Assinatura eletrônica de um pedido de compra

Por que digitalizar os pedidos de compra

Os pedidos de compra (PC) estão no centro dos fluxos de compra B2B. Fazê-los assinar eletronicamente encurta o ciclo comercial, evita litígios de entrega/faturamento e rastreia o compromisso do comprador.

Nível recomendado

A assinatura simples (SES) é suficiente para a maioria dos pedidos de compra. Rápida, sem atrito, ela materializa o compromisso do comprador.

Para PCs com alto valor (> 50.000 €) ou em setores regulados (defesa, saúde), prefira AES.

Procedimento padrão

• O comercial gera o PC a partir do ERP (SAP, Sage, Oracle, Cegid)

• Exportação em PDF e envio ao comprador via plataforma de assinatura

• Comprador assina em alguns cliques

• PC assinado alimenta automaticamente o núcleo do ERP (pedido, faturamento)

Integrações ERP

Os principais ERPs se conectam com plataformas de assinatura via API:

• SAP: conector nativo via PI/PO ou SAP Ariba

• Sage: API e conectores Zapier

• Oracle: API REST

• Cegid: plugins dedicados

Uma vez integrado, o comercial não precisa fazer nada manualmente: o PC vai automaticamente para assinatura quando um orçamento é aceito.

Benefícios mensuráveis

• tempo de assinatura dividido por 5 a 10

• 0 PC perdido (todos arquivados)

• faturamento acionado mais rapidamente (caixa positivo para o emissor)

• menos litígios comerciais

Erros frequentes

• Enviar um PC sem T&C em anexo

• Mencionar preços incorretos (qualquer correção = reemissão)

• Esquecer de incluir as condições de entrega

• Usar AES para PCs internos (superdimensionado)

Caso de uso: industrial B2B

Um fabricante de equipamentos industriais processa 400 PCs/mês. Jornada digital:

• geração de PC a partir do SAP

• envio em SES ao comprador cliente

• retomada automática em D+3

• assinatura média em D+1,5

• alimentação de pedido SAP automática

Tempo administrativo economizado: 1,5 ETP redirecionado para o comercial.

Como a Certyneo ajuda você

A Certyneo se integra aos principais ERPs (SAP, Sage, Oracle, Cegid) via API. Os PCs saem automaticamente para assinatura quando um orçamento é aceito. Templates para T&C, retomadas automáticas, painel de controle por comercial.

FAQ

Um PC assinado compromete o comprador?

Sim, como documento contratual que inicia um pedido.

Pode-se cancelar um PC assinado?

Conforme os T&C: geralmente possível antes da expedição, mais difícil depois.

A SES é suficiente para um PC de 100.000 €?

Tecnicamente sim, mas AES é preferível para a prova.

Quanto tempo manter um PC?

10 anos (documento comercial).

Pode-se associar um PC a uma entrega desmaterializada?

Sim, via EDI ou integração ERP.

Conclusão

Fazer assinar os pedidos de compra eletronicamente fluidifica seus fluxos de compra e protege seus faturamentos. A integração ERP torna o processo quase invisível.

Experimente a Certyneo para enviar, assinar e acompanhar seus documentos online de forma simples, rápida e segura.