Цифровизировать административные процессы

Зачем цифровизировать административные процессы

Административные процессы (выставление счетов, отчеты о расходах, отпуска, внутренние заказы) зачастую оцифровываются в последнюю очередь, хотя они и отнимают много времени. Их цифровизация освобождает команды для решения задач, добавляющих ценность.

Процессы для определения приоритетов

Уменьшая рентабельность инвестиций:

1. Подписание контрактов: немедленная выгода, трение устранено
2. Отчеты о расходах: OCR + иерархическая проверка
3. Покинуть руководство: рабочий процесс проверки + автоматический баланс
4. Выставление счетов клиентам: генерация, отправка, отслеживание
5. Покупки и заказы: цитата → БК → счет-фактура
6. Онбординг/оффборд: Кадровые документы + доступ к ИТ
7. Отчетность: информационные панели в реальном времени и электронные таблицы.

5-шаговый метод

1. Составьте карту процессов

Перечислите каждый процесс, его участников, его этапы, его объем, его текущую продолжительность.

2. Определите точки соприкосновения

Потерянное время, ошибки, недовольство. Именно здесь цифровые технологии принесут наибольшую пользу.

3. Выбирайте правильные инструменты

• электронная подпись
• HR-инструменты/отчеты о расходах (Spendesk, Jenji)
• инструменты проверки (Zapier, Make, пользовательские рабочие процессы)
• CRM, ERP, EDM по необходимости.

4. Интегрируйте инструменты друг с другом

Настоящая производительность достигается за счет интеграции: избегайте повторного ввода, распространяйте данные автоматически.

5. Тренируйтесь и измеряйте

Обучайте пользователей, измеряйте прибыль, корректируйте.

Пример рабочего процесса

Типичный административный процесс: запрос на отпуск

• До: бумажный бланк → кабинет руководителя → HR → повторно внесен в HRIS
• После: вход через Lucca/PayFit → менеджер валидации в 1 клик → баланс обновляется автоматически → уведомление отдела кадров

Выигрыш: от 3 дней до 10 минут.

Количественные преимущества

• Время администратора: от -40 до -60%
• Ошибки ввода: -90%
• Удовлетворенность сотрудников: обычно +30%
• Время цикла(регистрация, заказ, выставление счетов): разделить на 3–5.

Распространенные ошибки

• Оцифровка бумажного процесса как есть (упущена возможность оптимизации)
• Стекируйте инструменты, не интегрируя их
• Отсутствие обучения → сопротивление переменам
• Игнорирование требований GDPR и законного архивирования
• Недооценка стоимости интеграции

Как Certyneo помогает вам

Certyneo охватывает компонент «электронной подписи» любого проекта по цифровизации администрирования. Интегрируется с инструментами управления персоналом (PayFit, Lucca), отчетами о расходах (Spendesk), CRM (HubSpot, Pipedrive), EDM (SharePoint, Drive).

Откройте для себя решение для электронной подписи Certyneo

Часто задаваемые вопросы

Сколько стоит цифровизация?

Очень изменчиво. Объем «подпись + отчеты о расходах + отпуск» составляет около 3–10 евро на пользователя в месяц.

Какую рентабельность инвестиций ожидать?

Обычно от 6 до 18 месяцев, короче при больших объемах потоков.

Нужен ли вам ИТ-директор для управления?

Рекомендуется для компаний среднего размера, не требуется для малых и средних предприятий, которые могут полагаться на внешнего консультанта.

Все ли инструменты соответствуют требованиям GDPR?

Отдавайте предпочтение решениям ЕС, упрощающим соблюдение требований.

Как убедить команды?

Начните с самого болезненного процесса. Видимая рентабельность инвестиций открывает все остальное.

Заключение

Цифровизация администрирования — это траектория, а не проект «большого взрыва». Начните с потоков с наибольшей рентабельностью инвестиций, измеряйте, расширяйте. За 18 месяцев компания преобразилась.

Попробуйте Certyneo, чтобы отправлять, подписывать и отслеживать ваши документы онлайн просто, быстро и безопасно.