodbo o zaposlitvi: šibek dokaz

Nevodenje revizijske sledi 5 let po izteku pogodbe

• Pozabljanje omeniti pravico do predhodnih informacij (obvezni dokumenti, ki jih je treba priložiti)
• Sistematično tiskanje podpisane pogodbe (izguba dokazne vrednosti)
• Konkreten primer: pospešeno uvajanje
• MSP z 80 zaposlenimi je industrializiralo svoje vključevanje z elektronskim podpisom. Nova pot:

MSP z 80 zaposlenimi je industrializiralo svoje vključevanje z elektronskim podpisom. Nova pot:

Kandidat sprejet po e-pošti → samodejno generiranje CDI iz predloge

1. Pošiljanje v AES z OTP SMS → podpisano v eni uri
2. Samodejna razvrstitev v datoteko PayFit
3. Pošiljanje pozdravnih dokumentov (listina IT, interni predpisi) za skupinsko zbiranje AES
4. Rezultat: čas priprave na vkrcanje, deljen s 4, 0 izgubljenih pogodb, datoteke URSSAF so posodobljene.

Kako vam Certyneo pomaga

Certyneo ponuja kadrovski paket z vnaprej konfiguriranimi predlogami za trenutne pogodbe (CDI, CDD, študij dela, spremembe), privzeto napredno podpisovanje, izvorne integracije z glavnim HRIS in vključeno 10-letno arhiviranje.

Vodje kadrovskih služb lahko spremljajo status vsake pogodbe v realnem času z namenske nadzorne plošče in izvozijo revizijsko sled za nadzor.

Odkrijte rešitev elektronskega podpisa Certyneo

Pogosta vprašanja

Ali je mogoče pogodbo o zaposlitvi podpisati v SES?

Tehnično da, vendar so dokazi šibki. AES se priporoča za vse pogodbe o zaposlitvi.

Tehnično da, vendar so dokazi šibki. AES se priporoča za vse pogodbe o zaposlitvi.

Ali je možno podpisati amandma izven prostorov?

Ja, to je celo ena glavnih prednosti.

Ali naj obdržimo papirnato različico?

Ne. PDF, podpisan s PAdES, ima enako vrednost. Pazite, da ohranite revizijsko sled.

Ali se je treba posvetovati z IRP-ji?

Ne, elektronski podpis ni kolektivni ukrep v smislu delovnega zakonika.

Deluje mednarodno?

Da v EU (medsebojno priznavanje). Zunaj EU preverite lokalno zakonodajo.

Zaključek

HR, ki sprejme elektronske podpise, pridobi hitrost, skladnost in izkušnje kandidatov. To je eden najjasnejših ROI digitalne transformacije v poslovanju.

Preizkusite Certyneo za preprosto, hitro in varno pošiljanje, podpisovanje in sledenje vašim dokumentom na spletu.