Como enviar um documento para assinar
Passo a passo para envio de documento para assinatura eletrônica: preparação, signatários, acompanhamento.
Atualizado o
Redator — Certyneo · Sobre Certyneo
O procedimento de 5 etapas
O envio de um documento para ser assinado eletronicamente leva menos de 5 minutos. Aqui está o processo passo a passo.
1. Prepare o documento
- Exporte para PDF (recomendado)
- Verifique a legibilidade do celular (80% dos signatários assinam no celular)
- Revise para eliminar erros de digitação e erros
- Anexe os anexos obrigatórios se necessário
2. Crie um envelope
Na sua plataforma de assinatura:
- novo documento → carregue o PDF
- nomeie o envelope (assunto do documento + signatário)
3. Adicione os signatários
Para cada signatário:
- nome completo
- telefone (para SMS OTP se AES)
- função (signatário, aprovador, CC)
Definir ordem: paralelo (todos ao mesmo tempo) ou sequencial.
4. Posicione os campos
Arraste para o PDF:
- campo de assinatura (obrigatório)
- campos opcionais: data, nome, texto livre, check box, iniciais por página
Associe cada campo ao signatário correto (cores diferentes).
5. Configurar e enviar
Opções para configurar:
- nível de assinatura: SES ou AES
- data de validade (normalmente 15-30 dias)
- lembretes automáticos (D+3, D+7)
- mensagens personalizadas
Clique “Enviar”. Os signatários recebem seu e-mail imediatamente.
Acompanhe o documento
Do seu painel, acompanhe em tempo real:
- enviado → aberto → assinado
- notificações (e-mail, Slack, Teams)
- reinicialização manual possível
Melhores práticas
- Sempre teste com um colega antes de um envio importante
- Fornecer um canal de contato para signatários iniciantes
- Arquivar sistematicamente o documento assinado
- Evite enviar nas noites de sexta-feira ou fins de semana
Erros frequentes
- E-mail errado (tipo de letra ou endereço antigo)
- Esquecer de adicionar um signatário
- Não coloque campo de assinatura
- Arquivo muito grande (> 10 MB → lento no celular)
- Enviar sem revisão
Caso concreto: vendedor
Um vendedor envia 20 orçamentos por semana. Rotina:
- Geração do HubSpot (cotação + CGV)
- Envio automático no SES via integração
- Lembretes D+2 e D+5
- Notificações do Slack em tempo real
- CRM atualizado mediante assinatura
Tempo humano: 0 minuto por remessa.
Como o Certyneo ajuda você
O Certyneo torna o envio de um documento para assinatura rápido e confiável: interface intuitiva de arrastar e soltar, modelos para documentos recorrentes, integrações de CRM, monitoramento em tempo real, lembretes automáticos. Tudo em menos de 3 minutos.
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FAQ
Quanto tempo leva o envio?
2-5 minutos para um documento simples.
Podemos enviar o mesmo documento para vários signatários?
Sim, tudo no mesmo envelope, em ordem paralela ou sequencial.
Devemos informar o signatário com antecedência?
Não é obrigatório, mas é recomendado para assinantes iniciantes.
Podemos cancelar uma remessa?
Sim, antes de assinar. Depois, não.
O signatário pode transferir para outra pessoa?
Dependendo da configuração. Por padrão, não.
Conclusão
Enviar um documento para assinar é um gesto simples que se tornou cotidiano. Uma vez estabelecida a rotina, seus ciclos contratuais se transformam.
Experimente o Certyneo para enviar, assinar e rastrear seus documentos online de forma simples, rápida e segura.
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