Соответствие законодательству Трудовое право: Обязанности работодателя

Соответствие законодательству в трудовом праве является стратегической задачей для любого предприятия независимо от его размера. Во Франции Трудовой кодекс налагает на работодателя набор точных обязанностей, охватывающих составление контрактов, управление отпусками, предотвращение профессиональных рисков, а также защиту персональных данных сотрудников. Невыполнение этих обязанностей подвергает предприятие административным, уголовным и гражданским санкциям, которые могут быть весьма серьёзными. В контексте ускоренной цифровизации дематериализация кадровых документов — трудовых контрактов, приложений, корпоративных соглашений — поднимает новые вопросы об их юридической действительности. Данная статья подводит итоги основных обязанностей работодателя, связанных рисков и лучших практик для обеспечения соответствия трудовому законодательству.

Основные договорные обязанности работодателя

Работодатель обязан оформить трудовые отношения в письменном виде в подавляющем большинстве случаев. Это обязательство, долгое время применявшееся только к контрактам на определённый срок (CDD), значительно расширилось под влиянием европейского права.

Трудовой контракт: обязательное содержание и сроки

После внедрения Директивы (ЕС) 2019/1152 об условиях труда, прозрачных и предсказуемых, кодифицированной в статьях L1221-5 и далее Трудового кодекса, работодатель должен предоставить работнику в письменной форме в течение семи календарных дней с момента найма документ, содержащий как минимум:

• Реквизиты сторон и место работы

• Должность, категорию занятости и вид работы

• Дату начала трудовых отношений

• Продолжительность рабочего времени (полный или неполный день)

• Размер заработной платы (оклад, премии и льготы)

• Размер годового оплачиваемого отпуска

• Процедуру, которую должны соблюдать работодатель и работник в случае прекращения трудовых отношений

• Применимые коллективные договоры

Для контракта на неопределённый срок (CDI), хотя Трудовой кодекс не требует в явной форме письменного оформления самого контракта, с 1 августа 2022 года обязательна выдача единого информационного документа (DUI). Невыполнение этого требования подвергает работодателя штрафу в размере 750 € за каждого затронутого работника (нарушение 4-го класса).

Приложения и изменения трудового контракта

Любое изменение существенного элемента трудового контракта — размера заработной платы, продолжительности рабочего времени, места работы, влекущее изменение географического сектора — требует письменного согласия и подписи работника. Судебная практика Кассационного суда неизменна на этот счёт: одностороннее изменение существенного элемента представляет собой серьёзное нарушение, которое может оправдать акт, зафиксированный по вине работодателя (Cass. Soc., 8 октября 1987 г., n°84-41.902 и постоянная судебная практика).

Дематериализация этих документов посредством решения по электронной подписи для кадровых служб позволяет ускорить процессы, обеспечивая при этом отслеживаемость и доказательственную силу обменов.

Обязанности в области охраны здоровья, безопасности и предотвращения профессиональных рисков

Статья L4121-1 Трудового кодекса налагает на работодателя абсолютное обязательство обеспечения безопасности в отношении своих работников. Это обязательство реализуется через несколько обязательных документальных механизмов.

Единый документ по оценке профессиональных рисков (DUERP)

DUERP обязателен для всех предприятий с момента найма первого работника в соответствии с декретом n°2001-1016 от 5 ноября 2001 г., изменённым законом n°2021-1018 от 2 августа 2021 г. «О здоровье на работе». С 1 июля 2023 года для предприятий с более чем 150 работниками (и с 1 июля 2024 года для остальных) DUERP должен быть размещён на специальном электронном портале, управляемом OPCO.

DUERP должен быть обновлён:

• Как минимум один раз в год на предприятиях с 11 и более работниками

• При любом решении об значительном переустройстве, изменяющем условия труда

• Когда получена дополнительная информация о риске

Санкция за отсутствие : отсутствие DUERP представляет собой непростительную вину работодателя в случае производственной травмы или профессионального заболевания, открывая право на увеличение пенсии для работника (Cass. Soc., 28 февраля 2002 г., n°00-11.793).

