Как отправить документ на подпись

Процедура из 5 шагов

Отправка документа на электронную подпись занимает менее 5 минут. Вот пошаговый процесс.

1. Подготовить документ

• Экспортировать в PDF (рекомендуется)
• Проверить читаемость на мобильных устройствах (80% подписывающих лиц подписывают с мобильного)
• Корректировать, чтобы исключить опечатки и ошибки
• При необходимости прикрепить обязательные приложения

2. Создать конверт

На вашей платформе подписи:

• новый документ → загрузите PDF-файл
• назовите конверт (тема документа + подписавшее лицо)

3. Добавьте подписавшихся

Для каждого подписавшего:

• полное имя
• адрес электронной почты
• телефон (для OTP SMS, если AES)
• роль (подписавший, утверждающий, CC)

Определите порядок: параллельный (все одновременно) или последовательный.

4. Разместите поля

Перетащите в PDF-файл:

• поле подписи (обязательно)
• необязательные поля: дата, имя, произвольный текст, флажок, инициалы на странице

Свяжите каждое поле с правильным подписавшим лицом (разные цвета).

5. Настройте и отправьте

Параметры настройки:

• уровень подписи: SES или AES
• срок действия (обычно 15–30 дней)
• автоматические напоминания (D+3, D+7)
• персонализированные сообщения

Нажмите «Отправить». Подписавшиеся получают электронное письмо немедленно.

Отслеживайте документ

На панели управления следите в режиме реального времени:

• отправлено → открыто → подписано
• уведомления (электронная почта, Slack, Teams)
• возможен ручной перезапуск

Лучшие практики

• Всегда тестируйте с коллегой перед важной отправкой
• Обеспечить контактный канал для начинающих подписывающих лиц
• Систематически архивировать подписанный документ
• Избегайте отправки в пятницу вечером или в выходные дни

Частые ошибки

• Неправильный адрес электронной почты (шрифт или старый адрес)
• Забыть добавить подписавшего
• Сделать не размещать поле для подписи
• Файл слишком большой (> 10 МБ → медленно на мобильном)
• Отправлять без корректуры

Конкретный случай: продавец

Продавец отправляет 20 предложений в неделю. Рутинные:

1. Генерация из HubSpot (цитата + CGV)
2. Автоматическая отправка в SES через интеграцию
3. Напоминания D+2 и D+5
4. Slack-уведомления в режиме реального времени
5. CRM обновляется после подписи

Человеческое время: 0 минут на каждого отгрузка.

Как Certyneo помогает вам

Certyneo делает отправку документа на подпись быстрой и надежной: интуитивно понятный интерфейс перетаскивания, шаблоны для повторяющихся документов, интеграция с CRM, мониторинг в реальном времени, автоматические напоминания. И все это менее чем за 3 минуты.

Откройте для себя решение для электронной подписи Certyneo

Часто задаваемые вопросы

Сколько времени занимает доставка?

2–5 минут для простого документа.

Можно ли отправить один и тот же документ нескольким подписантам?

Да, все в одном конверте, параллельно или последовательно.

Нужно ли заранее информировать подписанта?

Не обязательно, но рекомендуется начинающим подписантам.

Можем ли мы отменить отправку?

Да, перед подписанием. Дальше нет.

Может ли подписавший передать другому лицу?

В зависимости от конфигурации. По умолчанию нет.

Заключение

Отправка документа на подпись – простой жест, ставший повседневным. Как только установится распорядок дня, ваши договорные циклы трансформируются.

Попробуйте Certyneo, чтобы отправлять, подписывать и отслеживать ваши документы онлайн просто, быстро и безопасно.