Certyneo i Make: automatyzacja podpisu w inżynierii

Dlaczego automatyzować podpis elektroniczny w inżynierii za pomocą Make?

Sektor inżynierii generuje znaczną ilość dokumentów umownych: umowy główne, zmiany zamówień, protokoły odbioru, umowy podwykonawcze, zaświadczenia zgodności i raporty badań. Według badania firmy McKinsey (2024) zespoły inżynierii poświęcają średnio 27% czasu pracy na powtarzające się zadania administracyjne, z których zbieranie i śledzenie podpisów należy do najbardziej czasochłonnych.

Połączenie Certyneo z platformą automatyzacji taką jak Make (dawniej Integromat) pozwala na przekształcenie ręcznych procesów w inteligentne przepływy pracy, w których każdy podpis jest wyzwalany, śledzony i archiwizowany bez interwencji człowieka. Niniejszy przewodnik wyjaśnia krok po kroku, jak wdrożyć integrację w kontekście inżynierii B2B, zgodnie z wymogami regulacyjnymi eIDAS.

Będziemy poruszać kolejno architekturę integracji, konfigurację krok po kroku w Make, dostępne wyzwalacze i akcje, a następnie najlepsze praktyki specyficzne dla sektora inżynierii.

---

Zrozumienie architektury Make + Certyneo dla inżynierii

Make (Integromat): platforma orkiestracji no-code

Make to platforma integracji i automatyzacji wizualnej, która umożliwia tworzenie scenariuszy łączących setki aplikacji poprzez moduły drag-and-drop. W przeciwieństwie do Zapiera, Make oferuje zaawansowaną logikę warunkową, iteratory, agregatury i routery, co czyni go narzędziem szczególnie przystosowanym do złożonych przepływów pracy w inżynierii (wielostronne, wieloetapowe, dokumenty z kilkoma sygnatariuszami).

Make zajmuje pozycję między narzędziami biznesowymi (ERP, CRM, narzędzymi zarządzania projektami, jak Autodesk Construction Cloud, Procore, czy Microsoft Project) a Certyneo, orkiestrując przepływy danych i wyzwalacze podpisu.

API Certyneo: punkt wejścia integracji

Certyneo udostępnia kompletne API RESTful umożliwiające wykonanie wszystkich operacji dostępnych z interfejsu graficznego: tworzenie żądań podpisu, dodawanie sygnatariuszy, definiowanie pól podpisu, wysyłanie powiadomień, pobieranie statusu i pobieranie podpisanych dokumentów. API wykorzystuje uwierzytelnianie OAuth 2.0 i format JSON, co gwarantuje natywną kompatybilność z Make poprzez moduł HTTP lub najlepiej poprzez dedykowany konektor Certyneo.

API Certyneo zgodne jest ze standardami interoperacyjności zdefiniowanymi w normie ETSI EN 319 132 dla podpisu XAdES i ETSI EN 319 122 dla CAdES, zapewniając tym samym, że każdy podpis jest prawnie wiążący w całej Unii Europejskiej.

Typowa topologia przepływu pracy w inżynierii

W biurze projektów lub firmie zajmującej się inżynierią typowy przepływ pracy wygląda następująco:

1. Wyzwalacz: nowa umowa podwykonawcy jest tworzona w ERP (np. SAP, Sage lub narzędzie zarządzania projektami BTP).
2. Ekstrakcja: Make pobiera metadane umowy (strony, kwotę, referencje placu budowy).
3. Generowanie dokumentu: generator umów oparty na AI Certyneo tworzy ustrukturyzowany dokument PDF.
4. Tworzenie żądania podpisu: Make wywołuje API Certyneo w celu utworzenia żądania i dodania sygnatariuszy w zdefiniowanej kolejności.
5. Podpis sekwencyjny lub równoległy: Certyneo wysyła linki podpisu zainteresowanym stronom.
6. Powiadomienie i archiwizacja: po otrzymaniu każdego podpisu Make wyzwala powiadomienie Slack/Teams i archiwizuje podpisany dokument w systemie zarządzania dokumentami (SharePoint, Google Drive, Egnyte itp.).

Architektura ta eliminuje ręczne wymianę wiadomości e-mail i gwarantuje pełną śledzalność, niezbędną podczas audytów projektów inżynierskich.

---

Konfiguracja krok po kroku integracji w Make

Krok 1 — Utworzenie scenariusza i skonfigurowanie połączenia Certyneo

W przestrzeni Make utwórz nowy scenariusz. Jeśli natywny konektor Certyneo jest dostępny na rynku Make, wybierz go bezpośrednio; w przeciwnym razie użyj modułu HTTP > Make a request lub HTTP > Make an OAuth 2.0 request.

