Podpisz umowę online: instrukcja obsługi

Podpisanie umowy online zajmuje kilka minut, gdy obieg jest już ustawiony. Większość czasu poświęca się na etap przed wysłaniem – na przygotowanie dokumentu oraz na dwie decyzje, które determinują siłę prawną zobowiązania: wybrany poziom podpisu oraz kolejność, w jakiej strony podpisują dokument. Ten artykuł omawia te etapy w kolejności, w jakiej się pojawiają.

Krok 1: przygotowanie dokumentu

Umowa wysłana do podpisu nie podlega już poprawkom. Przed wysłaniem warto sprawdzić trzy rzeczy:

• Strony są w pełni zidentyfikowane: nazwa, forma prawna, siedziba, numer rejestracyjny oraz uprawnienia osoby reprezentującej, która podpisuje. Podpis złożony przez osobę bez odpowiednich uprawnień jest wadą najtrudniejszą do naprawienia po fakcie.
• Załączniki są zintegrowane z dokumentem, a nie wysyłane osobno. Ogólne warunki przesłane w drugim e-mailu nie korzystają z takiego samego dowodu akceptacji.
• Pola do uzupełnienia są zidentyfikowane: data, kwota, wzmianki odręczne, gdy wymaga tego prawo.

Jeśli zaczynasz od pustej strony, wzór umowy pozwala uniknąć najczęstszych pominięć. W przypadku umowy wymagającej klauzul specyficznych dla Twojej działalności, generator umów tworzy dokument na podstawie podanych przez Ciebie parametrów.

Krok 2: wybór poziomu podpisu

Rozporządzenie unijne wyróżnia trzy poziomy, a wybór polega na kompromisie między łatwością użycia a mocą dowodową.

Podpis elektroniczny zwykły sprawdza się w zdecydowanej większości umów handlowych: zaakceptowanych ofertach, zamówieniach, umowach o świadczenie usług, umowach o pracę. Jest ważny prawnie i dopuszczalny jako dowód w sądzie.

Poziomy wzmocnione dodają dokładniejszą identyfikację podpisującego – weryfikację tożsamości, certyfikat. Nie decydują o ważności podpisu, która jest już zapewniona, lecz o bardziej komfortowej pozycji w razie zakwestionowania podpisu.

Podpis elektroniczny kwalifikowany – którego zasady działania opisujemy szczegółowo na naszej dedykowanej stronie poświęconej podpisowi kwalifikowanemu – jako jedyny korzysta z domniemania wiarygodności: to osoba kwestionująca podpis musi udowodnić przeciwnie. Uzasadniony jest w przypadku czynności o wysokim znaczeniu lub gdy wymaga tego przepis prawa.

Praktyczna zasada polega na dostosowaniu poziomu do rzeczywistego ryzyka zakwestionowania danego dokumentu, a nie na wybieraniu zawsze najwyższego poziomu: każdy dodatkowy stopień zabezpieczenia zwiększa uciążliwość po stronie podpisującego, a więc wydłuża czas i zwiększa liczbę rezygnacji.

Krok 3: organizacja podpisujących

Dwa parametry ustala się w momencie wysyłki i determinują one czas trwania obiegu.

Kolejność. W trybie sekwencyjnym każdy podpisujący otrzymuje dokument po poprzednim – przydatne, gdy wewnętrzna kontrola musi poprzedzać podpis klienta. W trybie równoległym wszyscy otrzymują dokument jednocześnie, co jest szybsze, ale nie pozwala na żadną pośrednią walidację.

Przypomnienia. To element, który decyduje o rzeczywistym czasie realizacji. Umowa bez automatycznych przypomnień opiera się na ręcznym śledzeniu przez jedną osobę, z wszystkimi zapomnieniami, jakie to za sobą niesie. Zaplanowane przypomnienia wysyłane w regularnych odstępach eliminują tę pracę i skracają cykl o kilka dni.

Krok 4: podpisanie i uzyskanie dowodu

Podpisujący otrzymuje link, otwiera dokument i podpisuje go z poziomu przeglądarki lub telefonu, bez zakładania konta. Ten brak utrudnień ma znaczenie: każdy dodatkowy krok powoduje utratę części podpisów.

