Jak zarchiwizować dokument podpisany elektronicznie

Po co prawidłowo archiwizować

Po co prawidłowo archiwizować

Dokument podpisany elektronicznie ma wartość tylko wtedy, gdy dowód pozostaje możliwy do wglądu i weryfikacji przez cały okres obowiązywania prawa – czasami 10, 20, a nawet 30 lat. Niedbała archiwizacja = osłabiony dowód w przypadku sporu.

• Okres, którego należy przestrzegaćUmowy handlowe ⬥⬥⬥: 10 lat (Kodeks handlowy)
• Umowy handlowe ⬥⬥⬥: 10 lat (Kodeks handlowy)Umowy o pracę ⬥⬥⬥: 5 lat po zakończeniu
• Faktury ⬥⬥⬥: 10 lat (księgowość), 6 lat (podatek)Leasing ⬥⬥⬥: czas trwania + 5 lat
• Akty notarialne ⬥⬥⬥: 30 latAkty notarialne ⬥⬥⬥: 30 lat
• Ubezpieczenie ⬥⬥⬥: od 2 do 10 lat w zależności od rodzajuZachowaj
• Podpisany plik PDForaz

orazścieżkę audytuprzez najdłuższy obowiązujący okres.Formaty archiwówPAdES-B-B ⬥⬥⬥: podstawowy, prosty podpis

PAdES-B-B ⬥⬥⬥: podstawowy, prosty podpis

• PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + kwalifikowany znacznik czasuPAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + łańcuch certyfikatów
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + okresowe znaczniki czasu (wielodziesiętne)W przypadku długiej archiwizacji wybierz
• W przypadku długiej archiwizacji wybierzPAdES-B-LTA
• .3 opcje archiwizacji

1. Archiwizacja zewnętrzna (platforma)1. Archiwizacja zewnętrzna (platforma)Platforma podpisów przechowuje Twoje dokumenty przez X lat. Zawarte w większości planów.

Zalety ⬥⬥⬥: bez wysiłku, zgodność z eIDAS

Wady ⬥⬥⬥: zależność od dostawcy usługi, odwracalność do sprawdzenia

2. Archiwizacja wewnętrzna

2. Archiwizacja wewnętrznaTwoje dokumenty przechowywane są na Twoich serwerach lub w dedykowanym SAE.Zalety ⬥⬥⬥: całkowita kontrolaWady ⬥⬥⬥: koszt, wymagane umiejętności wewnętrzne

3. SAE z wartością dowodową

3. SAE z wartością dowodową

Certyfikowany System Archiwizacji ElektronicznejNF Z42-013. Najwyższy poziom zgodności.Zalety ⬥⬥⬥: domniemanie wiarygodności prawnej

Zalety ⬥⬥⬥: domniemanie wiarygodności prawnej

Wady ⬥⬥⬥: wysoki koszt, zbyt duże rozmiary dla MŚPNajlepsze praktykiZachowaj

PDF + ścieżka audytu ⬥⬥⬥, nigdy jedno bez drugiegoPDF + ścieżka audytu ⬥⬥⬥, nigdy jedno bez drugiegoRedundancja ⬥⬥⬥: wiele witryn, wiele wsparciaOkresowa weryfikacja ⬥⬥⬥: co 6-12 miesięcy potwierdza czytelność dokumentów

Dokumentacja ⬥⬥⬥: pisemne procedury

• Dokumentacja ⬥⬥⬥: pisemne proceduryCoroczne testy przywracania⬥⬥⬥ Częste błędy
• Zachowaj tylko plik PDF, a nie ścieżkę audytuPrzechowuj na jednym nośniku (wewnętrzny dysk twardy)
• Przechowuj na jednym nośniku (wewnętrzny dysk twardy)Korzystaj z chmury bez klauzuli przechowywania
• Zapomnij o czasach trwania specyficznych dla niektórych sektorówNie testuj przywracania
• Migracja archiwumMigracja archiwum

Jeśli zmienisz dostawcę podpisu:

• Eksportuj wszystkie podpisane dokumenty + ścieżki audytu
• Zaimportuj do nowego systemu lub dedykowanego SAE
• Sprawdź integralność (odcisk palca SHA-256)
• Sprawdź integralność (odcisk palca SHA-256)
• Zachowaj tymczasowo dostęp do starego systemu

Konkretny przypadek: zmiana dostawcy usług dla MŚP

MŚP zatrudniające 50 pracowników, 3000 podpisanych dokumentów zgromadzonych w ciągu 5 lat. Migracja:

1. automatyczny eksport przez API
2. automatyczny eksport przez API
3. import do nowego usługodawcy + zewnętrzny SAE jako kopia zapasowa
4. weryfikacja na podstawie próbki (sprawdzono 50 dokumentów)

stary usługodawca zakończył współpracę po 3 miesiącach

Całkowity czas trwania: 4 tygodnie. Zerowa strata.

• Całkowity czas trwania: 4 tygodnie. Zerowa strata.
• Jak Certyneo Ci pomaga
• Certyneo obejmuje
• 10 lat archiwizacji

we wszystkich planach, z redundancją geograficzną w UE, wersjonowaniem i całkowitym eksportem w dowolnym momencie (całkowita odwracalność). Domyślny format PAdES-B-T, opcjonalnie PAdES-B-LTA w przypadku dokumentów krytycznych.

we wszystkich planach, z redundancją geograficzną w UE, wersjonowaniem i całkowitym eksportem w dowolnym momencie (całkowita odwracalność). Domyślny format PAdES-B-T, opcjonalnie PAdES-B-LTA w przypadku dokumentów krytycznych.

Odkryj rozwiązanie podpisu elektronicznego CertyneoFAQCzy powinienem drukować podpisane dokumenty?

Nie, bezużyteczne i przynoszące efekt przeciwny do zamierzonego (utrata wartości dowodowej).

Nie, bezużyteczne i przynoszące efekt przeciwny do zamierzonego (utrata wartości dowodowej).

Czy standardowa chmura (Google Drive, Dropbox) wystarczy?

W przypadku pliku PDF tak, ale nie dla wartości dowodowej. Preferuj dedykowaną archiwizację.

Co powinienem zrobić, jeśli moja platforma podpisów zostanie zamknięta?

Pliki PDF PAdES można weryfikować w trybie offline. Regularnie eksportuj ścieżki audytu.

Pliki PDF PAdES można weryfikować w trybie offline. Regularnie eksportuj ścieżki audytu.

Czy archiwa powinny być szyfrowane?

Zalecane w przypadku wrażliwych dokumentów. Uważaj, aby trzymać klucze przez długi czas.

Kiedy rozpoczyna się okres 10 lat?

Dla umowy handlowej: koniec realizacji. W przypadku umowy o pracę: koniec umowy.

Dla umowy handlowej: koniec realizacji. W przypadku umowy o pracę: koniec umowy.

Wniosek

Dobra archiwizacja to ubezpieczenie na życie Twoich podpisów elektronicznych. Wybierz formułę dostosowaną do Twoich wyzwań (outsourcing dla większości MŚP, SAE NF Z42-013 w krytycznych przypadkach), testuj regularnie.

Wypróbuj Certyneo, aby wysyłać, podpisywać i śledzić swoje dokumenty online prosto, szybko i bezpiecznie.