Обучение безопасности и обязательные реестры

Работодатель должен организовать практическое и надлежащее обучение безопасности для каждого вновь нанятого работника, при смене должности или технологии (статья L4141-2 Трудового кодекса). Это обучение должно быть отмечено в реестре обучения. Кроме того, работодатель обязан вести в актуальном состоянии:

• Единый реестр персонала (статья L1221-13)

• Реестр несерьёзных производственных травм (для предприятий, имеющих право на это)

• Реестр безопасности для ЭПО или заведений, подлежащих Трудовому кодексу

Цифровизация этих реестров разрешена при условии обеспечения их целостности, доступности и неприкосновенности, что гарантируют решения по продвинутой электронной подписи, соответствующие регламенту eIDAS.

Обязанности работодателя в области рабочего времени и заработной платы

Соблюдение правил, касающихся продолжительности рабочего времени и оплаты труда, является одним из приоритетных направлений контроля инспекции труда.

Максимальная продолжительность и обязательный отдых

Трудовой кодекс устанавливает строгие лимиты:

• Максимальная суточная продолжительность : 10 часов (статья L3121-18), в исключительных случаях 12 часов

• Максимальная еженедельная продолжительность : 48 часов в течение данной недели (статья L3121-20) и 44 часа в среднем за 12 последовательных недель (статья L3121-22)

• Суточный отдых : минимум 11 часов подряд (статья L3131-1)

• Еженедельный отдых : минимум 35 часов подряд (24ч + 11ч суточного отдыха)

Соглашения о системе отсчёта дней, применимые к руководителям и некоторым самостоятельно работающим сотрудникам, подчиняются специальным правилам и обязательно должны основываться на действительном коллективном договоре (статья L3121-64). Работодатель должен также обеспечивать регулярный контроль объёма работы работника, находящегося на системе отсчёта дней, иначе система может быть признана неприменимой.

Расчётный лист и связанные обязанности

Дематериализованный расчётный лист теперь является нормой с момента принятия ордонанса n°2017-1387 от 22 сентября 2017 г.: работодатель может выдавать расчётный лист в электронном виде без предварительного согласия работника, если только работник не возражает. Расчётный лист должен быть сохранён работодателем в течение 5 лет и предоставлен работнику на протяжении 50 лет или до исполнения ему 75 лет через систему личного счёта развития навыков или другое защищённое электронное пространство.

Соответствие расчётному листу также предполагает соблюдение упрощённого формата из декрета n°2016-190 от 25 февраля 2016 г. (модель Министерства труда).

Обязанности, связанные с представительством персонала и коллективными переговорами

При достижении определённого численности персонала работодатель подлежит дополнительным обязанностям в области социального управления.

Социально-экономический комитет (CSE)

С момента вступления в силу ордонансов Макрона от 22 сентября 2017 г. (ордонанса n°2017-1386) все предприятия, в которых работает не менее 11 сотрудников, должны организовать выборы для создания Социально-экономического комитета (CSE). Работодатель должен:

• Организовать выборы в течение 90 дней с момента информирования работников

• Предоставить CSE необходимые средства (помещение, часы делегирования, бюджет)

• Информировать и консультировать CSE по стратегическим ориентирам, экономическому положению и социальной политике предприятия

Отсутствие создания CSE или организации выборов представляет собой преступление воспрепятствования, наказуемое штрафом в размере 7 500 € для юридического лица (статья L2317-1 Трудового кодекса).

Обязательные переговоры в компании (NOE)

На предприятиях с профсоюзными делегатами работодатель обязан проводить обязательные переговоры в соответствии со следующей периодичностью (статьи L2242-1 и далее):

• Ежегодно : по вопросам заработной платы, рабочего времени, распределения добавленной стоимости и профессионального равенства

• Один раз в три года : по управлению занятостью и профессиональным развитием (GEPP) на предприятиях, в которых работает более 300 сотрудников

Электронная подпись протоколов переговоров и корпоративных соглашений посредством решения по электронной подписи, соответствующего регламенту eIDAS, обеспечивает повышенную доказательственную силу и упрощает процедуру подачи на платформу TéléAccords.

Защита персональных данных работников: интегрированное обязательство GDPR

Работодатель, в качестве ответственного за обработку в соответствии с GDPR (Регламент (ЕС) 2016/679), должен соблюдать ряд специфических обязанностей в контексте трудовых отношений.