Aby skonfigurować połączenie:

• Podstawowy URL: `https://api.certyneo.com/v1`
• Metoda uwierzytelniania: OAuth 2.0 (Client Credentials) lub klucz API Bearer Token, w zależności od konfiguracji konta Certyneo
• Klucz API: dostępny w pulpicie nawigacyjnym Certyneo, sekcja Ustawienia > Integracje > API

Przechowuj klucz API w menedżerze połączeń Make (a nie na stałe w scenariuszu), aby przestrzegać najlepszych praktyk bezpieczeństwa.

Krok 2 — Zdefiniowanie wyzwalacza dostosowanego do sektora inżynierii

Wybór wyzwalacza jest decydujący. W inżynierii najczęstsze wyzwalacze to:

| Wyzwalacz | Moduł Make | Przypadek użycia | |---|---|---| | Nowy plik w folderze SharePoint | SharePoint > Watch Files | Umowa przesłana przez pracownika handlu | | Nowy wiersz w arkuszu Google Sheets | Google Sheets > Watch Rows | Śledzenie rynków do podpisu | | Webhook przychodzący z ERP | Webhooks > Custom Webhook | Zatwierdzony numer katalogowy w SAP | | Nowy ticket Jira/Asana | Jira > Watch Issues | Efekt fazy wymagający walidacji klienta |

Dla złożonych przepływów pracy w inżynierii (np. podpis umowy głównej wymagającej wspópodpisu dyrektora technicznego i dyrektora prawnego) webhook przychodzący z ERP oferuje największą elastyczność.

Krok 3 — Utworzenie żądania podpisu poprzez API Certyneo

Po skonfigurowaniu wyzwalacza dodaj moduł HTTP wskazujący na punkt końcowy tworzenia żądania podpisu Certyneo:

