Como fazer assinar um contrato online: guia prático

Por que assinar contratos online

Fazer assinar um contrato online reduz o ciclo de assinatura de 3-5 dias para algumas horas. Sem necessidade de imprimir, escanear, enviar, relembrar. Tudo acontece em um navegador, com uma rastreabilidade superior ao papel.

Etapa 1: preparar o documento

Comece com um PDF limpo (idealmente < 10 MB para melhor desempenho). Se seu contrato estiver em Word, a plataforma o converte automaticamente em PDF.

Verifique antes de enviar:

• sem erros ou erros tipográficos (nenhuma correção é possível após assinado)

• valores e datas precisos

• anexos obrigatórios inclusos (DPE para aluguel, IBAN para mandato SEPA)

Etapa 2: adicionar os signatários

Para cada destinatário:

• nome completo

• endereço de email

• telefone celular (para OTP SMS se AES)

• função (signatário, CC, em cópia)

Defina a ordem: paralela (todos assinam ao mesmo tempo) ou sequencial (cada signatário após o anterior).

Etapa 3: posicionar os campos de assinatura

Arraste e solte os campos no PDF:

• campo "assinatura" na página relevante

• opcional: campo "data", "texto", "rubrica" em cada página

• associe cada campo a um signatário

Etapa 4: enviar e acompanhar

Configure as opções:

• nível de assinatura (SES ou AES)

• lembretes automáticos (D+3, D+7)

• data de expiração (geralmente 15-30 dias)

Um email é enviado para cada signatário com um link único. No seu painel de controle, você vê em tempo real: enviado → aberto → assinado.

Etapa 5: arquivar e reutilizar

Quando todos os signatários tiverem assinado, o PDF final é gerado automaticamente com:

• rodapé de auditoria com data e hora

• impressão digital criptográfica

• assinatura no formato PAdES

O documento é arquivado por 10 anos por padrão. Você pode exportá-lo a qualquer momento ou compartilhá-lo com um terceiro.

Boas práticas

• Usar templates para contratos recorrentes (ganho de 80% na preparação)

• Preferir AES para contratos de alto valor (> 5 000 €)

• Enviar o contrato sem ambiguidade (sem "rascunho" marcado)

• Relembrar automaticamente em vez de manualmente

• Comunicar bem com o signatário se ele nunca assinou eletronicamente

Erros frequentes

• Enviar sem revisar: toda correção necessária requer um novo envio

• Adicionar signatário incorreto ou email incorreto

• Esquecer de adicionar anexos

• Usar SES para um contrato crítico

• Não definir expiração (o contrato fica indefinidamente em aberto)

Como Certyneo ajuda você

Certyneo torna o envio de um contrato para assinar simples e rápido: drag-drop do PDF, posicionamento intuitivo dos campos, envio em 2 cliques, painel de controle em tempo real. Templates reutilizáveis, integrações CRM, lembretes automáticos, arquivamento de 10 anos.

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Perguntas Frequentes

Quanto tempo leva para enviar um contrato?

2-5 minutos para um contrato simples, mais para templates complexos.

O signatário precisa criar uma conta?

Não, ele clica no link do email, assina, pronto.

O que acontece se o signatário recusa?

O contrato é marcado como "recusado". Você pode modificá-lo e reenviar, ou abandonar.

É possível assinar no celular?

Sim, todas as plataformas modernas permitem.

O contrato assinado é igual ao PDF enviado?

Mesmo conteúdo, mais um rodapé de auditoria e uma impressão digital criptográfica.

Conclusão

Fazer assinar um contrato online é feito em 5 etapas simples. Uma vez que o fluxo de trabalho estiver instalado, seus ciclos comerciais e administrativos nunca mais serão os mesmos.

Experimente Certyneo para enviar, assinar e acompanhar seus documentos online de forma simples, rápida e segura.