Кадровые обработки и правовая основа

Обработка персональных данных работников должна основываться на действительной правовой основе. В контексте занятости основными используемыми правовыми основами являются:

• Исполнение трудового контракта (статья 6.1.b GDPR) для управления заработной платой, отпусками, обучением

• Правовое обязательство (статья 6.1.c) для подачи декларации DSN, ведения обязательных реестров

• Законный интерес (статья 6.1.f) для некоторых механизмов мониторинга, при условии тщательного баланса интересов

Работодатель должен информировать работников о существовании обработок, их касающихся, посредством уведомления об информации, приложенного к трудовому контракту (статья 13 GDPR). Реестр видов деятельности по обработке (RAT) обязательно должен перечислять кадровые обработки.

Сроки хранения и право на удаление

CNIL опубликовала справочные материалы для конкретных секторов, уточняющие сроки хранения, применимые к кадровым данным. К примеру:

• Данные кандидатуры, не рассмотренной положительно: 2 года максимум

• Трудовые контракты и прилагаемые документы: 5 лет после завершения контракта

• Расчётные листы: 5 лет (работодатель) и предоставление на протяжении 50 лет (работник)

• Данные видеонаблюдения в компании: 1 месяц как правило

Предприятия, цифровизирующие свои кадровые процессы, должны интегрировать эти ограничения в свою политику управления документами. Узнайте, как генератор контрактов на основе искусственного интеллекта компании Certyneo может помочь вам создавать документы, соответствующие действующим юридическим требованиям.

Применимые нормативно-правовые акты для соответствия работодателем требованиям трудового права

Соответствие работодателем требованиям трудового права встроено в обширный нормативный корпус, сочетающий национальное и европейское право.

Трудовой кодекс (законодательная и подзаконная части) : основополагающий документ, регулирующий все индивидуальные и коллективные трудовые отношения. Статьи L1221-1 и далее регламентируют трудовой контракт, тогда как статьи L4121-1 по L4121-5 определяют обязанности работодателя в области безопасности.

Директива (ЕС) 2019/1152 от 20 июня 2019 г. об условиях труда, прозрачных и предсказуемых в Европейском союзе, внедрённая во французское право декретом n°2022-1173 от 25 августа 2022 г.: она требует выдачи Единого информационного документа (DUI) в течение семи дней с момента найма.

Регламент eIDAS n°910/2014 и его преемник eIDAS 2.0 (Регламент (ЕС) 2024/1183): они определяют уровни электронной подписи (простая, продвинутая, квалифицированная) и их юридическую силу. В соответствии со статьей 25 eIDAS квалифицированная электронная подпись (SEQ) имеет такую же юридическую силу, как рукописная подпись, во всех государствах-членах. Для трудовых контрактов продвинутая электронная подпись (SEA) обеспечивает достаточный уровень гарантии в подавляющем большинстве ситуаций.

Гражданский кодекс, статьи 1366 и 1367 : статья 1366 признаёт за электронным документом такую же доказательственную силу, что и за документом на бумажном носителе, при условии, что лицо надлежащим образом идентифицировано и документ составлен и сохранён в условиях, гарантирующих его целостность. Статья 1367 уточняет, что электронная подпись состоит в использовании надёжного способа идентификации подписанта, гарантирующего его связь с актом.

GDPR n°2016/679 от 27 апреля 2016 г. : применяется ко всем обработкам персональных данных работников. Невыполнение обязанностей GDPR подвергает работодателя штрафам до 4 % от годового мирового оборота или 20 миллионов евро (статья 83 GDPR). Во Франции CNIL вынесла несколько значительных штрафов работодателям за нарушение обязанностей GDPR в области кадровой деятельности.

Стандарты ETSI EN 319 132 и EN 319 122 : они определяют форматы продвинутой электронной подписи XAdES и CAdES, обеспечивающие совместимость и долговечность подписей во времени.

Закон n°2021-1018 от 2 августа 2021 г. (Закон о здоровье на работе) : усиливает обязанности в области первичной профилактики, в частности обновления и электронного размещения DUERP.

