Make + Certyneo + Google Sheets: отслеживание ваших подписанных конвертов автоматически
Обновлено
Многие команды по-прежнему ведут ручную таблицу отслеживания подписанных контрактов. Это руководство создает сценарий Make, который автоматически добавляет строку в Google Sheets каждый раз, когда завершается конверт Certyneo.
Почему регистрировать ваши подписи в электронной таблице
Для многих коммерческих, юридических или кадровых команд таблица остается справочным инструментом для отслеживания портфеля контрактов. Автоматизация этой регистрации исключает ошибки и гарантирует, что каждый подписанный контракт появляется в таблице без ручного переввода.
Приведенный ниже сценарий запускается при событии Конверт завершен и добавляет строку в таблицу Google Sheets с основной информацией о конверте.
Предварительные условия
- Аккаунт Certyneo с ключом API, сгенерированным из раздела разработчиков.
- Учетная запись Make, подключенная к приложению Certyneo.
- Учетная запись Google с доступом к Google Sheets, подключенная к Make.
- Существующая таблица Google Sheets с строкой заголовков.
Построить сценарий
Создать триггер
Добавьте модуль Certyneo Конверт завершен в качестве первого модуля сценария.
Добавить модуль Google Sheets
Добавьте модуль Google Sheets Добавить строку, указывающий на вашу таблицу отслеживания.
Сопоставить поля
Сопоставьте каждый столбец таблицы с полем конверта (клиент, дата подписания, статус, ссылка на документ).
Протестировать с реальным конвертом
Заполните тестовый конверт и проверьте, что новая строка правильно появляется в таблице.
Какие столбцы журналировать
- Имя или наименование подписывающего клиента.
- Дата отправки и дата фактического подписания конверта.
- Финальный статус (подписан, отклонен, истек).
- Ссылка на документ, архивированный в Certyneo.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли также регистрировать отклонённые конверты?
Да, достаточно добавить второй сценарий, запускаемый событием «Конверт отклонён», направленный на тот же лист или на отдельную вкладку.
Работает ли сценарий с Excel Online?
Описанный здесь модуль использует Google Sheets. Make предлагает эквивалентный модуль для Microsoft Excel Online с той же логикой сопоставления столбцов.
Сколько операций Make потребляет этот сценарий?
Две операции за выполнение: одна для триггера, одна для добавления строки. Объём в несколько десятков договоров в месяц остаётся в рамках бесплатного плана Make.