Заключить договор онлайн: инструкция по использованию

Подписание договора онлайн занимает несколько минут, как только процесс налажен. Основное время уходит на этап до отправки — на подготовку документа и на два решения, определяющих юридическую надёжность обязательства: выбранный уровень подписи и порядок, в котором стороны подписывают документ. В этой статье эти этапы рассматриваются в том порядке, в котором они возникают.

Этап 1: подготовка документа

Договор, отправленный на подписание, уже нельзя исправить. Перед отправкой стоит выполнить три проверки:

• Стороны идентифицированы полностью: наименование, организационно-правовая форма, юридический адрес, регистрационный номер и полномочия лица, подписывающего документ. Подписание лицом без полномочий — это самый трудноисправимый порок, если он обнаруживается позже.
• Приложения включены в документ, а не отправлены отдельно. Общие условия, направленные вторым письмом, не пользуются той же доказательной силой принятия.
• Поля, подлежащие заполнению, определены: дата, сумма, рукописные пометки, если этого требует закон.

Если вы начинаете с чистого листа, шаблон договора позволяет избежать наиболее частых упущений. Для договора, требующего условий, специфичных для вашей деятельности, конструктор договоров формирует документ на основе заданных вами параметров.

Этап 2: выбор уровня подписи

Европейский регламент выделяет три уровня, и выбор зависит от компромисса между удобством для подписанта и доказательной силой.

Простая электронная подпись подходит для подавляющего большинства коммерческих договоров: принятых коммерческих предложений, заказов, договоров оказания услуг, трудовых договоров. Она юридически действительна и принимается в суде.

Усиленные уровни добавляют более строгую идентификацию подписанта — проверку личности, сертификат. Они не влияют на действительность, которая уже обеспечена, но дают более выгодную позицию в случае оспаривания подписи.

Квалифицированная электронная подпись — принцип действия которой подробно описан на нашей странице, посвящённой квалифицированной электронной подписи, — единственная, на которую распространяется презумпция достоверности: именно тот, кто её оспаривает, должен доказать обратное. Она оправдана для сделок с высокими рисками или когда этого требует закон.

Практическое правило — подбирать уровень под реальный риск оспаривания конкретного документа, а не использовать везде самый высокий уровень: каждая дополнительная ступень усложняет процесс для подписанта, а значит, увеличивает срок и число отказов.

Этап 3: организация подписантов

Два параметра настраиваются в момент отправки и определяют продолжительность процесса.

Порядок. При последовательной подписи каждый подписант получает документ после предыдущего — это полезно, когда внутренний контроль должен предшествовать подписанию клиентом. При параллельной подписи все получают документ одновременно, что быстрее, но не позволяет провести промежуточную проверку.

Напоминания. Именно этот параметр определяет реальный срок подписания. Договор без автоматических напоминаний зависит от ручного контроля со стороны сотрудника, со всеми связанными с этим забываниями. Напоминания, запланированные через регулярные интервалы, снимают эту нагрузку и сокращают цикл на несколько дней.

Этап 4: подписание и получение доказательств

Подписант получает ссылку, открывает документ и подписывает его в браузере или на телефоне, не создавая учётную запись. Отсутствие лишних действий имеет значение: каждый дополнительный шаг снижает число подписанных документов.

То, что формируется в этот момент, важнее самой видимой подписи. Досье с доказательствами включает проверенную личность подписанта в соответствии с выбранным уровнем, отметку времени каждого события, IP-адрес подключения и отпечаток документа, позволяющий подтвердить, что он не был изменён с момента подписания. Именно этот комплект данных используется при оспаривании, как подробно описано в нашей статье о доказательной силе в случае спора.

Этап 5: хранение

Коммерческий договор хранится несколько лет, а некоторые корпоративные документы — гораздо дольше. Хранение должно гарантировать целостность документа на протяжении всего этого срока, что отличает архивирование с доказательной силой от простого хранения файлов — эту функцию обеспечивает электронный сейф.

Один организационный момент избавляет от многих поисков: хранить договор и его досье с доказательствами вместе. Найти подписанный договор без журнала событий — значит остаться беззащитным перед оспариванием даты или личности подписанта.

Сценарии использования

Договор оказания услуг с новым клиентом. Простая электронная подпись, параллельная отправка, автоматические напоминания. Договор отправляется в день устной договорённости, а не неделей позже, что одновременно защищает и ускоряет процесс.

Трудовой договор. Достаточно простой электронной подписи, но порядок имеет значение: сначала подписывает работодатель, затем работник, с длительным сроком хранения с учётом сроков давности в трудовых спорах.

Сделка с высокими рисками. Уступка права, поручительство, доверенность на распоряжение имуществом: требуется усиленная идентификация, а иногда и квалифицированная электронная подпись. Дополнительные затраты и усложнение процесса оправданы суммой сделки и возможными требованиями стороны-получателя.

Часто задаваемые вопросы

Имеет ли договор, подписанный онлайн, ту же силу, что и бумажный договор? Да. Электронный документ обладает такой же доказательной силой, если личность подписанта может быть установлена, а документ составлен и хранится в условиях, гарантирующих его целостность.

Должен ли подписант создавать учётную запись? Нет. Он получает ссылку, открывает документ и подписывает его в браузере или на телефоне.

Какой уровень подписи выбрать? Уровень, соответствующий риску оспаривания документа. Простой электронной подписи достаточно для подавляющего большинства коммерческих договоров; более высокие уровни предназначены для сделок с высокими рисками.

Можно ли подписать документ несколькими лицами? Да, последовательно или параллельно. Последовательный порядок позволяет включить внутреннюю проверку перед отправкой клиенту.

Что происходит, если подписант оспаривает подпись? Ответить на оспаривание позволяет досье с доказательствами — личность, отметка времени, журнал событий, целостность документа. Его надёжность зависит от выбранного уровня подписи.

Как долго нужно хранить подписанный договор? Не менее срока исковой давности, применимого к данному случаю, — часто пять лет для коммерческих отношений и дольше для трудовых. Хранение должно гарантировать целостность документа на протяжении всего этого срока.

Что дальше

Проще всего протестировать процесс на реальном документе:

1. Выбрать готовый к подписанию шаблон, соответствующий вашей задаче, либо сформировать индивидуальный документ.
2. Ознакомиться с подробной инструкцией на странице как подписать.
3. Сравнить полученный срок с продолжительностью вашего текущего процесса — именно этот показатель определяет выбор, а не стоимость за единицу, как показывает наше сравнение стоимости по сравнению с бумажным документооборотом.

Тарифы зависят от объёма отправок, при этом каждый месяц предоставляются бесплатные отправки. Для автоматизации из рабочего инструмента API и существующие интеграции избавляют от повторного ввода данных.