Como funciona uma assinatura eletrônica?

O princípio geral

Uma assinatura eletrônica não é uma imagem. É um processo criptográfico que liga quatro elementos indissociáveis: o documento, a identidade do signatário, o momento da assinatura e a prova técnica de que nada foi posteriormente modificado.

Este processo baseia-se em dois pilares: a autenticação do signatário e a integridade do documento.

Passo 1: autenticar o signatário

A autenticação consiste em estabelecer um vínculo entre a pessoa que assina e uma identidade verificável. Existem diversas técnicas, que podem ser combinadas:

• Endereço de e-mail confiável: um link exclusivo é enviado. Somente o titular da caixa de e-mail pode clicar e assinar.
• Código OTP (senha de uso único): um código de uso único é enviado por SMS. O signatário insere-o para comprovar que possui o número de telefone associado.
• Certificado pessoal: para a assinatura qualificada, um certificado emitido por um prestador qualificado comprova a identidade do signatário.

O nível de exigência varia conforme o nível de assinatura pretendido — veja as diferenças entre os níveis.

Passo 2: calcular a impressão criptográfica

Antes da assinatura, a plataforma calcula uma impressão (hash) do documento. É uma sequência única de caracteres que representa o conteúdo do arquivo. Qualquer mudança, mesmo de um único caractere, produz uma impressão completamente diferente.

A impressão é como uma assinatura digital do arquivo: é pequena (algumas dezenas de bytes) mas garante a integridade. Se alguém modificar o documento após a assinatura, a impressão não corresponde mais: a assinatura é invalidada.

Passo 3: associar identidade e impressão

A plataforma criptografa a impressão com uma chave criptográfica vinculada à identidade do signatário (via PKI para a QES, ou via plataforma para a SES/AES). O resultado é o token de assinatura: um objeto digital que contém ao mesmo tempo:

• a impressão do documento
• o identificador do signatário
• o carimbo de data/hora preciso
• a própria assinatura criptográfica

Este token é incorporado ao PDF final segundo o formato PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures), um padrão europeu. Concretamente, quando você abre um PDF assinado no Adobe Acrobat Reader, o leitor verifica automaticamente o token e exibe "Assinatura válida" se tudo corresponder.

Passo 4: carimbar a data e hora

O carimbo de data/hora vincula a assinatura a um instante preciso e verificável. Um carimbo qualificado emitido por um prestador de confiança fornece a prova legal de que o documento existia naquela data — um argumento decisivo em caso de disputa sobre a data do compromisso.

Consulte carimbo de data/hora eletrônico para entender a função e os níveis do carimbo de tempo.

Passo 5: registrar na trilha de auditoria

A cada etapa do ciclo de assinatura, a plataforma registra um evento com carimbo de data/hora:

• envio do envelope
• abertura pelo signatário (com IP e user-agent)
• entrada do OTP
• assinatura efetiva
• possível recusa
• expiração

O conjunto constitui a trilha de auditoria. Esta é a prova operacional do processo. Está incluída no PDF final e é mantida por 10 anos. Consulte prova de assinatura eletrônica.

O que realmente acontece do lado do signatário

Do ponto de vista do signatário, a experiência é mínima:

1. Ele recebe um e-mail com um link.
2. Ele clica e abre o documento em seu navegador.
3. Ele lê e clica em "Assinar".
4. Para a AES: ele insere um código SMS recebido em seu telefone.
5. Pronto. Ele recebe uma cópia do PDF assinado.

Nenhuma conta para criar, nenhum aplicativo para instalar, nenhum certificado para gerar (exceto para a QES). Tudo é feito em 1 a 3 minutos.

O que acontece do lado do remetente

O remetente conduz o processo a partir de seu painel:

• envio do documento (PDF, conversão automática se for Word)
• adição de destinatários e posicionamento dos campos de assinatura
• escolha do nível de assinatura e da ordem (paralela ou sequencial)
• configuração de lembretes automáticos e da data de expiração
• envio

Em tempo real, ele vê cada envelope passar de "enviado" para "aberto" e depois "assinado". Webhooks ou notificações push podem levar esses eventos a um CRM ou a um sistema de RH.

Por que a assinatura eletrônica é difícil de falsificar

• Impressão criptográfica: qualquer modificação invalida a assinatura
• Autenticação forte: sem acesso ao e-mail E ao telefone (para a AES), é impossível se passar pelo signatário
• Trilha de auditoria com carimbo de data/hora: cada etapa é rastreada com IP e user-agent
• Chaves criptográficas: a chave privada do signatário (QES) nunca sai de seu dispositivo de hardware
• Arquivamento por 10 anos: a prova permanece utilizável muito tempo depois da assinatura

Como a Certyneo ajuda você

Na Certyneo, todo o encadeamento criptográfico é executado no backend em servidores europeus (Alemanha, IONOS): envio do PDF, cálculo do hash SHA-256, integração do token PAdES, carimbo de tempo e conservação da trilha de auditoria em um banco de dados PostgreSQL criptografado. Você tem um processo em conformidade com o eIDAS sem precisar entender o detalhe técnico.

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FAQ

Posso verificar uma assinatura sem a plataforma que a emitiu?

Sim. Um PDF assinado no formato PAdES pode ser verificado por qualquer leitor de PDF compatível (Adobe Reader, pdfsig e outros). Mesmo que a plataforma emissora desapareça, a assinatura permanece verificável.

O que acontece se eu modificar o PDF após assinar?

A assinatura torna-se inválida. O leitor de PDF exibe o aviso "O documento foi modificado desde a assinatura" e a impressão não corresponde mais.

Quanto tempo dura uma assinatura eletrônica?

A assinatura permanece válida enquanto os algoritmos criptográficos utilizados forem válidos. Para garantir a validade a longo prazo, são utilizados formatos PAdES-LTA (Long Term Archive), que incluem carimbos de data/hora qualificados regenerados periodicamente.

Podemos assinar vários documentos de uma só vez?

Sim. Um envelope Certyneo pode conter vários documentos, todos assinados com um único clique. Cada documento mantém a sua própria impressão, mas a trilha de auditoria é comum.

A impressão revela o conteúdo do documento?

Não. A impressão é de mão única: você pode calcular a impressão a partir do documento, mas não recuperar o documento a partir da impressão. Esta é uma das propriedades fundamentais das funções hash criptográficas.

Conclusão

Uma assinatura eletrônica é um processo criptográfico que vincula de forma verificável um signatário, um documento, uma data e um consentimento. O signatário não precisa entender nada disso — para ele, é um clique e um código SMS. Para você, é uma prova sólida, arquivada e utilizável.

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