Przechowywanie dokumentów podpisanych elektronicznie

Dlaczego przechowywanie jest niezbędne

Dlaczego przechowywanie jest niezbędnePodpis elektroniczny ma wartość tylko wtedy, gdy dowód można przeszukać i zweryfikować. Spory mogą powstać po 5, 8 lub 10 latach od podpisania umowy. Stąd tak ważna jest prawidłowaarchiwizacja ⬥⬥⬥.

Okres obowiązywania prawa we Francji

• Umowy handlowe ⬥⬥⬥: 10 lat (artykuł L.123-22)Umowy o pracę ⬥⬥⬥: 5 lat po zakończeniu
• Umowy o pracę ⬥⬥⬥: 5 lat po zakończeniuFaktury ⬥⬥⬥: 10 lat (księgowość), 6 lata (podatek)
• Leasing ⬥⬥⬥: czas trwania + 5 latUmowy ubezpieczenia ⬥⬥⬥: od 2 do 10 lat w zależności od rodzaju
• Akty notarialne ⬥⬥⬥: 30 latZachowaj PDF
• Zachowaj PDFi
• ścieżkę audytu dla najdłuższego obowiązującego okresu.Formaty archiwów

Współistnieje kilka formatów PAdES:PAdES-B-B ⬥⬥⬥: prosty podpisPAdES-B-B ⬥⬥⬥: prosty podpis

PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + kwalifikowany znacznik czasu

PAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + łańcuch certyfikatów (weryfikacja offline)

• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + okresowe znaczniki czasu (ważność przez wiele dekad)W przypadku dokumentów długoterminowych wybierz
• PAdES-B-LTAPAdES-B-LTA
• .Elektroniczny System Archiwizacji (SAE)
• SAE z wartością dowodową gwarantuje:Integralność (zweryfikowane odciski palców)

Autentyczność (podpis pozostał ważny)Autentyczność (podpis pozostał ważny)Możliwość śledzenia (dziennik konsultacji)

Odwracalność (możliwy eksport)

Francuska norma

• NF Z42-013
• określa wymagania.
• określa wymagania.
• Najlepsze praktyki

Przechowuj plik PDF + ścieżkę audytu, nigdy jeden bez drugiegoZapisz w kilku kopiach (nadmiarowość geograficzna)Okresowo sprawdzaj integralność (6-12 miesięcy)

Czas trwania dokumentu według typu dokumentu

• Czas trwania dokumentu według typu dokumentu
• Co roku testuj przywracanie
• Częste błędy
• Przechowuj tylko pliki PDF
• Przechowuj na jednym nośniku

Korzystaj z chmury bez klauzul przechowywania

• Korzystaj z chmury bez klauzul przechowywania
• Zapomnij o określonych okresach (bankowość, zdrowie)
• Stracisz klucze, jeśli archiwum jest zaszyfrowane
• Archiwizacja wewnętrzna a archiwizacja zewnętrzna
• Wewnętrzna ⬥⬥⬥: całkowita kontrola, inwestycja początkowa.

Outsourcing ⬥⬥⬥: za pośrednictwem platformy lub usługodawcy. Niższy koszt, rozładunek operacyjny, sprawdź klauzule odwracalności.

Outsourcing ⬥⬥⬥: za pośrednictwem platformy lub usługodawcy. Niższy koszt, rozładunek operacyjny, sprawdź klauzule odwracalności.Większość MŚP preferuje outsourcing archiwizacji uwzględniony w planie.Jak Certyneo Ci pomagaCertyneo obejmuje

10-letnią archiwizację

we wszystkich planach. Każdy dokument jest zachowywany w formacie PDF PAdES-B-T, z pełną ścieżką audytu i metadanymi. Infrastruktura replikowana w UE (Niemcy, IONOS) z wersjonowaniem. Eksportuj archiwa jednym kliknięciem.

we wszystkich planach. Każdy dokument jest zachowywany w formacie PDF PAdES-B-T, z pełną ścieżką audytu i metadanymi. Infrastruktura replikowana w UE (Niemcy, IONOS) z wersjonowaniem. Eksportuj archiwa jednym kliknięciem.Odkryj rozwiązanie podpisu elektronicznego CertyneoFAQ

Czy potrzebuję certyfikowanego SAE?

Niewymagane, ale zalecane w przypadku dokumentów o dużej stawce. NF Z42-013 zapewnia domniemanie niezawodności.

Czy mogę zachować sam plik PDF?

Czy mogę zachować sam plik PDF?

Technicznie tak, ale osobna ścieżka audytu jest nadal przydatna.

Jeśli moja platforma zniknie?

Pliki PDF PAdES można weryfikować w trybie offline. Regularnie eksportuj ścieżkę audytu.

Czy archiwizacja jest kosztowna?

Nie, bardzo ekonomiczne w porównaniu do papieru. Większość platform to zawiera.

Nie, bardzo ekonomiczne w porównaniu do papieru. Większość platform to zawiera.

Kiedy rozpoczyna się okres 10 lat?

Umowa handlowa: koniec realizacji. Umowa o pracę: koniec umowy.

Wniosek

Konserwacja to ubezpieczenie na życie Twoich podpisów. Wybierz długie i solidne archiwum, sprawdzaj je okresowo.

Wypróbuj Certyneo, aby wysyłać, podpisywać i śledzić swoje dokumenty online prosto, szybko i bezpiecznie.