Podpisz umowę online: instrukcja obsługi

Po co podpisywać umowy online

Po co podpisywać umowy online

Podpisanie umowy online skraca cykl podpisywania z 3-5 dni do kilku godzin. Nie ma potrzeby drukowania, skanowania, wysyłania ani ponownego uruchamiania. Wszystko dzieje się w przeglądarce, z doskonałą identyfikowalnością na papierze.

Krok 1: przygotuj dokument

Zacznij od czystego pliku PDF (najlepiej < 10 MB ze względu na wydajność). Jeśli Twoja umowa jest w formacie Word, platforma automatycznie konwertuje ją do formatu PDF.

• Przed wysłaniem sprawdź:
• brak błędów i literówek (po podpisaniu nie ma możliwości poprawienia)
• dokładne kwoty i daty

załączone obowiązkowe załączniki (DPE w przypadku leasingu, RIB w przypadku mandatu SEPA)

Krok 2: dodaj sygnatariuszy

• Dla każdego odbiorcy:
• imię i nazwisko
• adres e-mail
• telefon komórkowy (dla SMS-ów OTP w przypadku AES)

rola (sygnatariusz, CC, kopia)Określ kolejność⬥⬥⬥: równoległa (wszyscy podpisują w tym samym czasie) lub sekwencyjna (każdy sygnatariusz po poprzednim).

Krok 3: umieść pola podpisu

Przeciągnij i upuść pola w pliku PDF:

• pole „podpis” na odpowiedniej stronie
• opcjonalnie: pole „data”, „tekst”, „inicjały” na każdej stronie
• powiąż każde pole z sygnatariuszem

Krok 4: wyślij i śledź

Skonfiguruj opcje:

• poziom podpisu (SES lub AES)
• automatyczne przypomnienia (D+3, D+7)
• data ważności (zwykle 15-30 dni)

Do każdego sygnatariusza wysyłany jest e-mail z unikalnym linkiem. Z poziomu panelu widzisz w czasie rzeczywistym: wysłane → otwarte → podpisane.

Krok 5: archiwizacja i ponowne wykorzystanie

Po podpisaniu wszystkich sygnatariuszy, automatycznie generowany jest ostateczny plik PDF zawierający:

• stopkę audytu ze znacznikiem czasu
• kryptograficzny odcisk palca
• podpis w formacie PAdES

Dokument jest archiwizowany przez 10 lat w przypadku wystąpienia wady. Możesz go wyeksportować w dowolnym momencie lub udostępnić stronie trzeciej.

Najlepsze praktyki

• Używajszablonóww przypadku kontraktów powtarzalnych (80% zysku na przygotowaniu)
• PreferujAESw przypadku kontraktów o wysoką stawkę (> 5000 €)
• Wyślij umowęjednoznacznie(bez oznaczenia „wersja robocza”)
• Uruchom ponownie automatycznie, a nie ręcznie
• Cóżkomunikuj sięz sygnatariuszem, jeśli nigdy nie podpisywał się on elektronicznie

Częste błędy

• Wyślij bez korekty: każda korekta wymaga ponownego wysłania
• Dodaj błędnego podpisującego lub zły e-mail
• Zapomnij o dodaniu załączników
• Użyj SES dla krytycznej umowy
• Nie ustalaj daty wygaśnięcia (umowa przeciąga się w nieskończoność)

Jak Certyneo Ci pomaga

Certyneo sprawia, że wysłanie umowy do podpisu jest proste i szybkie: przeciągnij i upuść plik PDF, intuicyjne rozmieszczenie pól, wysłanie 2 kliknięciami, dashboard w czasie rzeczywistym. Szablony wielokrotnego użytku, integracje z CRM, automatyczne przypomnienia, archiwizacja 10 lat.

Poznaj rozwiązanie podpisu elektronicznego Certyneo

FAQ

Ile czasu zajmuje wysłanie umowy?

2-5 minut dla prostej umowy, więcej dla skomplikowanych szablonów.

Czy osoba podpisująca musi utworzyć konto?

Nie, klika link w e-mailu, podpisuje i koniec.

Co się stanie, jeśli sygnatariusz odmówi?

Umowa jest oznaczona jako „odrzucona”. Możesz go edytować i przesłać ponownie lub porzucić.

Czy możemy podpisywać się na telefonie komórkowym?

Tak, wszystkie nowoczesne platformy na to pozwalają.

Czy podpisana umowa jest taka sama jak przesłany plik PDF?

Ta sama treść plus stopka audytu i kryptograficzny odcisk palca.

Zakończenie

Podpisanie umowy online odbywa się w 5 prostych krokach. Po zainstalowaniu przepływu pracy Twoje cykle sprzedażowe i administracyjne już nigdy nie będą takie same.

Wypróbuj Certyneo, aby wysyłać, podpisywać i śledzić swoje dokumenty online prosto, szybko i bezpiecznie.