Assinar uma ata de aprovação de contas anuais online
Ata de assembleia geral ordinária aprovando as contas anuais, assinada eletronicamente pelos sócios com o mesmo valor jurídico de uma ata em papel. Conforme ao artigo L232-1 do Código de Comércio e ao regulamento eIDAS — assinatura avançada recomendada, multi-signatários, registro de atas desmaterializado incluído.
- Marco legal
- Art. L232-1 Código de Comércio
- Nível de assinatura
- AES eIDAS recomendada
- Arquivamento legal
- 10 anos inclusos
O que é uma ata de aprovação de contas?
A ata de aprovação de contas é o documento pelo qual a assembleia geral ordinária dos sócios ou acionistas aprova as contas anuais da sociedade (balanço, demonstração de resultado, anexo). O artigo L232-1 do Código de Comércio impõe a todas as sociedades comerciais (SARL, SAS, SA…) a realização dessa AG nos 6 meses seguintes ao encerramento do exercício. A ata deve ser assinada pelos sócios presentes, pelo presidente da sessão e conservada em um registro de atas que pode ser mantido em forma desmaterializada desde a lei PACTE (2019).
Por que assinar o procedimento contábil eletronicamente?
AG à distância — economia de tempo
Não é mais necessário reunir fisicamente os sócios (ou seus mandatários) para assinar a ata. A assinatura eletrônica permite gerenciar uma AG à distância ou híbrida: cada sócio assina do seu telefone após leitura da ata, com OTP SMS individual. Ganho de várias semanas em AG de SAS/SARL com múltiplos sócios ou sócios estrangeiros.
Multi-signatários (sócios, gerentes)
Nosso fluxo gerencia a assinatura sequencial (gerente em primeiro, depois sócios) ou paralela (todos assinam ao mesmo tempo). Cada signatário recebe um link individual seguro por OTP SMS em seu próprio número. Compatível com SAS de múltiplos sócios e SCIs familiares.
Registro de atas desmaterializado
Desde a lei PACTE, o registro de atas pode ser mantido em forma desmaterializada com assinatura eletrônica avançada. Certyneo arquiva automaticamente cada ata em um registro digital em conformidade, acessíveis em um clique para qualquer controle fiscal, abertura de conta bancária ou transmissão ao sucessor.
Trilha de auditoria oponível
Cada ata é entregue com um PDF de prova: identidade de cada sócio signatário, timestamp qualificado, hash SHA-256, OTP SMS, IP. Oponível em caso de contestação sobre as resoluções adotadas, sobre a regularidade da AG ou sobre a identidade dos sócios signatários.
Aprovar as contas em 4 etapas
Da convocação ao arquivamento da ata, em menos de uma semana em vez de um mês.
1. Preparar a ata
Faça upload de sua ata existente ou comece de um modelo em conformidade (menções obrigatórias: data, local, identidade dos sócios presentes e representados, resoluções submetidas à votação, resultados da votação, aprovação das contas e destinação do resultado).
2. Adicionar todos os signatários
Presidente da sessão + todos os sócios presentes (e seus eventuais mandatários). Cada um recebe um link seguro personalizado por email com OTP SMS em seu próprio número.
3. Escolher o nível eIDAS
Assinatura avançada (AES) fortemente recomendada para uma ata de AG: verificação de identidade por OTP SMS, certificado único por signatário, timestamp qualificado. Compatível com um registro desmaterializado.
4. Assinar e arquivar no registro
Cada sócio assina do seu telefone ou computador. A ata finalizada + o PDF de prova são arquivados 10 anos automaticamente em seu registro desmaterializado.
Perguntas frequentes
- Uma ata de AG de aprovação de contas pode ser assinada eletronicamente?
- Sim, sem restrição. Nenhum texto do Código de Comércio impõe a assinatura manuscrita de atas. O artigo 1366 do Código Civil reconhece ao documento eletrônico a mesma força probatória que o documento em papel, desde que a identidade do signatário seja verificada e a integridade do documento seja garantida. A assinatura avançada Certyneo atende a esses dois requisitos.
- O registro de atas pode ser mantido em forma eletrônica?
- Sim — desde a lei PACTE de 22 de maio de 2019, o registro de atas pode ser mantido em forma desmaterializada com assinatura eletrônica avançada. Certyneo arquiva automaticamente cada ata assinada em um registro digital em conformidade, acessível em um clique para qualquer controle fiscal ou administrativo.
- Qual é o prazo para aprovar as contas?
- O artigo L232-1 do Código de Comércio impõe a realização da AG de aprovação nos 6 meses seguintes ao encerramento do exercício. Para um encerramento em 31 de dezembro, a AG deve ocorrer no máximo em 30 de junho do ano seguinte. Uma prorrogação pode ser solicitada ao presidente do tribunal de comércio em caso de motivo legítimo.
- O que acontece se nem todos os sócios assinarem?
- Para que uma resolução seja validamente adotada, é necessário reunir o quórum e a maioria previstos nos estatutos (na maioria das vezes maioria simples em AG ordinária). Os sócios ausentes ou oponentes não precisam assinar a ata: em princípio apenas o presidente da sessão e o secretário assinam, e os sócios presentes podem contrassinalar para reforçar a força probatória.
- A ata deve ser depositada no cartório?
- Sim — as atas de aprovação de contas devem ser depositadas no cartório do tribunal de comércio no mês seguinte à AG, acompanhadas das contas anuais aprovadas. O cartório aceita depósito eletrônico via o serviço digital infogreffe.fr — a ata assinada eletronicamente por Certyneo é compatível.
- Qual nível de assinatura escolher?
- Assinatura avançada (AES) recomendada para uma ata de AG: verificação de identidade por OTP SMS, certificado único por signatário, timestamp qualificado. Em conformidade com o artigo 26 do regulamento eIDAS e compatível com um registro desmaterializado.
- Quanto tempo é necessário conservar as atas?
- Mínimo 10 anos (artigo L123-22 Código de Comércio) — período durante o qual a ata pode ser solicitada por um sócio, um comprador, um auditor fiscal ou um juiz. Certyneo arquiva automaticamente cada ata com sua trilha de auditoria durante esse período.
- A ata assinada eletronicamente é oponível em caso de contestação?
- Sim — a jurisprudência francesa reconhece unanimemente a assinatura eletrônica em conformidade com eIDAS. A presunção de confiabilidade do artigo 1367 do Código Civil torna a assinatura avançada (AES) oponível sem demonstração adicional, desde que seja produzida a trilha de auditoria eIDAS em juízo (PDF de prova entregue automaticamente por Certyneo).
Leia também
Aprovar suas próximas contas online
Plano gratuito permanente (5 envelopes / mês), sem cartão de crédito. Em conformidade com Código de Comércio e eIDAS. Registro desmaterializado incluído.