Certyneo × Salesforce — электронная подпись eIDAS с карточки
Быстрое действие по Opportunity, Contact или Account берёт уже прикреплённые файлы, предзаполняет подписантов из ваших ролей контакта и отправляет. Статус каждого подписанта возвращается в Salesforce на запись, по которой вы можете создавать отчёты.
Аккаунт Certyneo начиная с плана Standard (доступ к REST API) и организация Salesforce в интерфейсе Lightning.
Что меняет интеграция в повседневной работе
Цель не в том, чтобы добавить ещё один инструмент, а в том, чтобы убрать перемещения между CRM и платформой подписей.
Отправлять со страницы записи, а не с другой вкладки
Файлы, уже прикреплённые к записи, предлагаются как есть, подписывающие берутся из ролей контакта или контактов учётной записи. Ничего не нужно повторно загружать, ничего не нужно переписывать.
Рамки подписей размещаются в правильном месте
Вы один раз указываете текст, который нужно найти в ваших контрактах — «Подпись», «Согласовано» — и каждый подписывающий получает свою рамку напротив своей строки. Если текст отсутствует, рамка размещается внизу последней страницы.
Статус возвращается в Salesforce
Объект Enveloppe Certyneo отслеживает каждую отправку: кто подписал, кто ещё не открывал, когда enveloppe завершилась. Это стандартный объект, поэтому отчёты и панели мониторинга на нём работают.
Защищаемая подпись, а не просто галочка
Простая, продвинутая или квалифицированная подпись в смысле eIDAS, с вариантом встроенного штампа, требуемым французскими хранилищами. Каждый enveloppe сохраняет свой журнал аудита: доказательства личности, временные метки, отпечатки документа.
Две половины, которые нужно внедрять отдельно
Интеграция состоит из двух независимых компонентов. Вы можете установить только один: они не зависят друг от друга.
Пакет AppExchange (Salesforce → Certyneo)
Установленный в вашу организацию, он добавляет быстрое действие, объекты отслеживания и плановую синхронизацию статуса.
- Действие «Отправить на подпись» для Opportunity, Contact и Account
- Объекты «Конверт» и «Подписант» с отчётами и панелями мониторинга
- Синхронизация статуса каждые 15 минут без открытой точки входа в вашу организацию
Подключение Certyneo (Certyneo → Salesforce)
Установленное в ваших настройках Certyneo, оно отправляет события в Salesforce в момент их возникновения.
- Режим реального времени вместо цикла в 15 минут
- Работает также для конвертов, созданных вне Salesforce
- Подключается и отключается из Certyneo, без изменения организации
Пакета достаточно для отправки и отслеживания. Подключения достаточно для получения событий. Вместе вы получаете отправку с карточки и возврат в режиме реального времени.
Что загружается в Salesforce
Только метаданные отслеживания. Подписанный документ остаётся в Certyneo, где находится его журнал аудита; запись в Salesforce содержит глубокую ссылку на него.
| Событие | Что записывается в Salesforce |
|---|---|
| envelope.sent | Статус конверта изменяется на «Отправлено», дата отправки, подписанты созданы как «Отправлено». |
| recipient.viewed | Подписант переходит в статус «Просмотрено»: документ был открыт. |
| recipient.signed | Подписант переходит в статус «Подписано» с отметкой времени подписи. |
| envelope.completed | Статус «Завершено», дата завершения, ссылка на подписанный документ и его журнал аудита. |
| envelope.declined | Статус «Отклонено». Соответствующий подписант переходит в «Отклонено»: вы знаете, кто заблокировал. |
Никакие контакты Salesforce не передаются в Certyneo: только имя и адрес, введённые в форму отправки, отправляются, и ничего больше.
Установка, шаг за шагом
Рассчитывайте на десять минут со стороны администратора, как только пакет будет доступен в вашей организации.
- 1
Установить пакет
Из AppExchange после публикации или по ссылке установки, которую мы вам предоставляем во время бета-тестирования.
- 2
Вставьте ваш ключ API
Конфигурация → Именованные учетные данные → Certyneo. Ключ поступает из ваших параметров Certyneo. Не копируйте слово «Bearer»: Salesforce добавит его, а дублирование приведет к ошибке, похожей на неверный ключ.
- 3
Назначить наборы разрешений
«Certyneo User» коммерческим пользователям, «Certyneo User» и «Certyneo Administrator» лицу, которое будет планировать синхронизацию.
- 4
Добавить действие в макеты страниц
Действие «Отправить на подпись» не появляется автоматически: пакет не переорганизует ваши макеты страниц, вы сами решаете, где его разместить.
- 5
Запустить синхронизацию статуса
Одна строка кода, которую нужно выполнить один раз в консоли разработчика. Затем в разделе «Конфигурация» появятся четыре запланированных задачи, которые вы можете остановить в любой момент.
Безопасность и соответствие
Пакет разработан для прохождения проверки безопасности ISV компании Salesforce, что накладывает полезные ограничения, выходящие далеко за рамки самой проверки.
- Ваш ключ API хранится в именованных учетных данных: Salesforce его шифрует, и код пакета не может его прочитать.
- Два отдельных набора разрешений: коммерческие пользователи отправляют, только администраторы могут удалять записи аудита.
- Отсутствуют общедоступные сайты, приглашенные пользователи и входящие точки входа, созданные в вашей организации.
- Инфраструктура размещена в Европейском союзе, сертификация ISO 27001, опубликованные подрядчики.
Часто задаваемые вопросы
Приложение уже в AppExchange?
Еще нет. Пакет разработан и протестирован, и его отправка идет своим чередом: проверка безопасности ISV компании Salesforce занимает месяцы, а не недели. До этого момента мы устанавливаем пакет вручную в организации, присоединяющиеся к бета-тестированию.
Какой план Certyneo необходим?
Минимум план Standard, так как это первый план с доступом к REST API, который использует пакет. Бесплатные и Personal планы позволяют попробовать Certyneo, но не подключить Salesforce.
На какие объекты можно отправлять?
На Opportunity, Contact и Account на данный момент. Конверт сохраняет связь с исходной записью, поэтому вы найдете все отправки, связанные с делом, в соответствующем списке.
Можно ли выбрать уровень подписи?
Да, при каждой отправке: простая, продвинутая, продвинутая со встроенной печатью или квалифицированная. Администратор устанавливает уровень по умолчанию, отправитель может его изменить в каждом случае.
Как быстро обновляется статус?
Приложение опрашивает Certyneo каждые пятнадцать минут. Для режима реального времени добавьте подключение Certyneo → Salesforce в параметрах Certyneo: оно отправляет события в тот момент, когда они происходят. Оба варианта могут работать вместе.
Соответствует ли интерфейс языку моих пользователей?
Да. Каждый ярлык проходит через систему перевода Salesforce на английском, французском, испанском, немецком, итальянском и нидерландском языках. Продавец в Мадриде и продавец в Лионе видят каждый свой язык в одной организации.
Что выходит из моей организации Salesforce?
Только то, что выбрал пользователь: отмеченные файлы и имя и адрес электронной почты подписантов, введенные в форму. Никаких записей контактов, никаких данных по возможностям, ничего неявного.
Продолжаем
Подписывайте ваши контракты там, где вы следите за вашим бизнесом
Создайте аккаунт, чтобы попробовать Certyneo уже сегодня, или расскажите нам о вашей организации Salesforce, чтобы присоединиться к бета-программе.