Como arquivar um documento assinado eletronicamente

Por que arquivar corretamente

Um documento assinado eletronicamente só tem valor se a prova permanecer consultável e verificável durante todo o período legal — às vezes 10, 20 ou até 30 anos. Um arquivamento negligenciado = prova fragilizada em caso de litígio.

Os prazos a respeitar

• Contratos comerciais: 10 anos (Código de Comércio)

• Contratos de trabalho: 5 anos após término

• Faturas: 10 anos (contabilidade), 6 anos (fiscal)

• Aluguéis: duração + 5 anos

• Atos notariais: 30 anos

• Seguro: 2 a 10 anos conforme tipo

Conserve o PDF assinado e a trilha de auditoria durante o período mais longo aplicável.

Os formatos de arquivo

• PAdES-B-B: básico, assinatura simples

• PAdES-B-T: + carimbo de tempo qualificado

• PAdES-B-LT: + cadeia de certificados

• PAdES-B-LTA: + carimbos de tempo periódicos (multi-décadas)

Para arquivamento de longa duração, privilegie PAdES-B-LTA.

As 3 opções de arquivamento

1. Arquivamento externalizado (plataforma)

A plataforma de assinatura conserva seus documentos durante X anos. Incluído na maioria dos planos.

Vantagens: nenhum esforço, em conformidade com eIDAS Desvantagens: dependência do prestador, reversibilidade a verificar

2. Arquivamento interno

Seus documentos são conservados em seus servidores ou em um SAE dedicado.

Vantagens: controle total Desvantagens: custo, competência interna necessária

3. SAE com valor probatório

Sistema de Arquivamento Eletrônico certificado NF Z42-013. O mais alto nível de conformidade.

Vantagens: presunção de confiabilidade jurídica Desvantagens: custo elevado, superdimensionado para PME

Boas práticas

• Conservar PDF + trilha de auditoria, nunca um sem o outro

• Redundância: multi-sítios, multi-suportes

• Verificação periódica: a cada 6-12 meses, confirme que os documentos são legíveis

• Documentação: procedimentos por escrito

• Testes de restauração anuais

Erros frequentes

• Manter apenas o PDF, não a trilha de auditoria

• Armazenar em um único suporte (disco rígido interno)

• Usar um cloud sem cláusula de conservação

• Esquecer os prazos específicos de certos setores

• Não testar a restauração

Migração de arquivos

Se você mudar de prestador de assinatura:

• Exporte todos os documentos assinados + trilhas de auditoria

• Importe no novo sistema ou em um SAE dedicado

• Verifique a integridade (hash SHA-256)

• Mantenha temporariamente acesso ao sistema antigo

Caso concreto: PME que muda de prestador

PME com 50 funcionários, 3000 documentos assinados acumulados em 5 anos. Migração:

• exportação automatizada via API

• importação no novo prestador + SAE externo em backup

• verificação por amostra (50 documentos verificados)

• prestador anterior rescindido após 3 meses

Duração total: 4 semanas. Zero perdas.

Como a Certyneo o ajuda

Certyneo inclui um arquivamento de 10 anos em todos os planos, com redundância geográfica na UE, versionamento e exportação completa a qualquer momento (reversibilidade total). Formato PAdES-B-T por padrão, PAdES-B-LTA como opção para documentos críticos.

Descubra a solução de assinatura eletrônica Certyneo

FAQ

Devo imprimir meus documentos assinados?

Não, desnecessário e contraproducente (perda do valor probatório).

Um cloud padrão (Google Drive, Dropbox) é suficiente?

Para o PDF sim, mas não para o valor probatório. Privilegie um arquivamento dedicado.

E se minha plataforma de assinatura fechar?

Os PDFs PAdES permanecem verificáveis offline. Exporte as trilhas de auditoria regularmente.

Devo criptografar os arquivos?

Recomendado para documentos sensíveis. Atenção para conservar as chaves por muito tempo.

Quando começa a contagem dos 10 anos?

Para um contrato comercial: fim da execução. Para um contrato de trabalho: fim do contrato.

Conclusão

Um bom arquivamento é o seguro de vida de suas assinaturas eletrônicas. Escolha a fórmula adequada aos seus desafios (externalizada para a maioria das PME, SAE NF Z42-013 para casos críticos), teste regularmente.

Experimente Certyneo para enviar, assinar e acompanhar seus documentos online de forma simples, rápida e segura.