Excel を PDF にオンラインで無料変換、アップロード不要

Excel を PDF にオンラインで変換する手順

Excel ファイルを PDF に変換すれば、誰かがうっかり書き換えることのない表を、表計算ソフトの有無に関係なく誰でも開ける形で渡せます。Certyneo Reader では、ブックはお使いのデバイス上のブラウザで読み込まれ、レイアウトされます。サーバーに送られることはありません。ブックから送信できる PDF になるまでの流れを紹介します。

1. Excel でブックを開いて保存します。この手順は見た目以上に重要です。変換では、各数式について Excel が保存した値を出力し、再計算は行いません。
2. 表示する内容を確認します。作業用のシート、行、列は非表示にし、シートの一部だけを渡したい場合は印刷範囲を設定します。
3. .xlsx または .xlsm ファイルを、このページ上部のビューアにドラッグ＆ドロップするか、フォルダーから選択します。150 MB まで対応しています。
4. PDF がビューアで開きます。目を通して確認してください。各シートはシート名から始まり、ページのヘッダーにシート名、フッターにページ番号が入ります。
5. PDF を保存するか、先に手を加えます。不要なページを削除する、透かしを入れる、パスワードでファイルを保護する、などです。

仕上がりが気に入らなければ、Excel でブックを修正して保存し、もう一度変換してください。数秒で終わり、変換回数に上限はありません。

Excel の表を PDF に変換する理由

Excel のブックは作業用のツールです。数式、シートタブ、途中計算の列は、多くの場合あなたにしか関係ありません。PDF はその公開用のバージョンです。

• 数字を固定する：PDF で送った予算、見積書、経費精算書は、うっかりした入力で書き換えられることがありません。
• 結果だけを見せる：非表示のシートや列は印刷されず、途中計算は手元に残ります。
• どこでも読める：受け取った人に Excel も表計算ソフトも必要なく、スマートフォンだけでファイルを開けます。
• 書類に表を添付する：多くのポータル、入札、助成金の申請では PDF しか受け付けられません。
• 特定の日付の状態を保存する：在庫表、月次ダッシュボード、出席簿などを、送信した時点の状態のまま残せます。

逆の変換、つまり PDF で受け取った明細書や請求書の数字を表計算ソフトに取り込みたい場合は、PDF を金額を扱える Excel に変換する方法をガイドで解説しています。

Excel から PDF への変換で引き継がれるもの

このツールはシートの画面を撮影するのではありません。各セルの内容と書式を読み取り、読みやすいページを組み立てます。PDF で再現されるもの、されないものは次のとおりです。

PDF のテキストは本物のテキストで、検索、選択、コピーができます。受け取った人は、PDF ビューアの検索機能で長い表の中から名前や金額を探せます。

大きな Excel の表をページに分割する仕組み

Excel の表を PDF に変換するときに一番難しいのは幅です。画面上のシートには端がありませんが、A4 のページにはあります。このツールは、すべての数字を読みやすく保つよう考えられたルールを適用します。

• A4 サイズ。幅の狭い表は縦向き、幅が広い表は自動的に横向きになります。
• 文字サイズを表の幅に合わせて調整し、読みやすさを損なわずに列を収めます。
• 25 列を超える場合は、読めないサイズに縮小するのではなく、シートを列のまとまりごとに分割し、順に印刷します。
• 見出し行を各ページの上部に繰り返します。1 行目が太字ならその行、そうでなければ数字の上にある項目名の行です。
• 1 つの行がページをまたいで分割されることはありません。複数行のテキストを含む行は、丸ごと次のページに送られます。
• 各シートはシート名から始まり、ページのヘッダーにシート名、フッターに「ページ / 総ページ数」の形式でページ番号が入ります。

表が 25 列を超える場合の対処法

まとまりごとの分割ではすべての内容が残りますが、読む人は 1 行を追うためにページを行き来しなければなりません。これを避けたい場合は、渡す列の数を減らしてください。途中計算の列を非表示にするか、必要な列だけに印刷範囲を設定します。再編集が前提の非常に大きな表なら、PDF に加えてブック自体を送ることも検討してください。

見出し行を確実に認識して繰り返させるには、1 行目の列見出しを太字にしてください。この簡単な習慣だけで、2 ページ目以降の PDF がぐっと読みやすくなります。

日付、数値、数式：xlsx を PDF に変換する前に知っておくべきこと

数式は再計算されない

Excel ファイルには、各数式について保存時に最後に計算された値が記録されています。変換では、印刷とまったく同じようにこの値を出力します。データを変更した後に保存していない場合、PDF には前回保存時の結果が表示されます。解決策は常に同じです。Excel でブックを開き、計算させてから保存し、変換してください。

