Assinatura eletrônica para escritórios de contabilidade

Uma profissão particularmente impactada

Uma profissão particularmente impactada

As empresas de contabilidade assinam e assinaram um volume considerável de documentos: cartas de compromisso anuais, pacotes fiscais, balanços, declarações de IVA, atas de reuniões. Tradicionalmente baseados em papel, estes fluxos pesam fortemente na produtividade de uma empresa.

A assinatura eletrónica muda radicalmente a situação: um relatório validado pelo cliente em 5 minutos em vez de 3 dias, um ciclo de faturação anual encerrado em poucas semanas.

• Documentos normalmente assinadosCarta de missão
• (anual, com renovação)Balanço e anexos
• Balanço e anexos
• (validação do cliente antes do depósito)Pacote fiscal
• Declarações de IVA(cobrança do cliente)
• Atas de reunião
• (aprovação de conta)(aprovação de conta)

Contrato de conta corrente associado

Vários certificados(bancário, URSSAF)Nível de assinatura recomendadoAassinatura avançada (AES)

é o padrão para documentos com valor legal (carta de missão, ata de assembleia geral). Aé o padrão para documentos com valor legal (carta de missão, ata de assembleia geral). Aassinatura simples (SES)

é suficiente para validações internas (aprovação de minuta de balanço).

• Para determinados documentos regulamentados (arquivados no cartório), aassinatura qualificada (QES)
• pode ser exigida — verifique dependendo da jurisdição.Benefícios para a empresa
• Benefícios para a empresaCampanha fiscal acelerada ⬥⬥⬥: assinatura de balanços em poucas horas em vez de semanas
• Taxa de retorno melhorada ⬥⬥⬥: lembretes automáticos vs e-mails não respondidosGanho administrativo ⬥⬥⬥: 30 a 60 minutos por arquivo (impressão, digitalização, arquivamento)

Rastreabilidade para controles ⬥⬥⬥: trilha de auditoria aplicável a auditorias fiscais

Integração com software de contabilidade

As empresas normalmente usam Sage, Cegid, EBP, MyUnisoft. Uma moderna plataforma de assinatura tem interface via API ou Zapier: a partir do software, o contador clica em “Enviar para assinatura”, o documento é enviado automaticamente, o PDF assinado retorna para o arquivo do cliente. ⬥⬥cat multi-documentos)

• As empresas normalmente usam Sage, Cegid, EBP, MyUnisoft. Uma moderna plataforma de assinatura tem interface via API ou Zapier: a partir do software, o contador clica em “Enviar para assinatura”, o documento é enviado automaticamente, o PDF assinado retorna para o arquivo do cliente. ⬥⬥cat multi-documentos)
• Caso concreto: campanha fiscal
• Uma empresa de 15 contadores industrializou a campanha fiscal. Nova rota:
• Geração automática do balanço + anexos da Sage

Envio em AES para o gestor do cliente

Lembrete automático em D+3 se não assinado

1. Relatório de validação assinado após aprovação das contas
2. Envio automático ao registo
3. Envio automático ao registo
4. Campanha 2025: 320 arquivos processados em 6 semanas em vez de 10, 0 documentos perdidos, 100% dos documentos mantidos por 10 anos.
5. Como Certyneo ajuda você

Certyneo oferece modelos adaptados para empresas de contabilidade (cartas de missão, atas de AGM), assinatura avançada por padrão, integração com os principais softwares de contabilidade (Sage, Cegid, EBP) via API e arquivamento de 10 anos em conformidade com as obrigações legais de retenção de documentos contábeis.

Conheça a solução de assinatura eletrônica Certyneo

FAQ

Um contador pode assinar em nome do cliente?

Um contador pode assinar em nome do cliente?

Não, a assinatura eletrônica vincula o signatário. O cliente deve assinar ele mesmo.

A carta missionária anual deve ser assinada todos os anos?

Sim, é uma obrigação ética da OEC. A renovação tácita é possível se a carta assim o previr.

Para arquivar no cartório?

Certos procedimentos requerem QES (e-graft). A maioria aceita PDF assinado em AES.

Por quanto tempo você deve guardar as peças?

Por quanto tempo você deve guardar as peças?

10 anos (artigo L.123-22 Código Comercial).

Os relatórios podem ser assinados no celular?

Sim, todas as plataformas modernas são compatíveis com dispositivos móveis.

Conclusão

A assinatura eletrônica tornou-se uma ferramenta estratégica para empresas de contabilidade: produtividade, rastreabilidade, conformidade. As empresas que o adotaram lidam com 30 a 50% mais casos com um número constante de funcionários.

Experimente o Certyneo para enviar, assinar e rastrear seus documentos online de forma simples, rápida e segura.