Заключить договор онлайн: инструкция по использованию

Зачем заключать договоры онлайн

Зачем заключать договоры онлайн

Подписание договора онлайн сокращает цикл подписания с 3-5 дней до нескольких часов. Нет необходимости печатать, сканировать, отправлять или перезагружать. Все происходит в браузере с превосходной отслеживаемостью на бумаге.

Шаг 1: подготовьте документ

Начните с чистого PDF-файла (в идеале < 10 МБ для производительности). Если ваш контракт составлен в формате Word, платформа автоматически преобразует его в PDF.

• Перед отправкой проверьте:
• отсутствие ошибок и опечаток (после подписания исправление невозможно)
• точные суммы и даты

обязательные приложения прилагаются (DPE для аренды, RIB для мандата SEPA)

Шаг 2: добавьте подписавшихся

• Для каждого получателя:
• полное имя
• адрес электронной почты
• мобильный телефон (для OTP SMS, если AES)

роль (подписавший, копия, копия)Определитепорядок ⬥⬥⬥: параллельный (все подписывают одновременно) или последовательный (каждый подписавшийся после предыдущий).

Шаг 3: разместите поля подписи

Перетащите поля в PDF-файл:

• поле «подпись» на соответствующую страницу
• необязательно: поле «дата», «текст», «инициалы» на каждой странице
• свяжите каждое поле с подписавшим лицом

Шаг 4: отправьте и отслеживать

Настройте параметры:

• уровень подписи (SES или AES)
• автоматические напоминания (D+3, D+7)
• срок действия (обычно 15–30 дней)

Каждому подписавшему лицу отправляется электронное письмо с уникальной ссылкой. На своем личном кабинете вы видите в режиме реального времени: отправлено → открыто → подписано.

Шаг 5: архивирование и повторное использование

После того, как все подписавшие стороны подпишут, автоматически создается окончательный PDF-файл с:

• нижним колонтитулом аудита с отметкой времени
• криптографическим отпечатком пальца
• подписью в формате PAdES

Документ хранится в течение 10 лет из-за дефекта. Вы можете экспортировать его в любое время или поделиться им с третьим лицом.

Лучшие практики

• Используйтешаблоныдля повторяющихся контрактов (выигрыш 80 % при подготовке)
• Отдавайте предпочтениеAESдля контрактов с высокими ставками (> 5000 евро)
• Отправить договороднозначно(без пометки «черновик»)
• Перезапустить автоматически, а не вручную
• Хорошосвязатьсяс подписывающим лицом, если он никогда не подписывал электронно

Частые ошибки

• Отправляйте без корректуры: любое исправление требует новой отправки
• Добавьте неправильную подпись или неправильный адрес электронной почты
• Забудьте добавить приложения
• Используйте SES для критически важного контракта
• Не устанавливайте срок действия (контракт затягивается на неопределенный срок)

Как вам помогает Certyneo

Certyneo делает отправку контракта на подписание простой и быстрой: перетаскивание PDF-файла, интуитивное размещение полей, отправка в 2 клика, панель управления в реальном времени. Многоразовые шаблоны, интеграция с CRM, автоматические напоминания, архивирование на 10 лет.

Откройте для себя решение для электронной подписи Certyneo

Часто задаваемые вопросы

Сколько времени занимает отправка контракта?

2-5 минут для простого договора, больше для сложных шаблонов.

Нужно ли подписывающемуся создавать учетную запись?

Нет, он нажимает на ссылку электронной почты, подписывает, все кончено.

Что произойдет, если подписавший откажется?

В договоре стоит пометка «отказно». Вы можете отредактировать его и отправить повторно или отказаться от него.

Можем ли мы войти на мобильный?

Да, все современные платформы это позволяют.

Подписанный контракт совпадает с отправленным PDF-файлом?

Тот же контент, плюс нижний колонтитул аудита и криптографический отпечаток.

Вывод

Подписание онлайн-договора происходит в 5 простых шагов. После установки рабочего процесса ваши циклы продаж и администрирования никогда больше не будут прежними.

Попробуйте Certyneo, чтобы отправлять, подписывать и отслеживать ваши документы онлайн просто, быстро и безопасно.