Elektronikus aláírás ügyvédek és jogászok számára

Egy szakma, ahol a bizonyítás döntő

Az ügyvédi irodák napi szinten kezelik a nagy bizonyító erejű dokumentumokat: díjmegállapodásokat, ad litem megbízásokat, szándéknyilatkozatokat, jogi dokumentumokat. Az elektronikus aláírás nagyobb szigort biztosít, mint a papír – időbélyegzett nyomon követhetőség, kriptográfiai lenyomat, hosszú archiválás.

Ügyvédek által aláírt dokumentumok

• Díj megállapodás(bizonyos esetekben kötelező)
• Ad litem megbízás(bírósági képviseleti meghatalmazás)
• Egyetértési megállapodás(tranzakció)
• Elektronikus ügyvédi okirat(specifikus eljárás)
• Együttműködési szerződések(ügyvédek között vagy partnerekkel)
• Társulási megállapodás(cég, erőforrás cégek létrehozása)
• Hivatalos levelezés (határozó levél, érvényes jogi vélemény)

Ajánlott szint

Ottfejlett aláírás (AES)lefedi az aktusok többségét. Aelektronikus ügyvédi okirat(a Polgári Törvénykönyv 1374. cikkének megerősített bizonyítási rendszere), aminősített aláírás (QES)ajánlott.

Előnyök a cég számára

• Fájlok gyorsítása: pár perc alatt aláírt díjmegállapodások
• Megerősített bizonyítékvitákhoz (ellentmondható ellenőrzési nyomvonal)
• Távoli aláírás: az ügyfél bárhonnan aláír
• Központosított fájl: integráció legális szoftverekkel (Secib, Néo, Septeo)

CNB etika

Az Országos Ügyvédi Tanács teljes mértékben elismeri a díjmegállapodások elektronikus aláírását. A Nemzeti Belső Szabályzat (RIN) nem igényel semmilyen papírformát.

Figyelem: az ügyvéd-ügyfél levelezés titkossága továbbra is szakmai titoktartás alá tartozik. Ellenőrizze, hogy a platform titkosítja-e a dokumentumokat szállítás közben és nyugalmi állapotban.

Gyakori hibák

• A SES használata nagy tétű díjmegállapodáshoz
• Dokumentumok tárolása amerikai felhőben (Cloud Act probléma)
• Ne engedélyezze a titkosítást nyugalmi állapotban a mérkőzéseknél
• Felejtsd el a hosszú megőrzést (30 év ügyfélfájlok esetén)

Konkrét eset: díjmegállapodás

Egy 8 fős ügyvédi iroda havonta 40 új ügyet kezel. Új útvonal:

1. Első ügyféltalálkozó (videó vagy személyes)
2. A díjmegállapodás azonnali megküldése az AES-nek
3. Az ügyfél jelek a váróterem elhagyása előtt
4. A Secibben megnyitott fájl az archivált szerződéssel

Az aláírt megállapodás hiánya miatt blokkolt fájlok aránya: 15%-ról 0-ra csökkentve.

Hogyan segít Önnek a Certyneo

A Certyneo ajánlatot kínál ügyvédi irodáknak: díjmegállapodás sablonok, megbízások, protokollok, alapértelmezés szerint fejlett aláírás, 100%-os EU hosting (Németország) EU-n kívüli átvitel nélkül, TLS 1.3 titkosítás, 10 éves archiválás (bővíthető).

Fedezze fel a Certyneo elektronikus aláírási megoldást

GYIK

Elismerik az elektronikus jogi aktust?

Igen, a Polgári Törvénykönyv 1374. cikke. A QES ajánlott a bizonyító erõ maximalizálása érdekében.

Megőrzik a szakmai titoktartást?

Ha a platform továbbítás közben és nyugalmi állapotban titkosít, és az EU-ban működik: igen.

Megtagadhatja az ügyfél az elektronikus aláírást?

Igen, biztosítson egy tartalék papír útvonalat.

Visszavonható a díjmegállapodás?

A papír megfelelőjéhez hasonlóan, a szokásos szabályok szerint (L121-21 Fogyasztói Kódex magánszemélyek számára).

Mennyi ideig kell megőrizni az ügyfélfájlt?

A CNB ajánlása: 30 év iratok esetében, 10 év levelezés esetén minimum.

Következtetés

Az elektronikus aláírás az ügyvédi irodák termelékenységének és szigorának emelője. A kriptográfiai nyomon követhetőség határköltség mellett messze meghaladja a papír által kínált lehetőségeket.

Próbálja ki a Certyneót, hogy egyszerűen, gyorsan és biztonságosan küldje el, írja alá és kövesse nyomon dokumentumait online.