書式はビューアの言語に従う

日付、パーセント、小数、桁区切りは、その言語版の Excel と同じように、ビューアのインターフェース言語で表記されます。たとえばフランス語では、小数点はカンマ、桁区切りはスペース、日・月・年の順で、論理値は TRUE ではなく VRAI になります。英語圏の読み手向けの表を変換する場合は、変換前にビューアを英語表示にしてください。

CSV ファイルはどうなる？

.csv ファイルには書式もシートもなく、カンマやセミコロンで区切られたテキストにすぎません。等幅テキストとして変換され、列はそろった状態に保たれます。見出し行の繰り返しや数値の書式を備えた本物の表として出力したい場合は、変換前に Excel で開いて .xlsx として保存してください。

Excel から PDF への変換の制限と、その回避方法

このツールが印刷するのはセルです。セル以外のもの、または Excel 独自の表示計算に依存するものは引き継がれません。文書を送る前に知っておきましょう。

• シート上に配置したグラフと画像：PDF には含まれません。Excel でグラフを画像として保存し、下で説明するように、変換後にその画像を PDF に追加してください。
• 条件付き書式：負の金額を赤で表示するなど、値によって決まる色は表示されません。重要な情報であれば、明示的な列を追加するか、固定のフォント色を使ってください。
• 細い罫線：再現されません。1 行おきに単色で塗りつぶすと、視線を導く良い代わりになります。
• セルのコメントとメモ：再現されません。必要な注記は専用の列に書き写してください。
• 古い .xls 形式：受け付けられません。Excel または別の表計算ソフトで開き、.xlsx として保存してください。

グラフを戻すには、ブックを変換してからPDF にページを挿入するツールを使います。PNG や JPG の画像を直接受け付け、最初のページの前、好きなページの後、または最後に配置できます。画像を別に用意したい場合は、JPG や PNG の画像を PDF に変換してから、残りの部分と結合することもできます。

グラフや条件付き書式を含め、Excel の表示を正確に再現する必要がある場合は、Excel 自体から「ファイル」>「名前を付けて保存」でファイルの種類に PDF を選んで書き出してください。

Excel ファイルを PDF に変換するならどの方法を選ぶか

同じ結果にたどり着く方法はいくつかあります。ブックが処理される場所、引き継がれる内容、必要なソフトが異なります。

最も大きな違いはレイアウトです。Excel から書き出す場合、印刷の向きや印刷タイトルを設定していないと、幅の広い表が複数のページに分断されがちです。ここでは、横向きと見出し行の繰り返しが自動で行われます。

もう一つの違いは機密性です。給与一覧、決算書、顧客ファイルをブラウザ内で変換すれば、どのサーバーも経由しないため、委託先からの漏洩リスクがなくなります。

変換後：軽量化、マーク、保護、署名

PDF は無料のオンライン PDF ビューアで開き、同じ文書にツールを続けて使えます。財務表の典型的な流れは次のとおりです。

1. 前提条件のシートなど、送る必要のないページを取り除きます。番号を入力してPDF の不要なページを削除します。
2. 文書にマークを付けます。社内用の表や予算案なら、各ページに「社外秘」の透かしを入れます。
3. より大きな書類にまとめます。数字の表、報告書、別紙などを複数の PDF を 1 つのファイルに結合します。
4. 保護します。メールで送る前にPDF をパスワードでロックします。
5. 承認を得ます。見積書や承認済みの明細なら、PDF を電子署名に回します。

保存するまでは、どのステップも取り消しボタンで元に戻せます。

Excel から PDF への変換に関するその他の質問

ブックの 1 枚のシートだけを PDF に変換するには？

Excel でほかのシートを非表示にして保存し、変換します。非表示のシートは除外されます。ブック全体を変換してから、不要なシートのページを削除する方法もあります。

スマートフォンから Excel ファイルを PDF に変換できますか？

はい。このツールは Android、iPhone、iPad の最新ブラウザで動作します。ファイルや保存した添付ファイルから .xlsx ファイルを選び、作成された PDF を保存します。ただし、数式を修正するには表計算ソフトが必要です。

数千行ある大きなブックも変換できますか？

はい。大きなシートも効率よく処理され、上限は 1 ファイルあたり 150 MB です。PDF は必要なだけのページ数になり、各ページに見出し行が繰り返されます。

Excel の表と Word の報告書を 1 つの PDF にまとめるには？

まずWord 文書を PDF に変換し、次にページ挿入ツールでブックを好きな位置に挿入します。このツールは .xlsx ファイルも受け付けます。ページ番号を付けて送るだけの PDF が 1 つ出来上がります。