Rola notariusza w zakupie nieruchomości: kompletny przewodnik

Notariusz nie jest kolejnym pośrednikiem w transakcji nieruchomościowej: jest urzędnikiem publicznym sprawującym funkcję powierzoną przez władzę publiczną, którego udział jest obowiązkowy, aby przenieść własność nieruchomości. Ta funkcja tłumaczy zarówno zakres jego weryfikacji, autentyczny charakter sporządzanego przez niego aktu, jak i fakt, że jego stawki nie podlegają negocjacjom. Zrozumienie, co faktycznie robi między umową przedwstępną a przekazaniem kluczy, pozwala uniknąć większości nieporozumień dotyczących terminów.

Co notariusz sprawdza przed sporządzeniem aktu

Zasadnicza część pracy odbywa się w ciągu dwóch do trzech miesięcy dzielących umowę przedwstępną od aktu notarialnego i jest niewidoczna dla kupującego. Ten okres wyznacza pięć weryfikacji:

• Pochodzenie własności, sięgające trzydziestu lat wstecz, które potwierdza, że sprzedający rzeczywiście jest właścicielem, a łańcuch przeniesień własności jest prawidłowy.
• Stan hipoteczny, który ujawnia wpisy obciążające nieruchomość — trwające kredyty, zajęcia, ujawnione służebności — i określa, co musi zostać uregulowane przed sprzedażą.
• Prawa pierwokupu, gminy lub obecnego najemcy, których wykonanie może zniweczyć sprzedaż.
• Prawo urbanistyczne, poprzez wniosek o zaświadczenie w gminie: służebności, linia zabudowy, plany użyteczności publicznej, zgodność istniejących budynków z przepisami.
• Sytuacja sprzedającego: zdolność do czynności prawnych, ustrój majątkowy małżeński, brak postępowania upadłościowego.

Te ustalenia zależą od podmiotów trzecich, których terminy odpowiedzi obowiązują notariusza. To wyjaśnia, dlaczego sprawy nie da się przyspieszyć ponad pewien pułap, niezależnie od dobrej woli stron.

Akt notarialny i jego moc prawna

Akt notarialny różni się od dokumentu prywatnego pod trzema względami.

Stanowi dowód swojej treści aż do zakwestionowania w drodze powództwa o podważenie autentyczności, będącego procedurą skomplikowaną i rzadko wszczynaną. Zapisane przez notariusza okoliczności — obecność stron, tożsamość, data, zapłata ceny — korzystają z tej szczególnej mocy dowodowej.

Ma datę pewną, skuteczną wobec osób trzecich bez dodatkowych formalności.

Jest tytułem wykonawczym z mocy prawa: odpis opatrzony klauzulą wykonalności pozwala na wszczęcie egzekucji bez konieczności uzyskania wcześniejszego wyroku sądu. Dzięki temu akt notarialny jest tak przydatny w przypadku pożyczek i uznania długu.

Następnie notariusz dokonuje ujawnienia w księgach wieczystych, formalności, która czyni sprzedaż skuteczną wobec osób trzecich. Dopóki nie zostanie ona dokonana, kupujący jest właścicielem w relacji między stronami, ale jeszcze nie wobec wszystkich.

Tak zwane „koszty notarialne”

To określenie jest mylące, a warto znać podział tych kosztów.

Koszty te stanowią zazwyczaj około 7–8% ceny w przypadku nieruchomości z rynku wtórnego oraz 2–3% w przypadku nieruchomości z rynku pierwotnego. Ich struktura jest następująca:

• Opłaty od przeniesienia własności, pobierane na rzecz państwa i jednostek samorządu terytorialnego, stanowią większość tej kwoty. Nie trafiają one do notariusza.
• Poniesione wydatki, które notariusz wykłada w imieniu klienta: dokumenty urbanistyczne, stan hipoteczny, wynagrodzenie geodety.
• Wynagrodzenie notariusza, jedyna część, która rzeczywiście go wynagradza. Jest ono ustalane rozporządzeniem i proporcjonalne do ceny, co sprawia, że jest identyczne w każdej kancelarii.

Możliwa jest obniżka w odniesieniu do części wynagrodzenia notariusza odpowiadającej najwyższym progom cenowym, w granicach określonych przepisami. Musi ona wówczas być stosowana wobec wszystkich klientów na tych samych zasadach.

Umowa przedwstępna: co wnosi notariusz

Umowa przedwstępna może zostać podpisana w formie zwykłej pisemnej, między osobami prywatnymi lub za pośrednictwem agenta nieruchomości. Powierzenie jej sporządzenia notariuszowi zmienia dwie rzeczy.

Po pierwsze jakość warunków zawieszających. Warunek uzyskania kredytu, najczęściej stosowany, musi określać kwotę, okres kredytowania i maksymalne oprocentowanie: sformułowany zbyt ogólnikowo staje się albo bezskuteczny, albo zbyt łatwy do powołania się na niego. Pozostałe warunki — urbanistyczne, brak służebności, wygaśnięcie praw pierwokupu — wymagają znajomości weryfikacji, które nastąpią później.