Ордонансы Макрона от 22 сентября 2017 г. (n°2017-1385, n°2017-1386, n°2017-1387, n°2017-1388): глубоко реформируют трудовое право, учреждая CSE и облегчая условия коллективных переговоров.

Работодатель, нарушающий эти нормативные акты, подвергается уголовным санкциям (преступление воспрепятствования, скрытая занятость), гражданским (недействительность актов, убытки) и административным (требование о приведении в соответствие DRIEETS, административное закрытие). Использование сертифицированных цифровых инструментов позволяет значительно снизить эти риски.

Сценарии использования: как компании обеспечивают соответствие требованиям трудового законодательства

Сценарий 1 : МСП в секторе услуг с 80 сотрудниками ускоряет подпись своих контрактов и приложений

МСП в секторе ИТ-услуг, управляющая около 80 сотрудниками на неопределённый срок и регулярно прибегающая к сезонным контрактам на определённый срок, столкнулась с средними сроками в 8–12 дней для сбора подписей на трудовые контракты и приложения. Эти сроки подвергали компанию риску несоответствия требованию выдачи DUI в течение семи дней (директива 2019/1152). Развернув решение по продвинутой электронной подписи, интегрированное в её SIRH, МСП сократила средний срок подписи до менее чем 24 часов. Доля документов, подписанных в установленный срок, возросла с 61 % до 97 %. Экономия на расходах печати, почтовой рассылки и управления документами была оценена примерно в 8 500 € в год, что даёт положительную окупаемость инвестиций уже в четвёртый месяц использования.

Сценарий 2 : Промышленная группа из 350 сотрудников цифровизирует свой DUERP и протоколы безопасности

Промышленная группа среднего размера, работающая на трёх производственных объектах и нанимающая 350 сотрудников, должна была соответствовать требованию об электронном размещении DUERP, установленному Законом о здоровье на работе 2021 года. Множество объектов и сложность годового обновления привели к документальным несоответствиям и высокому риску непрменяемости документа при проверке. Благодаря цифровизации всего процесса — совместной подготовке, подтверждению членами CSE посредством электронной подписи, автоматической подаче на портал OPCO — группа в три раза сократила время годового обновления DUERP (с 6 недель до 2 недель). Повышенная отслеживаемость позволила продемонстрировать соответствие при внеплановой проверке инспекции труда, избежав требования о приведении в соответствие.

Сценарий 3 : Сетевой франшизный ресторан быстрого обслуживания обеспечивает безопасность своих корпоративных соглашений и обязательных переговоров

Сетевой франшизный ресторан быстрого обслуживания, объединяющий около тридцати аффилированных учреждений при головной компании, нанимающей в сумме более 400 сотрудников, должна была ежегодно проводить обязательные переговоры по вопросам заработной платы и профессионального равенства. Географическая разрозненность профсоюзных делегатов и подписантов усложняла сбор подписей на протоколы переговоров и корпоративные соглашения. Развёртывание решения по электронной подписи, соответствующего eIDAS, позволило упростить процесс подписания с участием нескольких сторон, сократив время завершения соглашений со среднего периода в 21 день до менее чем 5 дней. Автоматическая подача на TéléAccords, генерируемая из платформы, также исключила риск процедурных ошибок при подаче, которые ранее часто приводили к отклонениям.

Заключение

Соответствие работодателя требованиям трудового законодательства является постоянной работой: договорные обязанности, предотвращение рисков, управление рабочим временем, представительство персонала и защита данных образуют требовательный нормативный набор, невыполнение которого может обойтись дорого с точки зрения санкций и социальной репутации. Цифровизация кадровых процессов — в частности электронная подпись, соответствующая eIDAS — представляет собой сегодня один из наиболее эффективных рычагов для сочетания быстроты исполнения, доказательственной силы и нормативного соответствия.

Certyneo помогает вам обеспечить безопасность всех ваших кадровых документов: трудовые контракты, приложения, корпоративные соглашения, DUERP и многое другое. Откройте для себя наши специализированные кадровые решения или рассчитайте вашу окупаемость инвестиций в несколько кликов для конкретного измерения выгод, которые вы можете реализовать. Готовы к действию? Создайте свой аккаунт бесплатно и начните подписывать в соответствии с требованиями с сегодняшнего дня.