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Guia prático

Assinatura eletrônica de um ficheiro Excel

Um orçamento, uma nota de encomenda ou um painel de controlo em formato Excel precisa ser assinado? Eis como dar-lhe valor jurídico em poucos minutos, sem instalar software.

Atualizado em

Valor jurídico e compatibilidade

Sim, um documento originário de um ficheiro Excel pode ser assinado eletronicamente com pleno valor jurídico. Na prática, não se assina na folha de cálculo propriamente dita: converte-se ou exporta-se o ficheiro em PDF, depois apõe-se uma assinatura eletrônica nesse PDF através de uma plataforma dedicada. A assinatura obtida é reconhecida em toda a União Europeia ao abrigo do regulamento eIDAS.

Para passar da teoria à prática, descubra a solução de assinatura eletrônica Certyneo e sua oferta dedicada ao seu setor — conformes eIDAS, sem instalação.

  • A assinatura eletrônica tem o mesmo valor que uma assinatura manuscrita (artigo 25 do regulamento eIDAS).
  • Excel não integra uma assinatura eletrônica eIDAS nativa: passa-se por um PDF assinado numa plataforma em conformidade.
  • Cada assinatura é marcada com data/hora e selada, o que garante a integridade do documento após assinatura.
  • Um dossiê de prova (identidade do signatário, data, impressão digital do ficheiro) é conservado e oponível em caso de litígio.

Casos de uso frequentes

Orçamentos e propostas comerciais preparados numa folha de cálculo.
Notas de encomenda e de entrega a fazer validar por um cliente.
Tabelas de acompanhamento de projeto necessitando uma aprovação formal.
Grelhas tarifárias e condições de preço anexadas a um contrato.
Folhas de horas e notas de despesas a assinar por um colaborador.
Demonstrações de reconciliação ou tabelas financeiras a validar internamente.

Como assinar um Excel em 4 etapas

  1. 1

    Exporte o seu ficheiro em PDF

    A partir do Excel, escolha « Guardar como » ou « Exportar » e depois o formato PDF. Verifique se o layout se ajusta às páginas corretas antes da exportação.

  2. 2

    Importe o PDF na plataforma

    Crie uma conta gratuita e depois carregue o PDF obtido. O ficheiro está pronto para receber uma ou mais assinaturas.

  3. 3

    Coloque os campos e convide os signatários

    Posicione as zonas de assinatura, data ou iniciais, depois indique os endereços de e-mail das pessoas que devem assinar.

  4. 4

    Assine e recupere o documento

    Cada signatário recebe uma ligação, assina online e você recupera o PDF assinado acompanhado da sua pasta de prova.

Perguntas frequentes

É possível assinar diretamente no Excel?
O Excel oferece uma « linha de assinatura » mas ela não constitui uma assinatura eletrónica eIDAS oponível. Para uma assinatura com valor jurídico, exporte o seu ficheiro em PDF e depois assine-o numa plataforma dedicada.
É necessário instalar um software?
Não. A assinatura é feita online a partir do seu navegador. Você simplesmente exporta o seu ficheiro Excel em PDF antes de o importar.
A formatação da minha tabela é preservada?
Sim, a exportação em PDF congela exatamente o layout da sua folha de cálculo. Pense em verificar as quebras de página antes de exportar.
Várias pessoas podem assinar o mesmo ficheiro?
Sim, pode convidar vários signatários e definir a ordem em que assinam o documento.
O ficheiro assinado é editável depois?
Não. Uma vez assinado, o PDF é selado: qualquer modificação posterior invalidaria a assinatura, o que garante a sua integridade.
→ Guia da assinatura eletrónica · → Como assinar um documento · → Compreender o regulamento eIDAS

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