``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```

Treść żądania JSON obejmuje:

```json { "name": "Umowa podwykonawcy - Projekt {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```

Zwróć uwagę na użycie poziomu podpisu `advanced` (zaawansowany podpis elektroniczny, ZPE), zgodnie z wymogami eIDAS dla umów inżynierskich o znacznej wartości. Dla dokumentów wewnętrznych o niskim zagrożeniu wystarczy poziom `simple`.

Krok 4 — Zarządzanie powiadomieniami i archiwizacją po podpisaniu

Po utworzeniu żądania dodaj drugie rozgałęzienie w scenariuszu Make, wyzwalane webhook Certyneo sygnalizujący ukończenie podpisu. Certyneo automatycznie wysyła POST na adres URL webhook, który zdefiniujesz w parametrach żądania.

Po otrzymaniu tego webhooka scenariusz może:

• Pobrać podpisany i opatrzony stemplem czasowym PDF poprzez `GET /signature-requests/{id}/signed-document`
• Zarchiwizować go w systemie zarządzania dokumentami (SharePoint, Egnyte, Google Drive)
• Zaktualizować status umowy w ERP lub CRM
• Wysłać automatyczne powiadomienie do zespołu projektowego poprzez Slack, Teams lub e-mail
• Wyzwolić fakturowanie lub otwarcie nowego projektu w narzędziu zarządzania

Łańcuch działań gwarantuje pełną śledzalność cyklu życia dokumentu, wymóg podstawowy w projektach podlegających audytowi (certyfikacja ISO 9001, zamówienia publiczne, projekty Seveso).

---

Najlepsze praktyki specyficzne dla sektora inżynierii

Zarządzanie podpisami wielostronnymi i sekwencyjnymi przepływami pracy

Inżynieria często wiąże się z dokumentami wymagającymi wielu sygnatariuszy w określonej kolejności: najpierw kierownik projektu, następnie dyrektor techniczny, wreszcie przedstawiciel prawny firmy klienta. Certyneo natywnie obsługuje podpis sekwencyjny poprzez parametr `order` na liście sygnatariuszy.

W Make możesz dynamicznie tworzyć tablicę sygnatariuszy za pomocą Array Aggregator, który zbiera dane sygnatariuszy z ERP lub tabeli referencyjnej, przed wstrzyknięciem ich do żądania API Certyneo. Podejście to pozwala na zarządzanie rynkami z 5 do 10 sygnatariuszami bez modyfikacji scenariusza.

Przypisanie podpisów do folderów placu budowy

W inżynierii każdy podpisany dokument musi być powiązany z konkretnym folderem projektu. Użyj niestandardowych metadanych Certyneo do przechowywania numeru sprawy, fazy projektu i kodu rynku. Te metadane zostaną zwrócone w webhoku ukończenia i mogą być użyte przez Make do archiwizacji dokumentu w odpowiednim folderze systemu zarządzania dokumentami.

Praktyka ta jest zgodna z wymogami normy NF EN ISO 19650 (zarządzanie informacjami w BIM) i ułatwia audyty dokumentacyjne na końcu projektu.

Monitorowanie jakości i błędów przepływu pracy

Make oferuje szczegółowy dziennik wykonania dla każdego scenariusza. W kontekście zawodowym skonfiguruj alerty e-mail lub Slack na scenariuszach z błędami i użyj modułu Error Handler Make do obsługi przypadków niepowodzenia API Certyneo (ograniczenie szybkości, dokument zbyt duży, sygnatariusz nieznaleziony).

Jeśli chcesz porównać możliwości Certyneo z innymi rozwiązaniami na rynku przed rozpoczęciem integracji, zapoznaj się z naszym porównaniem rozwiązań podpisu elektronicznego w celu zidentyfikowania rozwiązania najlepiej dostosowanego do kontekstu inżynierii.

Wreszcie, aby zmaksymalizować zwrot z inwestycji w zautomatyzowany przepływ pracy, nasz kalkulator ROI podpisu elektronicznego pozwala precyzyjnie oszacować oszczędności czasu i kosztów osiągalne w zależności od ilości dokumentów przetwarzanych przez biuro projektów.

Ramy prawne mające zastosowanie do podpisu elektronicznego w inżynierii

Podstawy prawne podpisu elektronicznego

W prawie francuskim wartość prawna podpisu elektronicznego opiera się na artykule 1366 kodeksu cywilnego, który stanowi, że „dokument w formie elektronicznej jest dopuszczalny jako dowód w takim samym stopniu jak dokument na papierze" i artykule 1367, który precyzuje, że „podpis niezbędny do dokonania czynności prawnej identyfikuje jej autora i wyraża jego zgodę".

Na poziomie europejskim Rozporządzenie eIDAS nr 910/2014 (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), uzupełnione przez eIDAS 2.0 (Rozporządzenie UE 2024/1183), definiuje trzy poziomy podpisu elektronicznego:

• PES (Podpis Elektroniczny Prosty): dostosowany do dokumentów wewnętrznych o niskim zagrożeniu.
• PEZ (Podpis Elektroniczny Zaawansowany): zalecany dla umów inżynierskich zwyczajowych, rynków podwykonawczych i zamówień. Gwarantuje niezawodną identyfikację sygnatariusza i integralność dokumentu.
• PEK (Podpis Elektroniczny Kwalifikowany): wymagany dla aktów autentycznych i niektórych zamówień publicznych o dużej skali.

Obowiązki specyficzne dla sektora inżynierii

W ramach zamówień publicznych dekret nr 2016-360 dotyczący zamówień publicznych nakłada pełną demateryalizację powyżej określonych progów. Akty zaangażowania i umowy podwykonawcze muszą być podpisane za pomocą PEZ lub PEK zgodne z eIDAS, wydane przez dostawcę usług zaufania kwalifikowanego (DUTK) wymienionego na Trusted List europejskiej.

Norma ETSI EN 319 132 określa profile XAdES używane do zaawansowanego podpisu XML, podczas gdy ETSI EN 319 122 obejmuje profile CAdES dla podpisu dokumentów binarnych. Certyneo przestrzega tych standardów, gwarantując interoperacyjność i międzynarodowe uznanie podpisów.

RODO i ochrona danych sygnatariuszy