Następnie depozyt zadatku, przechowywany na dedykowanym rachunku, a nie przez jedną ze stron, co pozwala uniknąć sporów dotyczących jego zwrotu.

Dziesięciodniowy termin na odstąpienie od umowy, przysługujący kupującemu niebędącemu profesjonalistą, biegnie od dnia doręczenia umowy przedwstępnej, a jego początek zależy od prawidłowości tego doręczenia. To kwestia, którą podpis elektroniczny umowy przedwstępnej zabezpiecza, ustalając datę doręczenia w sposób niepodważalny.

Podpis na odległość

Elektroniczny akt notarialny jest dopuszczalny. Notariusz przyjmuje strony, przy czym jedna z nich może być obecna fizycznie, a druga zdalnie za pośrednictwem wideokonferencji z użyciem dedykowanego rozwiązania, a akt jest podpisywany elektronicznie, a następnie przechowywany w formie zdematerializowanej.

Dla kupującego, który nie może być obecny, klasycznym rozwiązaniem pozostaje pełnomocnictwo, które musi wtedy dokładnie określać zakres udzielonych uprawnień — pełnomocnictwo sformułowane w sposób ogólny nie pozwala ani sprzedać, ani nabyć nieruchomości. Obowiązujące zasady opisaliśmy w naszym artykule na temat podpisu elektronicznego pełnomocnictwa.

Scenariusze praktyczne

Pierwszy zakup. Wybór notariusza jest prawem kupującego, nawet jeśli sprzedający już go ma: obie kancelarie dzielą się wówczas wynagrodzeniem, bez dodatkowych kosztów. Wielu kupujących o tym nie wie.

Nieruchomość z niezgłoszonymi pracami budowlanymi. To jedna z kwestii, które ujawnia weryfikacja urbanistyczna. Lepiej przewidzieć ten problem przed zawarciem umowy przedwstępnej, niż odkryć go trzy tygodnie przed podpisaniem aktu, gdy trzeba wybierać między uregulowaniem sytuacji a renegocjacją warunków.

Zakup we współwłasności lub przez spółkę. Sposób posiadania nieruchomości ustala się przed podpisaniem umowy przedwstępnej, a nie przy akcie notarialnym. Skutki podatkowe omawiamy w naszym artykule na temat opodatkowania nieruchomości.

Najczęściej zadawane pytania

Czy notariusz jest obowiązkowy? Tak, w celu przeniesienia własności nieruchomości: akt musi mieć formę notarialną i zostać ujawniony w księgach wieczystych.

Czy można negocjować koszty notarialne? Nie da się negocjować opłat od przeniesienia własności, które trafiają do państwa, ani wydatków. Możliwa jest natomiast obniżka części wynagrodzenia notariusza odpowiadającej wyższym progom cenowym, w granicach określonych przepisami.

Czy można wybrać własnego notariusza? Tak, nawet jeśli sprzedający już ma swojego notariusza. Obaj notariusze dzielą się wówczas wynagrodzeniem, bez dodatkowych kosztów dla stron.

Ile czasu upływa między umową przedwstępną a aktem notarialnym? Zazwyczaj od dwóch do trzech miesięcy, przy czym termin ten narzucają odpowiedzi podmiotów trzecich — w sprawach urbanistycznych, stanu hipotecznego, wygaśnięcia praw pierwokupu — oraz uzyskanie kredytu.

Co się dzieje, jeśli warunek zawieszający nie zostanie spełniony? Sprzedaż upada, a zadatek zostaje zwrócony, pod warunkiem że kupujący dopełnił przewidzianych czynności, w szczególności złożył wnioski kredytowe zgodne z ustalonymi warunkami.

Czy akt można podpisać na odległość? Tak, dopuszczalny jest elektroniczny akt notarialny, przyjmowany za pośrednictwem wideokonferencji z użyciem dedykowanego rozwiązania. Pełnomocnictwo pozostaje drugą możliwością dla strony, która nie może być obecna.

Najważniejsze wnioski

Notariusz wykonuje trzy zadania, których nic innego nie może zastąpić: sprawdza, czy sprzedający może sprzedać, a nieruchomość może zostać sprzedana, sporządza akt, który stanowi dowód i jest wykonalny bez wyroku sądu, oraz ujawnia sprzedaż, aby uczynić ją skuteczną wobec wszystkich. Termin od dwóch do trzech miesięcy to nie biurokratyczna opieszałość: to czas potrzebny na te weryfikacje, zależne od odpowiedzi podmiotów trzecich.

Jeśli chodzi o koszty, ich zasadnicza część nie podlega negocjacjom, ponieważ i tak nie trafia do notariusza. Jedyne pole manewru dotyczy części wynagrodzenia notariusza, a prawdziwa dźwignia leży gdzie indziej: w wyborze notariusza, zaangażowaniu go już na etapie umowy przedwstępnej i przewidywaniu kwestii, które ujawnią jego weryfikacje. Dalszy przebieg procesu opisujemy szczegółowo w naszym artykule na temat prawnego i finansowego procesu zakupu nieruchomości.