To, co powstaje w tym momencie, jest ważniejsze niż sam widoczny podpis. Pakiet dowodowy zawiera zweryfikowaną tożsamość podpisującego zgodnie z wybranym poziomem, znacznik czasu każdego zdarzenia, adres połączenia oraz odcisk dokumentu pozwalający wykazać, że nie został on od tego momentu zmodyfikowany. To właśnie ten zestaw danych stanowi odpowiedź w razie sporu, jak szczegółowo opisuje nasz artykuł o mocy dowodowej w przypadku sporu.

Krok 5: przechowywanie

Umowa handlowa jest przechowywana przez kilka lat, niektóre dokumenty korporacyjne znacznie dłużej. Przechowywanie musi zapewniać integralność przez cały ten okres, co odróżnia archiwizację o wartości dowodowej od zwykłego przechowywania plików – funkcję tę zapewnia cyfrowy sejf.

Jedna zasada organizacyjna oszczędza wielu poszukiwań: przechowywanie umowy razem z jej pakietem dowodowym. Odnalezienie podpisanej umowy bez dziennika zdarzeń pozostawia bez środków obrony w razie zakwestionowania daty lub tożsamości podpisującego.

Scenariusze użycia

Umowa o świadczenie usług z nowym klientem. Podpis zwykły, wysyłka równoległa, automatyczne przypomnienia. Umowa zostaje wysłana w dniu ustnego porozumienia zamiast tydzień później, co jednocześnie zabezpiecza i przyspiesza proces.

Umowa o pracę. Podpis zwykły wystarcza, ale kolejność ma znaczenie: najpierw podpis pracodawcy, potem pracownika, z długoterminowym przechowywaniem ze względu na okresy przedawnienia w sprawach pracowniczych.

Czynność o wysokim znaczeniu. Cesja, poręczenie, pełnomocnictwo do rozporządzania: wzmocniona identyfikacja lub nawet podpis kwalifikowany. Dodatkowy koszt i uciążliwość są uzasadnione wysokością stawki oraz ewentualnym wymogiem strony trzeciej – odbiorcy.

Najczęściej zadawane pytania

Czy umowa podpisana online ma taką samą wartość jak umowa papierowa? Tak. Dokument elektroniczny ma taką samą moc dowodową, o ile podpisujący może zostać zidentyfikowany, a dokument został sporządzony i przechowywany w warunkach zapewniających jego integralność.

Czy podpisujący musi założyć konto? Nie. Otrzymuje link, otwiera dokument i podpisuje go z poziomu przeglądarki lub telefonu.

Jaki poziom podpisu wybrać? Poziom dostosowany do ryzyka zakwestionowania danego dokumentu. Podpis zwykły wystarcza dla zdecydowanej większości umów handlowych; wyższe poziomy są zarezerwowane dla czynności o wysokim znaczeniu.

Czy można podpisać dokument przez kilka osób? Tak, sekwencyjnie lub równolegle. Tryb sekwencyjny pozwala wprowadzić wewnętrzną walidację przed wysłaniem do klienta.

Co się dzieje, gdy podpisujący kwestionuje podpis? Pakiet dowodowy – tożsamość, znacznik czasu, dziennik zdarzeń, integralność dokumentu – to on umożliwia udzielenie odpowiedzi. Jego solidność zależy od wybranego poziomu podpisu.

Jak długo należy przechowywać podpisaną umowę? Co najmniej przez okres przedawnienia mający zastosowanie, często pięć lat w sprawach handlowych i dłużej w sprawach pracowniczych. Przechowywanie musi zapewniać integralność przez cały ten okres.

Aby pogłębić temat

Najprościej jest przetestować obieg na rzeczywistym dokumencie:

1. Wybrać gotowy do podpisu wzór odpowiadający Twoim potrzebom lub wygenerować dokument na miarę.
2. Zapoznać się ze szczegółową instrukcją na stronie jak podpisać.
3. Porównać uzyskany czas realizacji z czasem obecnego obiegu w Twojej firmie – to właśnie ten wskaźnik ma znaczenie, bardziej niż koszt jednostkowy, jak pokazuje nasze porównanie kosztu w porównaniu z papierem.

Cennik zależy od liczby wysyłek, z darmowymi wysyłkami co miesiąc. Aby zautomatyzować proces z poziomu narzędzia biznesowego, API oraz istniejące integracje eliminują konieczność ponownego wprowadzania danych.