Elektronische handtekening voor HR: arbeidsovereenkomsten en documenten

Juridisch kader: elektronische handtekening in arbeidsrecht

Artikel L.1221-1 van de Arbeidscode staat elektronische afsluiting van arbeidsovereenkomsten toe. Het vereiste ondertekeningsniveau is afhankelijk van het type contract: SES of AES voor de meeste vaste/contractarbeidsovereenkomsten, en een versterkte bewijskracht (AES) aanbevolen voor conventionele beëindigingen en vertegenwoordigingsmandaten.

• Vaste/contractovereenkomst: AES-handtekening aanbevolen (OTP SMS/e-mail)
• Aanpassing: hetzelfde niveau als het originele contract
• Conventionele beëindiging: AES aanbevolen met OTP
• Uitzendcontract: controleer toepasselijke cao's

HR-documenten die elektronisch kunnen worden ondertekend

Typische HR-workflow met Certyneo

1. 1

   Maak uw contractsjabloon

   Importeer uw Word- of PDF-model. Bepaal de in te vullen velden (naam, functie, salaris) en handtekeningszones.

2. 2

   Vul de kandidaatgegevens in

   Naam, e-mailadres en telefoonnummer van de toekomstige werknemer. Certyneo verzendt automatisch de authenticatie-OTP.

3. 3

   Stuur het contract

   De werknemer ontvangt een e-mail met een beveiligde link. Hij of zij raadpleegt en ondertekent het contract vanaf elk apparaat.

4. 4

   Archiveer automatisch

   De ondertekende PDF met audittrail wordt 10 jaar gearchiveerd. U kunt deze op elk moment vanuit uw dashboard exporteren.

Veelgestelde vragen — Elektronische handtekening en HR

Is een elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst geldig?

Ja. Artikel L.1221-1 van de Franse Arbeidscode staat elektronische afsluiting van arbeidsovereenkomsten expliciet toe. De geavanceerde elektronische handtekening (AES) via OTP wordt aanbevolen voor de bewijskracht.

Welk eIDAS-ondertekeningsniveau voor een vaste arbeidsovereenkomst?

De wet geeft geen minimumlevel aan, maar praktisering en juristen raden AES (geavanceerde eIDAS-handtekening) met OTP SMS aan voor arbeidsovereenkomsten. Certyneo bevat AES vanaf het Persoonlijk abonnement (9 €/maand).

Moet de werknemer een account aanmaken om te ondertekenen?

Nee. De werknemer ontvangt een e-maillink, raadpleegt het contract en ondertekent in enkele klikken, zonder account aan te maken. Verificatie geschiedt via OTP verzonden naar e-mailadres of telefoonnummer.

Hoe archiveert u ondertekende contracten?

Certyneo archiveert elk ondertekend contract automatisch gedurende 10 jaar met zijn tijdstempel audittrail. PDF's kunnen te allen tijde vanuit uw dashboard worden gedownload, afzonderlijk of in bulk.

Meer informatie over HR-handtekening