Przetwarzanie danych osobowych sygnatariuszy (imię, nazwisko, e-mail, dane biometryczne podpisu) podlega Rozporządzeniu RODO nr 2016/679. Jako administrator danych Twoja firma inżynieryjna musi upewnić się, że Certyneo pełni funkcję podmiotu przetwarzającego zgodnie z artykułem 28 RODO, z właściwą umową przetwarzania danych (DPA). Dane podpisu muszą być przechowywane przez okres przedawnienia mający zastosowanie (5 lat dla umów handlowych zgodnie z artykułem L. 110-4 kodeksu handlowego, 10 lat dla umów budowlanych ze względu na gwarancję dziesięcioletnią).

Dyrektywa NIS2 i bezpieczeństwo zautomatyzowanych przepływów pracy

Firmy inżynierskie działające w sektorach krytycznych (energia, transport, woda) mogą podlegać Dyrektywie NIS2 (2022/2555/UE), wdrożonej w prawie francuskim ustawą z 14 kwietnia 2025 r. Dyrektywa ta nakłada wymogi bezpieczeństwa systemów informatycznych, w tym przepływów pracy automatyzacji połączonych z dostawcami trzecimi, takimi jak Make i Certyneo. Należy udokumentować przepływy danych, zaszyfrować komunikację (minimum TLS 1.3) i prowadzić rejestr podwykonawców cyfrowych.

Scenariusze użycia: Make + Certyneo w inżynierii

Scenariusz 1 — Biuro projektów geotechnicznych zarządzające 300 raportami misji rocznie

Biuro projektów specjalizujące się w geotechnice, liczące około piętnastu inżynierów, produkuje średnio 300 raportów misji i umów usług rocznie. Przed integracją Make + Certyneo każdy raport wymagał ręcznego wysłania e-mailem, przypomnienia telefonicznego po 5 dniach bez odpowiedzi i ręcznego archiwizowania na serwerze plików. Średni czas zbierania podpisów wynosił 8 dni roboczych.

Po wdrożeniu zautomatyzowanego przepływu pracy — wyzwalanego przez umieszczenie sfinalizowanego raportu w SharePoint — scenariusz Make automatycznie tworzy żądanie podpisu Certyneo, wysyła powiadomienie do klienta i automatycznie przypomina w D+3, jeśli podpis nie został otrzymany. Podpisany dokument jest natychmiast archiwizowany w odpowiednim folderze sprawy.

Wynik: zmniejszenie czasu podpisu o 8 dni do średnio 1,8 dnia (−78%), oszczędność około 2,5 godziny asystencji tygodniowo, czyli około 3 500 € rocznie w kosztach administracji dokumentów. Te wartości są zgodne z benchmarkami sektora publikowanymi przez Forrester Research na temat automatyzacji dokumentów (2024).

Scenariusz 2 — Firma inżynierii przemysłowej zarządzająca wielostronnymi rynkami podwykonawczymi

Firma zajmująca się inżynierią przemysłową średniej wielkości (80 do 150 pracowników) prowadzi projekty wymagające podpisania umów podwykonawczych obejmujących 3 do 6 stron: zamawiającego, projektanta generalnego, podwykonawców rangi 1 i 2. Każdy rynek wymaga ścisłego podpisu sekwencyjnego ze względów umownych i ubezpieczeniowych.

Przepływ pracy Make + Certyneo jest wyzwalany zatwierdzeniem numeru katalogowego w ERP. Make dynamicznie konstruuje uporządkowaną listę sygnatariuszy z bazy danych dostawców, tworzy żądanie podpisu Certyneo z parametrami sekwencyjnymi i powiadamia każdą stronę po kolei. Po ukończeniu podpisana umowa jest archiwizowana w Procore i status umowy jest aktualizowany w ERP.

Wynik: zmniejszenie błędów sekwencjonowania (podwykonawca podpisujący przed projektantem) o 100% dzięki automatycznemu zarządzaniu kolejnością podpisania. Średni czas finalizacji rynków zmniejszony z 12 dni do 4 dni (−67%), co przyspiesza faktyczne rozpoczęcie placów budowy.

Scenariusz 3 — Biuro doradztwa inżynierskiego zarządzające zmianami zakresu prac

Biuro doradztwa inżynierskiego wspierające klientów przemysłowych w projektach transformacji produktów często tworzy zakresy zmian (amendments) w trakcie misji, wymagające szybkiej walidacji, aby nie blokować projektu. Te zakresy zmian były wcześniej drukowane, podpisywane na spotkaniach lub wysyłane pocztą, co powodowało opóźnienia niezgodne z tempem projektów agile.

Dzięki Make + Certyneo utworzenie zmiany zakresu w narzędziu zarządzania projektami automatycznie wyzwala żądanie podpisu. Klient otrzymuje link do podpisu przyjazny dla urządzeń mobilnych, pozwalający na podpisanie ze smartfona w mniej niż 2 minuty, nawet podczas przebywania na placu budowy. Poziom zaawansowanego podpisu (PEZ) jest stosowany, zapewniając wartość prawną zmiany zakresu.

Wynik: czas walidacji zmian zakresu zmniejszony z 5–7 dni do mniej niż 24 godzin w 85% przypadków. Zwiększona satysfakcja klienta i zmniejszone ryzyko niezadokumentowanego dryfu zakresu, częste źródło sporów w doradztwie inżynierskim.

Wnioski

Integracja Certyneo z Make (Integromat) stanowi główną dźwignię efektywności dla aktorów sektora inżynierii. Automatyzując cały cykl życia dokumentu — od tworzenia umowy do archiwizacji podpisanego dokumentu — eliminujesz powtarzające się zadania ręczne, zmniejszasz średnio czasy podpisu o 67 do 78%, i gwarantujesz pełną zgodność eIDAS dla każdego produkowanego dokumentu.

Konfiguracja techniczna, choć wymagająca starannemu wdrożeniu wstępnemu, jest dostępna dla zespołów dysponujących profilem no-code lub integratorem Make. Korzyści ujawniają się już w pierwszych tygodniach użytkowania, z mierzalnym zwrotem z inwestycji w koszty administracji i czasy rozpoczęcia placów budowy.

Gotowy do transformacji przepływów pracy dokumentów? Utwórz darmowe konto Certyneo i podłącz swój pierwszy scenariusz Make w mniej niż godzinę, lub skontaktuj się z naszym zespołem w celu spersonalizowanego wsparcia dostosowanego do kontekstu inżynierii.