Дематериализовать и подписать расчетную ведомость онлайн
Дематериализованная расчетная ведомость, выданная работнику с полной юридической силой. Соответствует статье L3243-2 Трудового кодекса (закон Макрона от 6 августа 2015 года) и указу № 2016-1762 — хранение в течение 50 лет (или до достижения работником возраста 75 лет), предполагаемое согласие работника, право на явное возражение, цифровой сейф включен.
- Правовая база
- Ст. L3243-2 — закон Макрона
- Уровень подписи
- AES eIDAS рекомендуется
- Юридическое хранение
- 50 лет или 75 лет со дня рождения работника
Что такое электронная расчётная ведомость?
Электронная расчётная ведомость — это электронная версия расчётной ведомости, предоставляемая работнику в защищённый цифровой сейф. С момента вступления закона Макрона от 6 августа 2015 г. (статья 54) и декрета от 16 декабря 2016 г. работодатель может выдавать расчётную ведомость в электронном виде без предварительного согласия работника при условии уведомления его не менее чем за один месяц и соблюдения условий хранения (50 лет или до достижения работником 75 лет — период, покрывающий возможное восстановление стажа для расчёта пенсии). Работник может возразить в любой момент и потребовать возврата к бумажному формату.
Почему переводить расчётные ведомости в электронный формат?
Экономия на расходах доставки
Без печати, конвертов, марок и ручной доставки. При объёме 50 расчётных ведомостей в месяц типичная экономия составляет 1 500–3 000 € в год для малого предприятия — без учёта времени, затраченного отделом кадров на архивирование бумажных документов.
Цифровой сейф на 50 лет
Каждый работник имеет доступ к личному цифровому сейфу, в котором хранятся все его расчётные ведомости на протяжении 50 лет (или до достижения им 75 лет) в соответствии с нормативными требованиями. Совместим с будущим переводом на личный счёт активности (CPA).
Предполагаемое согласие — не требуется предварительного разрешения
С 2017 г. работодатель больше не обязан получать явное согласие работника для перехода на электронную расчётную ведомость. Достаточно письменного уведомления за один месяц. Работник может возразить в любой момент и вернуться к бумажному формату.
Журнал аудита, имеющий доказательственную силу
Каждая расчётная ведомость поставляется с подтверждающим PDF: личные данные работника-получателя, время и дата предоставления, хеш SHA-256 документа, журнал обращений. Может быть использован в качестве доказательства в трудовых спорах относительно наличия или содержания расчётной ведомости.
Перевод расчётной ведомости в электронный формат в 4 этапа
От создания расчётной ведомости до размещения в цифровом сейфе — менее 5 минут.
1. Уведомить работников
Отправить письмо или электронное письмо с информацией сотрудникам не менее чем за 1 месяц до первого предоставления в электронном виде. Указать условия доступа к хранилищу, период хранения и право на возражение. Шаблон доступен в Certyneo.
2. Импортировать расчетные листки
Загрузите пакет расчетных листков (PDF) из вашего программного обеспечения для расчета заработной платы. Certyneo интегрируется с основными SaaS-сервисами по расчету заработной платы (Silae, Sage, PayFit и т. д.). Автоматическое определение получателя — сотрудника.
3. Электронная подпись (работодатель)
Продвинутая подпись (AES) расчетного листка работодателем или делегированным лицом по расчету заработной платы. Квалифицированная временная метка предоставления. Соответствует статье L3243-2 и постановлению 2016-1762.
4. Предоставление в хранилище
Каждый сотрудник получает уведомление по электронной почте и получает доступ к своему расчетному листку через личное цифровое хранилище. Автоматическое хранение в течение 50 лет, экспорт в PDF в любой момент.
Часто задаваемые вопросы
- Требуется ли согласие сотрудника на дематериализацию его расчетных листков?
- Нет — с закона Макрона (1 января 2017 г.) работодатель может предоставлять расчетный листок в электронном виде без предварительного согласия сотрудника при условии информирования его не менее чем за один месяц до этого любым способом (письмо, электронное письмо, объявление). Сотрудник может возразить в любой момент и получить возврат в бумажный формат как можно скорее.
- Как долго нужно хранить дематериализованные расчетные листки?
- 50 лет с даты расчетного листка ИЛИ до достижения сотрудником 75 лет (статья D3243-8 Трудового кодекса). Этот период охватывает возможное восстановление стажа для пенсии. Certyneo автоматически архивирует каждый расчетный листок на этот период в соответствующем цифровом хранилище.
- Как сотрудник получает доступ к своим расчетным листкам?
- Каждый сотрудник имеет личное цифровое хранилище, доступное по идентификатору + пароль или OTP SMS. Он может просматривать, загружать и печатать свои расчетные листки в любой момент, даже после увольнения из компании. Хранилище совместимо с будущей передачей на личный счет активности (CPA).
- Может ли сотрудник отказаться от дематериализации?
- Да — в любой момент. Сотрудник уведомляет работодателя об отказе (письмо, электронное письмо, простое письмо). Работодатель должен вернуться к бумажному формату «как можно скорее» (судебная практика: максимум 3 месяца). Никаких причин не требуется, и никаких санкций не может быть применено.
- Какие обязательные реквизиты на расчетном листке?
- Удостоверение личности работодателя и сотрудника, период расчета, продолжительность работы, оклад, премии, удержания, детальные социальные взносы (с упрощенного расчетного листка 2018 г.), налоговый доход, чистый к выплате, отпуск, ставка удержания источника. Никакой разницы с бумажным расчетным листком — меняется только носитель.
- Что происходит, если компания закрывается или поглощается?
- Цифровое хранилище остается доступным для сотрудника даже после прекращения трудового договора или ликвидации компании. Certyneo гарантирует портативность данных к новому хостинг-провайдеру в случае смены поставщика услуг в соответствии с постановлением 2016-1762.
- Какой уровень подписи требуется для работодателя?
- Усиленная электронная подпись (AES) рекомендуется для работодателя или делегата по расчётам: проверка личности через OTP SMS, единый сертификат, квалифицированная отметка времени. Соответствует статье 26 регламента eIDAS и совместима с требованиями целостности декрета 2016-1762.
- Может ли электронный расчётный лист быть использован в суде по трудовым спорам?
- Да — усиленная электронная подпись (AES) придаёт расчётному листу ту же доказательственную силу, что и бумажный документ (статья 1366 Гражданского кодекса). В случае спора о наличии или содержании расчётного листа работодатель предоставляет журнал аудита Certyneo, который подтверждает дату предоставления, личность сотрудника-получателя и целостность документа.
Рекомендуемое чтение
Дематериализуйте ваши следующие расчётные листы
Постоянный бесплатный тариф (5 конвертов / месяц), без банковской карты. Соответствует закону Макрона и eIDAS. Цифровой сейф на 50 лет включен.