Elektronische handtekening voor HR: arbeidsovereenkomsten en documenten
Elektronische ondertekening van arbeidsovereenkomsten wordt in Frankrijk wettelijk erkend sinds de Macron-ordonnantie van 2017 (artikel L.1221-1 gewijzigd van de Arbeidscode). Deze gids legt uit hoe u deze correct gebruikt voor arbeidsovereenkomsten, aanpassingen, conventionele beëindigingen en andere HR-documenten.
Juridisch kader: elektronische handtekening in arbeidsrecht
Artikel L.1221-1 van de Arbeidscode staat elektronische afsluiting van arbeidsovereenkomsten toe. Het vereiste ondertekeningsniveau is afhankelijk van het type contract: SES of AES voor de meeste vaste/contractarbeidsovereenkomsten, en een versterkte bewijskracht (AES) aanbevolen voor conventionele beëindigingen en vertegenwoordigingsmandaten.
- Vaste/contractovereenkomst: AES-handtekening aanbevolen (OTP SMS/e-mail)
- Aanpassing: hetzelfde niveau als het originele contract
- Conventionele beëindiging: AES aanbevolen met OTP
- Uitzendcontract: controleer toepasselijke cao's
HR-documenten die elektronisch kunnen worden ondertekend
Typische HR-workflow met Certyneo
- 1
Maak uw contractsjabloon
Importeer uw Word- of PDF-model. Bepaal de in te vullen velden (naam, functie, salaris) en handtekeningszones.
- 2
Vul de kandidaatgegevens in
Naam, e-mailadres en telefoonnummer van de toekomstige werknemer. Certyneo verzendt automatisch de authenticatie-OTP.
- 3
Stuur het contract
De werknemer ontvangt een e-mail met een beveiligde link. Hij of zij raadpleegt en ondertekent het contract vanaf elk apparaat.
- 4
Archiveer automatisch
De ondertekende PDF met audittrail wordt 10 jaar gearchiveerd. U kunt deze op elk moment vanuit uw dashboard exporteren.
Veelgestelde vragen — Elektronische handtekening en HR
- Is een elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst geldig?
- Ja. Artikel L.1221-1 van de Franse Arbeidscode staat elektronische afsluiting van arbeidsovereenkomsten expliciet toe. De geavanceerde elektronische handtekening (AES) via OTP wordt aanbevolen voor de bewijskracht.
- Welk eIDAS-ondertekeningsniveau voor een vaste arbeidsovereenkomst?
- De wet geeft geen minimumlevel aan, maar praktisering en juristen raden AES (geavanceerde eIDAS-handtekening) met OTP SMS aan voor arbeidsovereenkomsten. Certyneo bevat AES vanaf het Persoonlijk abonnement (9 €/maand).
- Moet de werknemer een account aanmaken om te ondertekenen?
- Nee. De werknemer ontvangt een e-maillink, raadpleegt het contract en ondertekent in enkele klikken, zonder account aan te maken. Verificatie geschiedt via OTP verzonden naar e-mailadres of telefoonnummer.
- Hoe archiveert u ondertekende contracten?
- Certyneo archiveert elk ondertekend contract automatisch gedurende 10 jaar met zijn tijdstempel audittrail. PDF's kunnen te allen tijde vanuit uw dashboard worden gedownload, afzonderlijk of in bulk.