Jak wysłać dokument do podpisu

Procedura w 5 krokach

Wysłanie dokumentu do podpisu elektronicznego zajmuje niecałe 5 minut. Oto proces krok po kroku.

1. Przygotuj dokument

• Eksportuj do formatu PDF (zalecane)
• Sprawdź czytelność mobilną (80% sygnatariuszy podpisuje się na telefonie komórkowym)
• Korekta w celu wyeliminowania literówek i błędów
• W razie potrzeby dołącz obowiązkowe załączniki

2. Utwórz kopertę

Na platformie do podpisów:

• nowy dokument → prześlij plik PDF
• nazwij kopertę (temat dokumentu + sygnatariusz)

3. Dodaj sygnatariuszy

Dla każdego sygnatariusza:

• imię i nazwisko
• e-mail
• telefon (dla SMS-ów OTP, jeśli AES)
• rola (podpisujący, zatwierdzający, CC)

Określ kolejność: równoległa (wszystkie w tym samym czasie) lub sekwencyjna.

4. Umieść pola

Przeciągnij na plik PDF:

• pole podpisu (wymagane)
• pola opcjonalne: data, imię i nazwisko, dowolny tekst, pole wyboru, inicjały na stronę

Powiąż każde pole z właściwym sygnatariuszem (różne kolory).

5. Skonfiguruj i wyślij

Opcje do skonfigurowania:

• poziom podpisu: SES lub AES
• data ważności (typowo 15-30 dni)
• automatyczne przypomnienia (D+3, D+7)
• spersonalizowane wiadomości

Kliknij „Wyślij”. Sygnatariusze natychmiast otrzymują wiadomość e-mail.

Śledź dokument

Z pulpitu nawigacyjnego śledź w czasie rzeczywistym:

• wysłane → otwarte → podpisane
• powiadomienia (e-mail, Slack, Teams)
• możliwe ręczne ponowne uruchomienie

Najlepsze praktyki

• Zawsze testuj ze współpracownikiem przed ważnym wysłaniem
• Zapewnij kanał kontaktowy dla początkujących sygnatariuszy
• Systematycznie archiwizuj podpisany dokument
• Unikaj wysyłania w piątkowe wieczory lub weekendy

Częste błędy

• Zły adres e-mail (krój pisma lub stary adres)
• Zapomnienie o dodaniu sygnatariusza
• Zrób to nie umieszczaj pola podpisu
• Plik za duży (> 10 MB → wolny na telefonie)
• Wyślij bez korekty

Konkretny przypadek: sprzedawca

Sprzedawca wysyła 20 wycen tygodniowo. Rutyna:

1. Generowanie z HubSpot (wycena + CGV)
2. Automatyczne wysyłanie SES poprzez integrację
3. Przypomnienia D+2 i D+5
4. Powiadomienia o Slacku w czasie rzeczywistym
5. CRM aktualizowany po podpisaniu

Czas ludzki: 0 minut na przesyłkę.

Jak Certyneo Ci pomaga

Certyneo sprawia, że ​​wysyłanie dokumentu do podpisu jest szybkie i niezawodne: intuicyjny interfejs „przeciągnij i upuść”, szablony dokumentów cyklicznych, integracje z CRM, monitorowanie w czasie rzeczywistym, automatyczne przypomnienia. Wszystko w niecałe 3 minuty.

Odkryj rozwiązanie podpisu elektronicznego Certyneo

FAQ

Jak długo trwa wysyłka?

2-5 minut dla prostego dokumentu.

Czy możemy wysłać ten sam dokument do kilku sygnatariuszy?

Tak, wszystko w tej samej kopercie, w kolejności równoległej lub sekwencyjnej.

Czy powinniśmy poinformować sygnatariusza z wyprzedzeniem?

Nie wymagane, ale zalecane dla początkujących sygnatariuszy.

Czy możemy anulować wysyłkę?

Tak, przed podpisaniem. Potem nie.

Czy podpisujący może przenieść się na inną osobę?

W zależności od konfiguracji. Domyślnie nie.

Wniosek

Wysłanie dokumentu do podpisu to prosty gest, który stał się codziennością. Po ustaleniu rutyny Twoje cykle umowne ulegają transformacji.

Wypróbuj Certyneo, aby wysyłać, podpisywać i śledzić swoje dokumenty online prosto, szybko i bezpiecznie.